竣工檔案資料的整理淺析項目管理中幾個關鍵點

摘 要：建筑工程施工項目管理是一項綜合性的工作，不僅要對項目施工質量安全進行管理和監督，同時也要對項目各個階段管理進度及檔案資料整理負責，尤其對于項目竣工以后的檔案資料整理工作，有助于對整個項目管理中存在的問題進行總結和反思。為此，本文結合四川省瀘州市某工程概況，首先分析了項目竣工檔案資料整理中的幾個關鍵性問題，接著對項目管理中的一些關鍵點進行分析。

關鍵詞：竣工檔案資料;整理;項目管理;質量監督;關鍵點

一、引言

項目施工管理中，質量安全與監督管理工作是各方關注的重點。由于施工過程逐漸存在一些不確定的風險因素，如果施工中質量安全監管不到位，極易導致一些質量問題的發生。施工質量安全問題是不容忽視的重大問題，也是社會各界密切關注的問題，因此，容不得半點馬虎。項目管理工作具有較強的技術性和綜合性，不僅要做好施工過程的質量管理和控制，還必須把握施工各個階段的管理與監督，尤其對于竣工階段以及竣工資料的整理工作，對于整個工程的順利完結尤為重要，需要項目經理施工現場組織的統籌管理。竣工檔案資料整理是工程項目管理中必不可少的一個環節，既是施工單位對自身項目工程整體工作的一個總結，也是業主對整體工程的一個驗收要求，因此，竣工檔案資料必須完整、全面、準確、嚴謹，尤其涉及到質量安全與監督管理的相關內容，都要整理成冊、歸檔備案，以供業主驗收查閱。

二、工程案例

本文選四川省瀘州市某政府機關辦公行政大樓建設項目管理案例，項目規劃樓高6層，12000平方米，要求具備水、電、氣及通訊設備完善，項目工程工期2年，總投資0.9億元人民幣。建筑施工地段平坦，地基承載力強，北鄰國道，東臨市體育中心，方圓十公里內人員活動密集，對建筑工程施工質量安全要求較高。由于業主為政府單位，對竣工檔案資料整理要求較高，竣工檔案資料必須完整準確，并按照業主提供的格式整理歸檔，不僅紙質版歸檔，還需電子版歸檔，便于信息化管理。

三、竣工檔案資料整理的關鍵點分析

1.盡可能保證開工檔案檔案資料的完整

項目施工開始前，需要完成一系列的準備工作，竣工檔案資料整理包含整個工程項目管理的生命周期，為此，其完整性要從開工資料算起。開工資料包含了項目施工的一切準備資料，包括投標資料、中標通知書、施工許可證、施工合同、巖土報告、測量及試驗報告、風險評估、施工圖紙、開工報告等一系列施工前的準備工作，均要保存、整理、歸檔，確保開工檔案資料的準備完整。開工前的準備工作能否面面俱到、萬事俱備，決定了整個項目施工進展能否順利進行，同時，也決定了項目施工的質量安全能否得到保證。開工檔案資料是業主驗收重點關注的一項內容，因此，項目施工前的管理階段，必須重視開工檔案資料的存檔工作。

2.確保施工階段的質量安全管理與監督相關工作檔案資料的完善

業主驗收關注的重大是項目的質量安全，對項目質量安全的把控體現在項目的施工階段。因此，針對施工階段的質量安全管理與監督相關方面的檔案資料，是業主審查的重點，也是施工單位總結和反思的重點內容。在竣工檔案資料整理中，不僅要對施工過程中各個節點、各個階段的質量安全監管相應問題、檔案資料等進行歸檔整理，而且對各施工階段的進度控制、成本管理等相應數據以及施工工藝組織、技術變更等相關技術問題等檔案資料的歸檔整理也應格外重視。檔案資料要紙質與電子文檔各保存一份，便于資料的信息化管理。

3.質量驗收檔案資料的編制與整理

項目竣工后，業主會組織質量驗收，針對質量驗收中一系列驗收報告、試驗報告以及建材、設備合格證書，均要準確完善。項目完工后，業主對項目各質量安全問題進行驗收，包括地基工程、結構主體工程、裝飾、建材質量、給排水工程、電氣工程、機電工程、通訊通風、電梯工程等一系列相關問題進行質量驗收，在此過程中，負責檔案資料整理工作人員必須認真記錄每項驗收過程、驗收數據和驗收結果，形成規定格式的質量驗收報告，并對驗收項目按一定順序和格式歸檔整理。

四、項目質量監督管理的一些關鍵點分析

1.重視項目施工前的質量管控和準備工作

項目施工質量安全管理必須貫徹到整個項目管理的生命周期，從施工開始前的準備工作一直到施工結束，均要具備質量控制意識，確保施工質量的全過程安全。做足施工前的準備工作是第一步，也是非常重要的一步，為此，首先，做好項目施工的環境勘驗與風險評估工作，通過實地調研施工現象的環境、地質工況，做好施工風險源及風險評估分析;其次，做好項目施工的整體規劃和施工工藝的籌劃，不僅要確保施工圖紙的合理性及安全性，也要確保施工工藝的準確、合理、安全;再次，做好施工建材及施工機械的質量檢驗，所有施工所需建材及施工機械設備必須確保質量合格，并保留質量檢驗報告及合格證書，以供后期竣工檔案資料整理。

2.重點關注項目施工過程質量安全與監督管理工作

為確保項目施工的質量安全，必須對施工過程進行嚴格把關，做好施工過程的質量安全監督管理工作。為此，首先，項目經理必須意識到施工過程的質量安全管理重要性，做到質量安全的精細化管理，對施工過程的各個環節都要管理到位;其次，做好施工現場的技術管理，施工技術的高低決定了施工質量安全的高低，現場施工必須重點關注施工過程中的重要施工工藝以及施工技術的應用，發現技術問題及時解決，確保施工技術應用合理、符合施工技術標準;再次，項目經理要與現場監理單位密切配合，做好施工現場的質量安全監管工作，通過嚴格監督，將質量安全管理落到實處;此外，為確保施工各環節的質量安全，可通過引入質量管理責任制，以提高質量管理效率，不僅要求項目經理對其管理職責負責，同時也要要求各施工工位、技術管理工位等對其工作及管理內容進行全權負責，一旦出現質量問題，責任到人，嚴懲不貸，絕不姑息;最后，為確保竣工檔案資料整理的準確、完善，施工過程中一切相關檔案資料必須整理、歸檔，建立專門的質量安全監管檔案，確保需要時隨時查閱。

3.培養專業的施工團隊以提高施工人員的技術水平

施工人員的專業性決定了項目施工的質量安全性，因此，提高施工人員專業技術水平，從技術上減少質量安全問題的出現是施工單位亟待解決的問題。首先，對于施工管理人員，要選聘經驗豐富、技術能力高、做事效率高的項目經理，項目經理對現場的施工管理工作進行細化管理，并對重視施工檔案資料的編制、歸檔和管理工作;其次，施工單位應重視施工團隊建設，選拔并培養一批經驗豐富、專業能力強、綜合素質高的施工團隊;再次，施工企業應重視工程人員工作態度，施工人員要服從管理，嚴格按照施工工藝及標準施工，避免出現違規違紀磨洋工等影響施工質量安全現象。

4.從工程項目開始就抓起是做好竣工工作的前提

為了確保工程竣工資料的工作能夠跟得上工程項目施工的進度，在工程項目實施開始就需要工程竣工檔案資料與工程項目施工的進度保持一致，因此，這就要求建筑企業工程竣工檔案資料的管理工作納入到竣工工作中。在工程項目施工的初級階段，施工企業就需要建立完善的竣工檔案資料管理體系，確保竣工檔案資料管理體系中有專業的工作人員負責收集、整理，并且還需要要求工作人員的工作步驟需要與相應的文件保持一致，從而可以確保工程竣工檔案資料能與工程項目施工的進度保持一致，還要工程竣工資料能與工程項目施工同步完成。工程竣工資料工作人員在編制工作管理目標時，可以實行三同步的管理目標。三同步指的是工程開工與竣工資料收集同步、工程施工過程與竣工檔案資料的記錄同步、工程完工驗收與合同竣工檔案資料驗收保持同步。在工程項目實施的整個過程中將三同步的管理目標落實到位，是確保檔案資料管理工作順利開展的基礎。

5.健全檔案資料管理制度是做好竣工檔案工作的基礎

為了確保竣工檔案資料的各方面符合企業竣工檔案工作的要求，在竣工檔案資料開始記錄之前就需要將工作人員進行培訓，竣工檔案資料管理的工作人員要熟知竣工檔案資料的各方面要求，并在日常開展過程中要確保竣檔案工資料的準確和全面。竣工檔案資料管理的工作人員能夠將檔案資料管理制度不斷的進行完善，因為建立健全檔案資料管理制度是確保竣工檔案工作順利開展的基礎，同時也要求項目各部門的工作人員在施工的過程中能夠明確自身的職責，并承擔起自身的責任。

五、結束語

項目施工管理中，工程施工的質量安全是關乎項目順利竣工的首要條件，也成為業主及社會各界重點關注的問題。竣工檔案資料是項目工程通過質量驗收的有效憑證，也是一項工程順利完結的標志。為此，施工企業不僅要重視施工過程的質量安全與監督管理工作，同時，也要做好竣工檔案資料的整理工作，盡可能保證竣工檔案資料的完整確保嚴謹，確保項目工程是順利完結。

參考文獻：

[1]張嚴宏.淺析建筑安裝施工質量控制與監督管理的有效措施[J].中國建筑，2018

[2]劉越志.項目竣工驗收檔案資料編制與整理中的問題總結[J].經營管理者，2017

（作者單位：四川省瀘州市建設工程質量監督站）

作者簡介：王靜（1974-），女，漢族，四川瀘州人，本科，副研究館員，主要從事檔案管理等相關工作。