如何做好檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作

王大慶

摘 要：檔案保護(hù)工作是檔案管理的核心環(huán)節(jié)，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分檔案室內(nèi)的紙質(zhì)檔案出現(xiàn)較多問(wèn)題，比較常見(jiàn)的就是紙質(zhì)破損，發(fā)生這種情況的原因較多，管理人員應(yīng)加強(qiáng)分析，明確其產(chǎn)生的原因，并提出科學(xué)的解決策略，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。本文主要針對(duì)檔案室在紙質(zhì)檔案保護(hù)中目前存在的問(wèn)題，以及如何做好檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作進(jìn)行概述。

關(guān)鍵詞：檔案室;紙質(zhì)檔案;保護(hù)

檔案是信息的一種體現(xiàn)以及載體，其對(duì)于社會(huì)中不同行業(yè)發(fā)展有一定作用。檔案需要安排專門人員進(jìn)行保護(hù)，特別是紙質(zhì)檔案，其會(huì)受到溫度、濕度等影響，導(dǎo)致紙張檔案受損，因此，應(yīng)對(duì)于檔案管理工作加強(qiáng)關(guān)注，及時(shí)運(yùn)用新型技術(shù)處理紙張問(wèn)題，并明確紙質(zhì)檔案出現(xiàn)問(wèn)題的原因，從源頭上杜絕紙質(zhì)檔案的破壞。本文主要根據(jù)檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)的現(xiàn)狀，闡述做好檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)策略，并提出相關(guān)建議。

一、研究的對(duì)象與方法

本課題研究的對(duì)象是檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作。研究的方法是運(yùn)用針對(duì)性解決問(wèn)題的模式，就是依據(jù)已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題尋找原因，并提出解決策略。在檔案保護(hù)中的體現(xiàn)就是：一旦檔案室內(nèi)出現(xiàn)紙質(zhì)檔案破損問(wèn)題，就應(yīng)尋找與之相關(guān)的因素，由于不同檔案場(chǎng)所以及情況不一，因此，其處理措施也不盡相同，但是總體來(lái)說(shuō)，檔案破壞的基本原因是光照、濕度、溫度、人員素質(zhì)以及意識(shí)問(wèn)題、管理方式、監(jiān)督不力等問(wèn)題，研究人員可以根據(jù)研究對(duì)象采取對(duì)應(yīng)的處理的策略。

二、檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)中目前存在的問(wèn)題

1.檔案紙張損壞

紙質(zhì)檔案若是保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，就會(huì)產(chǎn)生紙張損壞問(wèn)題，這就對(duì)檔案保存造成一定影響。如何做好檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作是一個(gè)難題。經(jīng)過(guò)調(diào)查，多數(shù)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破壞一個(gè)關(guān)鍵原因就是檔案室內(nèi)的環(huán)境，室內(nèi)的不同因素導(dǎo)致酸性物質(zhì)的產(chǎn)生，例如灰塵、溫度、濕度、制造紙張運(yùn)用的化學(xué)問(wèn)題，這對(duì)檔案室進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存極為不利。

2.檔案保護(hù)手段落后

現(xiàn)階段，經(jīng)常產(chǎn)生紙質(zhì)檔案保護(hù)問(wèn)題，這就導(dǎo)致檔案管理的工作遇到重重阻礙。由于檔案管理存在一定滯后性，但是多數(shù)管理人員依然按照以往檔案管理方式進(jìn)行工作，其可能會(huì)造成紙質(zhì)檔案破損的概率提升。因此，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)不斷探索，積極創(chuàng)新新型紙質(zhì)檔案管理策略，使紙質(zhì)檔案可得到有效保護(hù)。

3.檔案人員基本素質(zhì)以及管理意識(shí)欠缺

目前，檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的開(kāi)展一直深受不同單位的重視，但是依然會(huì)發(fā)現(xiàn)有很多檔案破壞，究其根本，多是由于管理人員本身對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在一定欠缺，多數(shù)人員對(duì)紙質(zhì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足，另外，部分工作人員對(duì)于檔案紙質(zhì)管理的基本技能不足，造成在工作中無(wú)法全面發(fā)揮管理的職能，也會(huì)導(dǎo)致部分室內(nèi)的檔案產(chǎn)生損壞。一旦出現(xiàn)檔案保護(hù)方面案例，檔案人員就應(yīng)了解其出現(xiàn)紙質(zhì)破壞的根本原因，提出解決策略。

三、如何做好檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作

1.明確紙質(zhì)檔案保存標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理人員在對(duì)檔案室內(nèi)的不同指標(biāo)進(jìn)行設(shè)置，應(yīng)先了解紙質(zhì)檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)，熟悉其對(duì)于溫度、濕度以及光照的要求，可以安裝自動(dòng)化的相關(guān)裝置，其可對(duì)于室內(nèi)的溫度以及濕度進(jìn)行必要控制。一般來(lái)說(shuō)，檔案室內(nèi)的溫度標(biāo)準(zhǔn)一般是在12℃到24℃，濕度則應(yīng)控制在45%到60% 之間。

2.紙質(zhì)檔案管理中監(jiān)督制度的落實(shí)

檔案保護(hù)工作是檔案室必不可少的一部分?，F(xiàn)階段，對(duì)不同部門檔案保護(hù)依然是企業(yè)應(yīng)關(guān)注的一個(gè)難題，監(jiān)督制度的不完善，這對(duì)保護(hù)紙質(zhì)檔案工作開(kāi)展會(huì)存在一定的制約，應(yīng)先改善監(jiān)督制度，及時(shí)了解檔案室內(nèi)的情況。若發(fā)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)內(nèi)容出現(xiàn)一定疑問(wèn)或是紙質(zhì)破壞，就需要實(shí)施針對(duì)性處理。監(jiān)督制度履行應(yīng)定期進(jìn)行，及時(shí)了解紙質(zhì)檔案的保存數(shù)據(jù)，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步完善，確保監(jiān)督工作執(zhí)行的有效性。在監(jiān)督紙質(zhì)檔案保護(hù)工作中，需要及時(shí)明確檔案室內(nèi)部環(huán)境。若是環(huán)境溫度設(shè)置存在差距、空氣問(wèn)題，就需要及時(shí)處理，避免紙張檔案的損壞。另外，還應(yīng)依照監(jiān)督制度的獎(jiǎng)懲制度對(duì)于部分工作人員進(jìn)行鼓勵(lì)。若是經(jīng)過(guò)一段時(shí)間檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理良好，紙質(zhì)檔案無(wú)任何破壞，就需要進(jìn)行針對(duì)性檢查與處理，及時(shí)鼓勵(lì)相關(guān)人員的工作。反之，如果在定期檢查檔案后出現(xiàn)較為嚴(yán)重的紙質(zhì)檔案破損問(wèn)題，就應(yīng)依照監(jiān)督制度內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)懲罰，并對(duì)這類工作人員的專業(yè)管理知識(shí)提出一定要求，使其可以了解檔案保護(hù)相關(guān)注意事項(xiàng)，確保紙質(zhì)檔案保存的質(zhì)量，防止不必要的紙質(zhì)破壞問(wèn)題的產(chǎn)生。

3.影響紙質(zhì)檔案保存的關(guān)鍵因素及處理

對(duì)于紙質(zhì)檔案保存會(huì)產(chǎn)生影響的因素有光照、溫度、濕度、害蟲(chóng)、化學(xué)物等。檔案室檔案保護(hù)是紙質(zhì)檔案保存需要重視的一個(gè)問(wèn)題，由于紙質(zhì)檔案的材質(zhì)，一旦時(shí)間一長(zhǎng)，可能會(huì)由于檔案室的潮濕或是其他問(wèn)題，導(dǎo)致檔案室的紙質(zhì)老化或是腐爛，檔案變得比較模糊，難以辨認(rèn)，這就會(huì)對(duì)檔案查閱造成一定的麻煩。因此，在對(duì)檔案保存中，應(yīng)避免光照。如果光照時(shí)間超過(guò)一定限度，紙質(zhì)檔案就會(huì)有傷害，需將檔案室的窗戶縮小，達(dá)到避光的目標(biāo)。在對(duì)于檔案室建設(shè)中，明確設(shè)計(jì)的窗戶朝向。通常來(lái)說(shuō)，環(huán)形走廊設(shè)計(jì)的檔案室內(nèi)可以減少陽(yáng)光直射對(duì)于紙質(zhì)檔案的破壞。另外，在檔案室窗戶設(shè)計(jì)方面，可以利用紫外線預(yù)防措施，將毛玻璃在窗戶上設(shè)置。另外，在檔案室內(nèi)，通過(guò)有害氣體吸收設(shè)備的安裝，可以對(duì)室內(nèi)的空氣有凈化效果，確保室內(nèi)空氣純凈，減少由于室內(nèi)的有害氣體對(duì)于紙質(zhì)檔案的損害。紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的檔案室，濕度與溫度都會(huì)對(duì)檔案保存的壽命有一定影響，若是室內(nèi)濕度過(guò)高，其會(huì)促使氧氣與金屬離子接觸，并出現(xiàn)氧化感應(yīng)。因此，

四、筆者提出的檔案室的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的改善建議

1.重視檔案保護(hù)技術(shù)的運(yùn)用

檔案保護(hù)工作的開(kāi)展應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷運(yùn)用新型技術(shù)處理紙質(zhì)檔案中存在的不利因素。檔案保護(hù)人員在利用新型技術(shù)處理紙質(zhì)檔案中的一些問(wèn)題時(shí)，可以將檔案實(shí)施科學(xué)記錄，保證后期查閱的方便，例如圖1 中某企業(yè)電力業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建立，可將檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行必要處理，了解紙質(zhì)檔案相關(guān)信息。另外，可以將紙質(zhì)檔案內(nèi)容輸入網(wǎng)絡(luò)方案系統(tǒng)中，以便可以之后對(duì)于已經(jīng)破壞的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)，避免由于紙質(zhì)檔案的損壞，無(wú)法找到檔案資料，這對(duì)檔案保護(hù)工作開(kāi)展會(huì)造成比較大的麻煩，也不利于后期檔案保護(hù)工作的進(jìn)行。由于紙質(zhì)檔案的材料運(yùn)用比較特殊，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案保存中，需了解檔案資料已經(jīng)丟失以及破損情形，并及時(shí)處理。而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)可以防止這類情況的產(chǎn)生。運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案室內(nèi)的紙質(zhì)檔案保護(hù)，確保其得到有效保護(hù)。相關(guān)人員應(yīng)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。若是后期在紙質(zhì)檔案保護(hù)工作中發(fā)現(xiàn)有文件缺失、損壞等，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以有效彌補(bǔ)紙質(zhì)保存檔案存在的不足。

2.提升管理人員基本素質(zhì)

檔案管理的工作質(zhì)量提升，與工作人員的管理效果密不可分。增強(qiáng)管理意識(shí)，可以讓管理人員更加明確紙質(zhì)檔案的核心價(jià)值，并積極參與檔案管理工作的開(kāi)展。若管理人員是在進(jìn)行檔案管理考核中發(fā)現(xiàn)紙張受損比較嚴(yán)重，就應(yīng)對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行教育，加強(qiáng)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要包括紙質(zhì)保護(hù)主要注意的因素、以及室內(nèi)若產(chǎn)生光照、溫度、濕度等問(wèn)題，應(yīng)該采取的預(yù)防措施、積極預(yù)防室內(nèi)可能出現(xiàn)的檔案破損問(wèn)題，減少由于人員的技能不足造成的紙張檔案破壞問(wèn)題。另外，不同部門應(yīng)對(duì)檔案管理加強(qiáng)重視，了解檔案管理的不同步驟與流程，增強(qiáng)工作人員對(duì)于紙質(zhì)檔案保存認(rèn)識(shí)，了解檔案對(duì)于不同人員的價(jià)值，使其對(duì)于檔案管理工作更加關(guān)注。及時(shí)反省，明確自身在檔案管理中存在的問(wèn)題，并根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容不斷改善，將自身的室內(nèi)紙質(zhì)檔案的管理技能提高，保證紙質(zhì)檔案的保存合理，進(jìn)而增強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理效果。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案室內(nèi)的紙質(zhì)檔案保護(hù)工作是檔案保存的一個(gè)關(guān)鍵，在檔案管理工作進(jìn)行中，若是發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案破損，就需要深入研究其出現(xiàn)破損的關(guān)鍵原因，并提出針對(duì)性解決策略，避免更多紙質(zhì)檔案問(wèn)題產(chǎn)生。另外，增強(qiáng)檔案保護(hù)人員的管理意識(shí)與基本素質(zhì)，使其可以了解紙質(zhì)檔案對(duì)于部分人員的價(jià)值，并積極投入檔案保護(hù)工作中來(lái)，保障檔案保存的的科學(xué)性。如果經(jīng)過(guò)了解發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案破損的原因是管理方式的問(wèn)題，就應(yīng)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，其對(duì)于之后檔案室內(nèi)的已經(jīng)損壞的檔案資料提供數(shù)據(jù)支持，確保檔案管理工作順利進(jìn)行。

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（作者單位：聊城市光明眼科醫(yī)院）