城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對應策略淺析

王國濤

摘 要：在現(xiàn)代檔案管理體系中，城建檔案管理占據(jù)著至關(guān)重要的地位，開展城建檔案電子文件歸檔工作，有助于提升綜合管理效能，實現(xiàn)城建檔案電子檔案管理創(chuàng)新，在電子文件歸檔中，要注重安全性、體系性，實現(xiàn)管理創(chuàng)新目標。

關(guān)鍵詞：城建檔案;電子文件;歸檔;信息化建設

在探索城建檔案電子文件歸檔工作中，要結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)、大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢，有針對性的創(chuàng)新城建檔案電子文件歸檔工作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，有效解決歸檔問題，特別是網(wǎng)絡安全問題，提升城建電子檔案管理水平。

一、當前城建檔案電子文件管理的現(xiàn)狀及問題

1.數(shù)據(jù)庫更新不及時。數(shù)字化檔案管理是將軟件作為整個管理體統(tǒng)的“大管家”，我們都知道軟件需要維護，所以這個管家需要經(jīng)常性的更新，如果不能更新和修補，就會造成整個城建檔案數(shù)據(jù)庫框架缺乏系統(tǒng)性，系統(tǒng)的整體性也不強，所有的數(shù)據(jù)庫只有更新才能擴大數(shù)據(jù)庫的規(guī)模，也使得文件的存儲和閱讀類型不再單一。數(shù)據(jù)庫的更新就是為了讓更多的城建檔案有豐富的格式支持，實現(xiàn)真正意義上的城建檔案資源無邊界存儲和傳輸。

2.缺少數(shù)字化檔案的建設資金。數(shù)字化檔案給城建管理帶來高效和便捷的同時，我們也需要對數(shù)字化建設進行投入，但是城建目前對于數(shù)字化建設的資金投入還較少，無論是硬件還是軟件都會隨著時間的推移更新迭代，不斷地投入資金進行維護是建設數(shù)字化檔案的重要方式，資金不足是制約城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要因素。首先在硬件上由于數(shù)據(jù)龐大，存儲資源多，我們要建立一個足夠容量的服務器。城建檔案管理有一定的保密性，對于網(wǎng)絡安全等方面也要有資金投入才能有效的進行保障。當前很多城建檔案館也使用了一部分數(shù)字化管理，但是更多的是半人工、半字化的管理模式，這樣就將數(shù)字化的特點和優(yōu)勢不能完全發(fā)揮出來。很多城建檔案館由于歷史悠久，其中的傳統(tǒng)形式檔案浩如煙海，要將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案就需要進行聘請專業(yè)的公司。

3.城建檔案數(shù)字化建設缺乏規(guī)范性。城建檔案管理是一個系統(tǒng)性大工程，隨著電子檔案的增加，還需要我們不斷的進行細化分類，所以說檔案管理需要有科學嚴謹?shù)膽B(tài)度和統(tǒng)一標準的規(guī)程。縱觀城建檔案管理工作，在設計數(shù)字化軟件的時候就缺少前瞻性和規(guī)劃性。每一個服務器和管理軟件都有不同的版本和型號，如果涉及到更換迭代，還可能造成傳輸與轉(zhuǎn)換的格式不匹配，這也是當前檔案管理工作中最為頭疼的問題，只有在建設數(shù)字化檔案的前期將這些影響因素考慮進去，才能讓后期的工作有更加簡便，特別是對于城建電子檔案編碼和檔案歸類方面要有較為規(guī)范的體系作為設計支撐，減少因為硬件設備的差異化帶來的繁瑣，打破信息傳遞和轉(zhuǎn)換的壁壘，才能加快城建檔案電子文件歸檔的步伐。

4.城建檔案管理效能有待提升。在我國進行城建檔案管理的早期階段，并沒有實行全國統(tǒng)一管理，而是大多數(shù)分散在各地區(qū)的機構(gòu)。隨著時間的推移，資料積累的越來越多，很多機構(gòu)或單位在保管和管理上已經(jīng)出現(xiàn)了吃力的情況，如果要外請專業(yè)的脫管單位，地方財政的壓力又很大，所以導致了目前城建檔案資料的管理現(xiàn)狀不容樂觀。全國范圍上來看，各地區(qū)的城建檔案資料數(shù)量龐大，種類繁多、保管標準沒能統(tǒng)一，而且沒能全部形成電子化數(shù)據(jù)，所以也無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換、分類、入檔。由此我們可以看出，當前城建檔案資料管理還處于原始階段，在各地區(qū)和層級之間還存在著資料傳遞的壁壘，僅能在清單上互相交換，缺乏完整的數(shù)據(jù)鏈條。因此建立、健全城建檔案資料的數(shù)據(jù)庫顯得尤為重要，介于當前資料的體系還不夠完善，需要在數(shù)據(jù)對接、數(shù)據(jù)傳授、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)安全等多個方面進行框架架構(gòu)，并要保證城建檔案資料體系的擴容性和統(tǒng)一性，實現(xiàn)未來信息化城建檔案資料的科學化管理方式。

二、當前城建檔案電子文件歸檔的安全節(jié)點

城建檔案資料對于國家基礎建設有著至關(guān)重要的意義和作用，是城建檔案勘查中的首要成果，也是我國的重要檔案資料，其在城建檔案資料中具有舉足輕重的地位。我國的城建檔案事業(yè)在近些年來發(fā)展迅速，但是城建檔案資料的相關(guān)管理卻沒能跟得上時代的進步與發(fā)展，相對缺乏標準化的信息管理和服務效能，直接導致了資料信息的發(fā)展緩慢。在信息化背景下，要找到文件歸檔的安全節(jié)點，積極探索城建檔案資料管理的應用發(fā)展方向和未來趨勢。

1.計算機網(wǎng)絡漏洞。信息不安全是當前城建檔案電子文件歸檔的最主要漏洞之一，一些不法分子通過隱藏在網(wǎng)頁的鏈接以及木馬程序竊取用戶的信息，一些用戶在不經(jīng)意間就會誤入非法網(wǎng)站，有些網(wǎng)頁中的病毒不一定會立刻“發(fā)酵”，而是會在用戶電腦中潛伏一段時間，在未來的一段時間內(nèi)存儲病毒突然在某一時點爆發(fā)，且執(zhí)行不法操作，給用戶沒有防范的思考時間。

2.網(wǎng)絡監(jiān)管制度漏洞。大數(shù)據(jù)時代為城建檔案電子文件歸檔帶來了便捷性，使得人們在分享資料之間更加快速。但是科技在近些年發(fā)展的太快，很多時候還沒能出臺相關(guān)的法律、法規(guī)和行政政策，計算機網(wǎng)絡就已經(jīng)更新?lián)Q代，網(wǎng)絡監(jiān)管部門在網(wǎng)絡安全執(zhí)法方面還缺乏相關(guān)的律法依據(jù)，信息監(jiān)管也有一定的疏漏。城建檔案電子文件歸檔的安全更是需要我們警惕，但是目前網(wǎng)絡的發(fā)展和變化之快還沒有給社會及管理人員更多地思考時間，這也是當前信息管理制度與時代沒能完全銜接的弊端。

三、城建檔案電子文件歸檔的有優(yōu)化策略

大數(shù)據(jù)是城建檔案電子文件歸檔的未來發(fā)展趨勢，在我們充分認識數(shù)據(jù)的重要性的基礎上，要重視和發(fā)展檔案網(wǎng)絡體系，要根據(jù)當前的大數(shù)據(jù)環(huán)境背景以及特點從城建檔案電子文件歸檔實踐的角度出發(fā)，探求更加安全、高效、穩(wěn)定的方案措施。

1.構(gòu)建標準化城建檔案文件歸檔體系。由于各地區(qū)城建檔案單位存在著地域差異，所以要將各單位進行數(shù)據(jù)標準的統(tǒng)一整合，加強各單位之間的交流與合作，并引導落后單位向先進單位進行學習，并根據(jù)自身單位的實際情況制定工作方案，對于歷史遺留問題盡早清理和數(shù)字建模，多角度進行資金融措。城建檔案資料的管理主要是為了更好的服務于社會科研，我們要切實加強原始城建檔案資料、城建檔案資料、成果城建檔案資料的三方協(xié)同發(fā)展，確保在匯交、保管以及服務等方面做到統(tǒng)籌規(guī)劃，充分利用信息化網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)工作的整體性和程序性，避免工作的重復性。運用信息化技術(shù)實現(xiàn)工作一體化建設，首先要對數(shù)據(jù)進行標準化采集和格式加工，并整合形成體系，然后要對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行單獨編撰，實現(xiàn)結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的開放式框架和集成管理，最后將數(shù)據(jù)進行整合，保證可以在后臺實現(xiàn)加工業(yè)務。

2.加強城建檔案網(wǎng)絡身份安全驗證技術(shù)。在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展初期階段，城建檔案電子文件歸檔沒有更多的安全防范意識，很多用戶在與服務器建立連接的時候雙方?jīng)]有“互相認證”身份的環(huán)節(jié)，這樣情況導致服務器沒有得到更多的用戶信息，用戶也不了解服務器的安全性。我們建議在網(wǎng)絡連接的環(huán)節(jié)中加入網(wǎng)絡身份安全驗證技術(shù)，既要保證用戶的安全性，也要為戶用上網(wǎng)的安全性提供更多的指導，當前的身份安全驗證技術(shù)已經(jīng)在網(wǎng)絡上有普遍的應用，但是仍有很多不良網(wǎng)站或病毒網(wǎng)站橫行，用戶的身份也不能完全得到證實，所以應該以政府層面加強對城建檔案電子文件歸檔信息的備案制度，對于用戶與服務器建立連接的時候有雙重分身驗證的程序。

3.研發(fā)和采用高效的城建電子檔案信息技術(shù)。計算機網(wǎng)絡應用中很多都需要我們登錄賬號，在使用過程中需要人們進行賬號和密碼輸入，在這個輸入過程中注重對于賬號密碼的加密保護，才能保證用戶的財產(chǎn)安全。在城建檔案電子文件歸檔中，我們首先要注重對于安全信息加密技術(shù)的研發(fā)，采用多層加密技術(shù)，對于信息的傳輸過程實施安全防護，注重加密技術(shù)的多維度研發(fā)。下面介紹幾種方式：第一是節(jié)點加密，在信息的節(jié)點處采用密碼裝置并與節(jié)點機相連，在讀取數(shù)據(jù)的過程中進行加密和解密，為用戶提供輸入的安全性環(huán)境，防止數(shù)據(jù)被盜取。第二是對網(wǎng)絡連接采用加密技術(shù)，用戶與服務器建立連接后由數(shù)據(jù)的節(jié)點傳輸，在每一個節(jié)點環(huán)節(jié)設置加密程序，當數(shù)據(jù)傳輸?shù)饺魏我粋€節(jié)點的時候都需要對節(jié)點進行解密，使得數(shù)據(jù)的整個過程包含多層保護。

四、結(jié)語

計算機已經(jīng)成為了我們生產(chǎn)、生活中的重要工具，而且未來的人類社會發(fā)展也要更多的依托計算機的發(fā)展而前行，為城建檔案電子文件歸檔提供了更為曠闊的空間，對于促進科技化社會的快速提升有著至關(guān)重要的作用。我國正處于社會改革的重要階段，科學技術(shù)的發(fā)展是我國實現(xiàn)偉大民族復興的重要手段，在大數(shù)據(jù)的背景下只有不斷提升城建檔案電子文件歸檔水平才能更好的提升國家實力。

參考文獻：

[1]陳海燕.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策分析[J].城建檔案，2019

[2]李培忠.淺析城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策[J].科學與財富，2019

[3]王菊秋.城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析及策略探析[J].辦公室業(yè)務，2017

[4]阮舒殊.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策[J].技術(shù)與市場，2016

[5]劉 靜，朱衛(wèi)鋒.淺析城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對策[J].上海城市規(guī)劃，2017

（作者單位：西安市臨潼區(qū)城建檔案館）