探析新時期高校檔案管理方式的改進

付煜

摘 要：對高校的管理機制來說，檔案的管理可謂是重要一環，高校檔案管理的優化有利于提高高校的管理水平。在當今知識經濟下，教育改革不斷深入，信息時代呈現蓬勃發展的趨勢，信息技術也為高校檔案的管理提供了動力。與此同時，高校檔案管理方式也面臨著巨大的挑戰與機遇，因此，高校檔案管理應緊跟時代的步伐，深刻認識到管理工作的重要性，明確檔案管理的價值所在，改進檔案管理方式的不足之處，制定優化策略，為高校的可持續發展添磚加瓦。

關鍵詞：新時期;高校;檔案;管理方式

高校檔案記錄著高校成長的方方面面的內容，展現了高校的發展進程，是極富價值性的資源，它對高校的穩定發展有著深遠意義。信息時代下，信息數據已經成為人們生活中的重要組成部分。為了跟上時代的步伐，我國很多高校已經實現了信息化，將信息技術注入到了檔案管理工作中，并且取得了質的突破，只是仍有諸多不足。所以，高校需重視起檔案管理問題，優化與完善管理策略，提高服務能力，促使高校檔案管理工作順利實施，滿足新的發展要求。

一、高校檔案管理的含義及價值

1.高校檔案管理的概念及地位

2008年出臺的《高等學校檔案管理辦法》中對高校檔案有明確的界定，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。它是高校發展中相對真實和權威的記錄。因此高校檔案不僅是高校管理不可或缺的組成部分，也是高等教育工作的重要環節，必須強化各種資料的收集整理以及保管。同時，高校檔案對高校的發展有著重要的借鑒作用。由此可知，高校檔案的優化管理也反映了高校綜合管理水平。

2.高校檔案管理的社會價值

高校檔案承載著高校的歷史，記錄著高校的發展歷程及發展痕跡，是高校的核心資源。基于此，高校檔案對高校工作的展開以及教育教學的可持續發展有著舉足輕重的作用。隨著我國教育水平的不斷提高，高校檔案也取得了巨大的進步，主要體現在其功能性方面，它具有工作總結、會議記錄、保存文件等功能，并且涵蓋了高校大大小小的所有活動。除此之外，文化和科學內容也被高校檔案紀錄在內，高校的整體發展水平正是由這些檔案文件所體現出來。所以高校檔案具有豐富的社會價值。

3.高校檔案管理的信息服務價值

高校檔案管理工作中可以將使用收藏的文獻資料，圍繞用戶提出的某主題，在管理范圍內，查詢相關文件資料，經整理后提供給用戶。高校檔案可以根據編寫人員、管理人員的需求將管理文件追蹤細化，或是提供相關文獻資料或索引。傳統檔案信息服務主要是通過目錄或者其他檢索設備，多使用手工檢索為用戶提供檔案信息服務，且服務手段極其受限。隨著互聯網信息化的飛速發展，高校檔案管理也具備了多種檢索方式，現代化技術的問世更為用戶提供了多樣化的服務。例如一些多媒體文獻便自帶自動化信息處理功能，可以實現自動檢索及多樣化檢索，為廣大師生節省了大量的時間和精力。當下，在搜集檔案資料中，人們完全可以通過網絡便捷地查詢到需要的信息。

二、我國高校檔案管理存在的問題

1.重視程度不夠，對綜合檔案管理認識不到位

一部分部門管理人員仍存有傳統的思想觀念，忽略檔案管理工作在高校工作的重要性，對綜合檔案管理工作重視度不足，認為高校檔案管理可有可無。于是他們的工作的重心也都偏向高校基本建設或者其他教研改革活動中。這就導致了高校檔案管理效率的降低。相關檔案管理工作人員也因為外部不重視，內部出口窄等因素而缺乏工作積極性，盡而喪失創新能力，很容易造成重要檔案資完整性缺失或料損壞問題。

2.高校檔案管理信息化建設工作進程緩慢，檔案資源開發利用程度不足

只有高校檔案能夠被有效地開發使用，高校檔案管理工作才能可持續發展下去，合理開發和使用高校檔案便是檔案管理機制的核心。目前，高校對于開放檔案材料還停于表面，人力、物力、財力投入都極其有限，嚴重影響了高校檔案信息化建設的進程。這便導致了工作人員難以提高自己的工作效率，高校檔案的真實價值無法體現出來，得不到充分發揮。

3.檔案管理和宣傳工作不到位

高校檔案管理和宣傳工作不到位，不僅影響高校綜合檔案管理工作無法順利開展，還大大降低了檔案管理的實效性。很大的原因便是相關工作人員并不具備市場化思維，思想相對封閉，并沒有及時更新傳統的管理思想，當然，宣傳工作也不予重視。所以，時下有很多的大學生或者是高校老師還不能夠客觀全面了解高校檔案管理工作，更沒有認識到檔案管理工作的重要性，甚至出現了對檔案管理工作不予理解、不支持、不配合的想象。正是因為這些現象的滋生，一定程度上阻礙了高校檔案管理工作的順利開展，工作效率的下降。

4.檔案管理工作人員專業素質有待提升

社會經濟的飛速發展及信息時代的到來意味著高校檔案管理人員也要面對新的挑戰，然而當下部分高校缺乏具有優秀專業素質的檔案管理人員。檔案管理工作人員自身專業知識匱乏，能力水平未達標，信息處理能力較差，這些直接影響著檔案管理工作的進展及其呈現的整體效果。所以各高校應大力引進可用性人才，為檔案管理工作注入活力，提高檔案管理工作水平，保障檔案管理工作的順利開展。

三、改進高校綜合檔案管理方式的策略

1.樹立檔案管理意識

要健全新時期檔案開放意識。當下部分高校都將內部檔案信息向師生公開，僅有部分涉及機密的檔案一直被封存保留。所以，各高校檔案工作人員應自覺主動地樹立開放意識，同時要根據使用對象的真實需要，提高檔案管理的有效性。第二，要樹立檔案時效意識，隨著社會的不斷進步，高校檔案管理工作也應追上時代的步伐，促進自己時效性的發展。對于檔案材料要做到及時更新，第一時間收集整合與之相關的文檔材料，向廣大使用者實時投放準確的檔案信息，讓檔案材料的真實價值有所體現。第三，要樹立檔案服務意識，國內各大高校近些年來競爭火熱，其競爭陣地也逐漸向著教育能力及教學水平轉變，在這一時勢下，高校檔案管理便能夠在很大程度上為教育教研等方面的工作提供可行性的依據和借鑒。所以，高校檔案管理人員應自主樹立服務意識，開展服務工作，為使用者帶來更舒心的服務。

2.做好檔案收集工作

第一，要完善每日工作收集與定期階段總結，保障二者能夠同時進行，相輔相成。這就需要管理高校檔案的有關人員具有一定的洞察力，并且對高校日程管理活動都具有一定的認知。在平時收集整理綜合檔案材料文件，與此同時還需為這一活動定期設置時間，在每一固定階段進行集中性的歸類和檢查，確保萬無一失。第二，要使重要檔案收集工作與普通檔案收集工作同時進行。每個檔案材料都有著不同的價值，所以這需要相關人員能夠拎得清緩急輕重，不容有失，保證不會出現丟失、漏失文件的情況。第三，高校的檔案材料分散在各部門和各二級院長，因此檔案館的工作人員要協助、指導各部門及時上交應歸檔的材料，避免拖拉現象的產生，并保證檔案材料的準確性和完整性。

3.加大管理信息化改革力度

長久以來高校管理系統都采用傳統的方式，效率較低。同時，領導層對于高校檔案管理的信息化改革也頗為輕視，這一系列便導致現今國內高校綜合檔案信息化的不足。如果想要加快高校檔案的信息化改革，領導層必須開始予以重視信息化改革，并且無條件的支持改革。除此之外，更為重要的一點是培養信息化人才，各高校可以開設一些專門的培訓課程，還可以通過業務管理QQ群、微信群等途徑，分享相關專業內容，拓展知識傳播與指導的途徑。

4.提升相關人員的專業素質

高校檔案管理人員應該具備與自己工作專業相匹配的技能，特別是對計算機的熟練使用，要掌握一些軟件的使用方法，能夠利用數據信息完成工作。并且自主學習有關法律法規，健全自己的法律意識，在法律意識的熏陶下保證文檔數據的安全。同時，領導層應設置專門的監督機構，加強對機密文件的監控與保護，預防材料文檔的丟失，杜絕違法現象的滋生。

四、結語

新時期下，一定要明晰現狀，緊跟時代的腳步，根據面臨的一系列問題制定詳細有效的策略，推動高校檔案管理方式向著綜合化、完善化、信息化發展，進一步促進高校的發展。做好高校檔案工作，不僅能保證高校教育、科研以及其他相關工作的順利開展，還能對高校的可持續發展提供保障。

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（作者單位：海南醫學院檔案館）