淺析公立醫(yī)院收費(fèi)處內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)與建議

陳超然 童毅

摘 要：公立醫(yī)院收費(fèi)處是醫(yī)院現(xiàn)金的聚集地，是財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的重點(diǎn)部門，建立完善的內(nèi)部控制制度，盡量避免各類風(fēng)險(xiǎn)，是極其重要的。本文通過對(duì)醫(yī)院收費(fèi)處內(nèi)控制度中的案防風(fēng)險(xiǎn)、現(xiàn)金票據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)、輿情風(fēng)險(xiǎn)等問題進(jìn)行分析，提出優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：收費(fèi)處 ?內(nèi)部控制 ?案件防控 ?現(xiàn)金票據(jù)管理 ?負(fù)責(zé)人坐班管理

公立醫(yī)院收費(fèi)處是醫(yī)院現(xiàn)金的聚集地，是財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的重點(diǎn)部門。盡管各公立醫(yī)院都制定了相關(guān)的內(nèi)部控制制度，但在日常運(yùn)行過程中仍存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。從軟硬件方面完善內(nèi)控制度，堵住漏洞，有效防控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，是公立醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的必要工作。

一、公立醫(yī)院收費(fèi)處存在的問題與風(fēng)險(xiǎn)

（一）硬件、軟件不夠完善面臨的案防風(fēng)險(xiǎn)

1、硬件方面

大多醫(yī)療機(jī)構(gòu)收費(fèi)處未實(shí)行雙道門隔離制度，未對(duì)非收費(fèi)處人員嚴(yán)格限制進(jìn)出。未充分利用監(jiān)控設(shè)施，或因監(jiān)控設(shè)施未有高清錄像、錄像角度不正等導(dǎo)致設(shè)備未能正常使用。因收費(fèi)處為現(xiàn)金交易部門，容易出現(xiàn)錢款安全、案件防控等方面問題，上述硬件方面的問題易導(dǎo)致無關(guān)人員闖入、醫(yī)療機(jī)構(gòu)現(xiàn)金不安全、案件發(fā)生后不易追查，無法明確責(zé)任人等風(fēng)險(xiǎn)后果。

2、軟件方面

部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)收費(fèi)處賬務(wù)處理系統(tǒng)日期與真實(shí)日期不一致，允許收費(fèi)人員未經(jīng)授權(quán)改動(dòng)，容易導(dǎo)致賬務(wù)日期與真實(shí)業(yè)務(wù)發(fā)生日期不一致進(jìn)而衍生相關(guān)問題。賬務(wù)發(fā)生錯(cuò)誤無處查找還是小事，一旦遇到醫(yī)患糾紛、輿情事件等需提交相關(guān)憑證作為證據(jù)時(shí)，就會(huì)對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)產(chǎn)生不利影響。大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)收費(fèi)處的操作未根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)層次設(shè)置授權(quán)機(jī)制。在錯(cuò)賬沖正等容易出現(xiàn)案件、風(fēng)險(xiǎn)防控程度較高的賬務(wù)處理操作流程中未在系統(tǒng)中設(shè)置授權(quán)、復(fù)核機(jī)制，容易導(dǎo)致收費(fèi)員違規(guī)操作、內(nèi)外勾結(jié)、強(qiáng)平賬務(wù)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)。

（二）制度不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致的現(xiàn)金票據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)

1、現(xiàn)金管理方面

部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)收費(fèi)處未實(shí)行嚴(yán)格的現(xiàn)金管理制度，具體體現(xiàn)為錢款公私混用、私人墊款、保管錢款等。錢款隨意交接、出借本人操作系統(tǒng)賬戶等方面，上述現(xiàn)象產(chǎn)生的現(xiàn)金差錯(cuò)無法回溯現(xiàn)金流程，無法明確責(zé)任歸屬，容易造成出現(xiàn)問題后相互推諉扯皮，同事間爭(zhēng)端不休等問題。

2、票據(jù)管理方面

部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)收費(fèi)處未對(duì)空白憑證、票據(jù)的領(lǐng)用和使用進(jìn)行管控。醫(yī)療憑證、收費(fèi)單據(jù)的開出代表該機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)療事件和醫(yī)療費(fèi)用的發(fā)生的認(rèn)定。對(duì)空白單據(jù)、憑證的管理漏洞會(huì)導(dǎo)致收費(fèi)員監(jiān)守自盜以及票據(jù)遺失而引起的一系列社會(huì)延伸問題。部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)未設(shè)專人專崗審核每日收費(fèi)員票據(jù)底單，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)違規(guī)問題并解決處理，容易讓收費(fèi)員滋生僥幸心理，一而再再而三的違規(guī)。

（三）窗口投訴引發(fā)的輿情風(fēng)險(xiǎn)

病患因收費(fèi)流程、收費(fèi)人員態(tài)度等各種問題引發(fā)的投訴未及時(shí)進(jìn)行處理或安撫，容易導(dǎo)致患者情緒激動(dòng)而升級(jí)投訴，嚴(yán)重者導(dǎo)致輿論發(fā)酵，容易將涉事醫(yī)療機(jī)構(gòu)推上輿論風(fēng)口，陷入被動(dòng)局面。

二、預(yù)防內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的相關(guān)建議

（一）完善案防制度

嚴(yán)格制定收費(fèi)處人員進(jìn)出管理制度，非收費(fèi)處工作人員采取限制進(jìn)入措施，如后勤保障人員進(jìn)入需總務(wù)處開具介紹信方可進(jìn)入等，從根本上防范內(nèi)外勾結(jié)的問題。

實(shí)行雙道門出入管理。通過采用類似銀行等金融機(jī)構(gòu)采用的雙道門進(jìn)出機(jī)制，即進(jìn)出通道設(shè)立A門和B門，不可同時(shí)打開，A門和B門間有空間間隔。外來人員進(jìn)入前需按門鈴，收費(fèi)處內(nèi)人員通過門內(nèi)監(jiān)控屏幕確認(rèn)后按A門按鈕打開A門后，讓外來人員進(jìn)入A/B門間隔空間，后關(guān)閉A門，門內(nèi)工作人員通過B門玻璃窗口確認(rèn)間隔空間無異常人員后再按B門按鈕打開B門讓外來人員進(jìn)入收費(fèi)處。該設(shè)施有助于防范異常人員跟隨、尾隨正常工作人員進(jìn)出收費(fèi)處而引發(fā)案件。

通過信息手段完善業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)。鎖死業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)中的日期，或制定修改日期需有權(quán)人授權(quán)等措施，防范賬務(wù)人員因疏忽導(dǎo)致相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)程度較高的業(yè)務(wù)設(shè)定授權(quán)權(quán)限，如錯(cuò)賬沖正、退款、密碼重置等相關(guān)業(yè)務(wù)，建議設(shè)定有權(quán)人指紋或授權(quán)碼驗(yàn)證等環(huán)節(jié)，授權(quán)人員授權(quán)前應(yīng)先了解業(yè)務(wù)背景真實(shí)后方可授權(quán)，保證業(yè)務(wù)合規(guī)進(jìn)行。

充分利用監(jiān)控設(shè)施。對(duì)收費(fèi)處監(jiān)控進(jìn)行高清升級(jí)，淘汰老舊監(jiān)控設(shè)備。對(duì)監(jiān)控設(shè)施角度嚴(yán)謹(jǐn)調(diào)校，要對(duì)收費(fèi)處工作范圍全覆蓋、不留死角。健全監(jiān)控影像保存制度，合理監(jiān)控記錄保存時(shí)限等。另制定收費(fèi)處負(fù)責(zé)人定期抽檢回看業(yè)務(wù)流程制度，盡早發(fā)現(xiàn)日常運(yùn)營(yíng)中存在的問題并解決問題。

（二）完善現(xiàn)金及票據(jù)管理制度

錢款公私分離，賬實(shí)相符。從制度上明確錢款不得公私混用。賬務(wù)系統(tǒng)上應(yīng)有多少錢，出納錢箱就該有多少錢，不得私下墊款、寄放款項(xiàng)。并建立不定期查庫制度，抽查收費(fèi)員錢款是否賬實(shí)相符，收費(fèi)處錢款是否與賬務(wù)系統(tǒng)報(bào)表一致等。

嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金調(diào)劑、交接制度。當(dāng)遇到出納人員現(xiàn)金調(diào)劑需要時(shí)，接收方人員需清點(diǎn)調(diào)劑現(xiàn)金無誤后方可接收。當(dāng)進(jìn)行現(xiàn)金交接時(shí)，現(xiàn)金接收方需清點(diǎn)現(xiàn)金無誤后方可確認(rèn)交接，建議制定負(fù)責(zé)人監(jiān)督現(xiàn)金交接過程的交接流程，以避免雙方收費(fèi)員交接時(shí)應(yīng)付了事，發(fā)生問題后產(chǎn)生糾紛。

嚴(yán)格管理空白單據(jù)、憑證。建議在賬務(wù)系統(tǒng)中建立空白單據(jù)領(lǐng)用、調(diào)劑、上繳的管理流程。需要空白單據(jù)、憑證時(shí)在賬務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行領(lǐng)用和劃撥。業(yè)務(wù)流程中需要使用憑證時(shí)賬務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)扣減系統(tǒng)內(nèi)憑證消耗數(shù)量，每日日終或盤點(diǎn)日在系統(tǒng)內(nèi)將空白單據(jù)、憑證按系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)有數(shù)量上繳，確保空白憑證、單據(jù)也賬實(shí)相符。從根源上避免空白單據(jù)和憑證流出以及內(nèi)部人員監(jiān)守自盜。

（三）制定收費(fèi)處負(fù)責(zé)人/當(dāng)班主管坐班管理制度

負(fù)責(zé)人/當(dāng)班主管坐班管理，即每天均至少有一名負(fù)責(zé)人/主管在收費(fèi)處坐班管理，對(duì)收費(fèi)處日常運(yùn)營(yíng)進(jìn)行內(nèi)控監(jiān)督、合規(guī)指導(dǎo)、應(yīng)急處理等工作。在日常坐班中監(jiān)控收費(fèi)窗口運(yùn)轉(zhuǎn)情況，處理班次調(diào)配，根據(jù)病患人流量決定收費(fèi)窗口增減。對(duì)收費(fèi)處人員日常行為規(guī)范、合規(guī)操作、文明禮儀進(jìn)行督導(dǎo)。對(duì)病患、家屬提出的投訴進(jìn)行應(yīng)急處理及安撫，避免投訴升級(jí)引發(fā)輿情等。

建立負(fù)責(zé)人/主管定期查庫機(jī)制。對(duì)日常出納現(xiàn)金及空白單據(jù)、憑證進(jìn)行定期盤點(diǎn)，落實(shí)賬實(shí)相符原則，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。

建立負(fù)責(zé)人/主管定期監(jiān)交制度。出納間現(xiàn)金交接時(shí)建議有一名當(dāng)班主管監(jiān)督盤點(diǎn)。

建立負(fù)責(zé)人/主管日終盤點(diǎn)對(duì)賬制度。每日營(yíng)業(yè)終了，坐班主管需對(duì)當(dāng)日機(jī)構(gòu)現(xiàn)金總量進(jìn)行盤點(diǎn)并和報(bào)表系統(tǒng)進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。

建立專崗審核賬務(wù)憑證、票據(jù)的制度。對(duì)每日收費(fèi)員的票據(jù)、就診卡進(jìn)行合規(guī)審核，對(duì)于不合規(guī)的票據(jù)需上報(bào)并要求收費(fèi)員限期整改。

三、結(jié)束語

雖然隨著電子交易渠道的發(fā)展，現(xiàn)金交易正在逐漸減少，但現(xiàn)金管理風(fēng)險(xiǎn)仍不容忽視，交易過程中的票據(jù)管理、權(quán)限管理、輿情等風(fēng)險(xiǎn)要更加警惕。制定完善、規(guī)范的收費(fèi)處內(nèi)部控制制度，并建立監(jiān)督機(jī)制，可以從源頭控制各類風(fēng)險(xiǎn)，防止因制度漏洞導(dǎo)致違法案件發(fā)生。