“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中如何有效發(fā)揮作用分析

摘 要：思考“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中如何有效發(fā)揮作用，從諸多個層面加以分析與研究，旨意在為相關(guān)研究提供參考資料。

關(guān)鍵詞：“檔案利用”;領(lǐng)導(dǎo)決策;作用發(fā)揮;有效思考

檔案為歷史發(fā)展的有效記錄，也是黨組織以及國家的珍貴財富，檔案資料利用實際上是檔案使用人員借助檔案系統(tǒng)查詢信息，適應(yīng)其利用需求的一種行為思想，還是檔案資源潛在價值的集中化體現(xiàn)。檔案利用工作也是檔案利用服務(wù)，主要是檔案單位利用特定的方式，直接化提供信息檔案，提升檔案利用率。現(xiàn)階段“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策上存在巨大的作用，以下為筆者給出的具體觀點與建議。

一、“檔案利用”存在價值以及存在要點

1.“檔案利用”基本概述。檔案單位給用戶提供檔案信息，服務(wù)于黨組織與國家的各個事業(yè)。“檔案利用”涉及掌握與熟知館藏檔案的內(nèi)容，研究和預(yù)測時代給予檔案資料的需求與進展規(guī)律，有效地進行檔案咨詢與服務(wù)，全方位加工用戶需求的檔案資料。所以檔案單位要明確自身的責任，自主化地研發(fā)檔案信息管理模式，創(chuàng)設(shè)友好型社會服務(wù)體系。“檔案利用”工作針對檔案工作的實效性進展起到促進的作用，促使群眾深入意識到檔案存在意義，獲取來源于社會上多方資源的更多支撐。

2.“檔案利用”的存在要點。其一，樹立檔案服務(wù)的方向。檔案工作表現(xiàn)出較強的條件性以及服務(wù)性，兩者綜合性彰顯在工作之中，要想切合實際的開展檔案工作，應(yīng)該明確服務(wù)規(guī)范性。與此同時檔案工作要求對應(yīng)人員具備責任感與使命感，堅持全心全意為人民服務(wù)的理念，積極加入到“檔案利用”工作中。其二，深入的了解檔案內(nèi)容。“檔案利用”工作主要是處理檔案的供需沖突，所以檔案人員要知己知彼完成工作，首先要了解檔案要點，掌握經(jīng)常使用的檔案信息，科學保存與管理;其次是優(yōu)化檔案獲取與保管的流程，社會上每一個行業(yè)之間都表現(xiàn)出工作內(nèi)容的差異性，給予檔案的具體需求也表現(xiàn)出多個層面。因此客觀的掌握檔案利用需求，領(lǐng)導(dǎo)者要熟知企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)與工作任務(wù)，目的性地開展“檔案利用”工作。

二、“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用現(xiàn)狀

1.缺少“檔案利用”的意識。一般來講，檔案工作悄無聲息地進行著，不容易在較短時間之內(nèi)獲取到顯著的成績。長時間以來，一些人員涉及到個體領(lǐng)導(dǎo)給予檔案工作的認知表現(xiàn)出誤區(qū)，覺得檔案工作便是抄抄寫寫以及保存資料，而不是單位的核心工作，無法給自身單位帶來經(jīng)濟成效，所以總會淡化檔案管理的重要性，尚未將“檔案利用”納入到企業(yè)的議事日程上，引起檔案長時間管理停留在低水平的局面中，其在領(lǐng)導(dǎo)決策中存在的作用也會難以彰顯。

2.檔案采集工作力度不足。首先是獲取歸檔工作機制不夠全面，實施不夠嚴格，引起獲取資料與歸檔工作停留在被動層面，究其原因主要是專職檔案的工作者數(shù)量不足以及工作質(zhì)量不佳。其次是部分歸檔的信息材料缺少真實性與可靠性，檔案信息本應(yīng)該具備客觀性，歷史性，記錄著本單位的運作情況，彰顯唯一性，然而在具體的檔案管理工作期間，一些材料不管是內(nèi)容上或者形式上都表現(xiàn)出雷同的情況，甚至缺失部分內(nèi)容，降低檔案綜合質(zhì)量，難以保障檔案利用效率。

3.檔案管理信息化水平不高。在先進技術(shù)的更新進程中，檔案數(shù)據(jù)管理體系廣泛地存在于檔案管理工作中，相應(yīng)的企業(yè)內(nèi)部計算機應(yīng)用能力會得以提升。然而部分先進的科學技術(shù)手段尚未被全方位的挖掘，信息化水平尚未全部引進在檔案資料管理上，包括部分個體信息、檔案保存在計算機體系內(nèi)，然而資料檢索與調(diào)閱依舊停留在手工層面，造成無紙化閱檔工作的阻礙，不僅會影響到檔案資料的保管效果，還會制約到整體工作效果。

三、“檔案利用”發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)決策作用的思考

檔案充當一個企業(yè)在生產(chǎn)運作中形成的具備保存價值數(shù)據(jù)材料，立足于檔案管理層面上至關(guān)重要，檔案作用在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)展為必然趨勢，所以要采取相關(guān)的手段發(fā)揮“檔案利用”的領(lǐng)導(dǎo)決策作用與價值。

1.樹立“檔案利用”意識，強化檔案利用。在“檔案利用”過程中，各個領(lǐng)導(dǎo)管理人員要樹立工作認知，將檔案管理視作基礎(chǔ)類型的文化事業(yè)開展工作，缺少相應(yīng)資金投入，難以確保檔案的長久進行。所以領(lǐng)導(dǎo)干部要深入理解與支持檔案工作，對于計劃分配、工作部署以及辦公經(jīng)費等角度朝向檔案工作層面傾斜，將檔案管理納入到議事日程結(jié)構(gòu)中，增強給予檔案管理工作的引領(lǐng)，切合實際地處理好檔案工作開展需求的物質(zhì)準備工作，為檔案全方位的開發(fā)與利用提供支撐。因為檔案工作自身存在保密性，工作環(huán)境比較封閉一些，且以往的檔案開發(fā)度低下，社會宣傳效應(yīng)不足，人們普遍覺得檔案工作便是檔案工作者對資料進行獲取與收集處理。但是在實際的“檔案利用”工作中，要想凸顯檔案工作的必要性，那就需要對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)將檔案利用視作核心內(nèi)容，確保檔案事業(yè)跟隨社會的發(fā)展而前進，致力于企業(yè)多項生產(chǎn)活動的進行。

2.完善“檔案利用”機制，強調(diào)材料獲取。基于本質(zhì)，檔案工作表現(xiàn)出一定的繁瑣性，若缺少合理的機制加以制約，便會引起無章可循的結(jié)果，甚至會無所適從。所以要引進檔案管理的具體需求，深入健全多項檔案管理機制，特別是創(chuàng)設(shè)企業(yè)檔案信息化輔助管理機制，嚴格性的進行檔案數(shù)據(jù)獲取歸檔以及轉(zhuǎn)進和轉(zhuǎn)出操作，以免產(chǎn)生檔案信息遺漏的現(xiàn)象，降低虛假信息進檔的情況產(chǎn)生幾率。與此同時健全案卷加工細則，確保案卷加工彰顯科學性與完整性，更好地進行檔案研發(fā)與利用。另外檔案信息的獲取充當檔案工作的前提，管理者要實效性獲取和檔案相關(guān)的多種類型材料，細致化分析，確保取之有據(jù)。給予不滿足歸檔條件的材料實效性加以處理，欠缺的材料充分補辦，保證材料完整性，凸顯檔案信息具備的權(quán)威性與真實性。

3.自主服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策，增強檔案管理。每一種檔案工作都會受到管理制度和管理模式的制約，無法順應(yīng)時代進展的需求。在市場積極推進之下，檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)和利用轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟效益的獲取層面，所以企業(yè)內(nèi)部檔案工作要將以往被動化的檔案資料研發(fā)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃踊臋n案資料利用，做好服務(wù)準備，特別是要在領(lǐng)導(dǎo)決策上彰顯作用。并且轉(zhuǎn)變以往文書檔案的處理方式，通過先進的計算機技術(shù)，增強照片與影像等一系列檔案內(nèi)容的獲取，確保檔案更加具備生動性，體現(xiàn)保存的具體價值。

4.引進現(xiàn)代化管理思想與信息化建設(shè)，推動檔案建設(shè)與發(fā)展。檔案充當數(shù)據(jù)資源庫，應(yīng)該綜合發(fā)揮多種類型資源的存在效用，促使其最大化的彰顯價值。應(yīng)該將先進的計數(shù)方式作用在檔案管理上，完成工作成效與檔案壽命延長的處理目標。并且配合計算機管理操作，通過掃描儀設(shè)備與現(xiàn)代化設(shè)備，對檔案信息加以整理，充分地把文字和圖片轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y料，檔案紙質(zhì)模式與數(shù)據(jù)格式模式并存，立足于具體的需求，查詢對應(yīng)的內(nèi)容。另外，引進計算機技術(shù)加以“檔案利用”的創(chuàng)新，給予不適用保密層面的檔案數(shù)據(jù)加以社會共享，提供高效率的檔案管理服務(wù)。在一系列的措施操作之下，企業(yè)內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)資源實效性地共享，不僅便捷地提供服務(wù)，還可以增強檔案工作的整體質(zhì)量，凸顯“檔案利用”的利用率。

5.完善檔案宣傳與推廣，開展“檔案利用”需求分析活動。檔案基礎(chǔ)類型工作的進行需要依靠用戶數(shù)量加以維持，宣傳充當開啟檔案信息的鑰匙，擴散面積的大小決定著接受者數(shù)量的多少，繼而決定著產(chǎn)生社會效益的高低，所以領(lǐng)導(dǎo)決策期間要大力宣傳檔案存在的價值，樹立以人為本的管理思想完成檔案推廣。并且在“檔案利用”對于領(lǐng)導(dǎo)決策層面作用的發(fā)揮，相關(guān)人員不僅要了解自身企業(yè)的館藏，還要綜合地掌握利用者對檔案信息的需求，不然會引起“檔案利用”的盲目性與隨意性，無法確保“檔案利用”綜合效益的獲取。所以領(lǐng)導(dǎo)者要明確檔案利用的目標，結(jié)合實際需要完成“檔案利用”工作。

6.組建專業(yè)化的檔案管理團隊，提升管理水平。首先要增強專業(yè)者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，任何一個檔案工作者都要強化政治修養(yǎng)，不間斷的增強自身政治覺悟，確保政治層面的檔案處理足夠可靠與安全。以此為基礎(chǔ)，擴展自身視野，努力學習其它學科的知識，提升自身的學識水平，了解現(xiàn)代化的先進技術(shù)，促使自我發(fā)展為專業(yè)化的技能型人才，滿足檔案工作的發(fā)展趨勢;其次檔案專業(yè)者自身的職業(yè)道德素質(zhì)要有所提升，職業(yè)道德成為檔案工作人員在一定范圍內(nèi)勢必要遵守的原則，需要檔案管理者愛崗敬業(yè)，將檔案管理的效益獲取建立在自身效益的獲取基礎(chǔ)之上。另外堅持熱情服務(wù)的原則，檔案管理工作具備的政治性特征，需要對應(yīng)人員堅守原則，確保檔案信息足夠真實，表現(xiàn)檔案管理人員熱情工作的心態(tài)，全方位給領(lǐng)導(dǎo)決策提供便捷條件，彰顯檔案存在的效能。

四、結(jié)束語

綜上所述，“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮的作用研究課題開展具有十分重要的現(xiàn)實意義與價值，“檔案利用”工程中，要開展對應(yīng)的保密計劃，若在“檔案利用”期間和保密原則出現(xiàn)矛盾與沖突，要把整體服務(wù)的效率視作首要思考的位置，對于自身利益和集體利益的取舍選擇，需更好服從于集體利益。并且采取科學的方式強化“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中作用的彰顯，如完善“檔案利用”機制，強調(diào)材料獲取、組建專業(yè)化的檔案管理團隊，提升管理水平等，不斷強化“檔案利用”的具體運作效率，為企業(yè)的健康發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]唐行俊.文書檔案工作中檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用分析及研究[J].中國市場，2017

（作者單位：北京市房山區(qū)教育質(zhì)量監(jiān)測中心）

作者簡介：郝越（1972-），女，漢族，北京房山人，北京市房山區(qū)教育質(zhì)量監(jiān)測中心檔案員，研究方向：學校的檔案管理。