國(guó)企改制過程中檔案管理現(xiàn)狀與改進(jìn)策略研究

周翊

摘 要 從20世紀(jì)90年代起，國(guó)有企業(yè)為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，開始了企業(yè)體制和經(jīng)營(yíng)方式的大轉(zhuǎn)變。檔案管理工作是國(guó)企管理中不可分割的一部分，國(guó)企轉(zhuǎn)換經(jīng)營(yíng)機(jī)制，國(guó)企的檔案管理工作也應(yīng)該隨之轉(zhuǎn)換相應(yīng)的管理模式。系統(tǒng)、完整、科學(xué)的國(guó)企檔案是改制后新企業(yè)運(yùn)行的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和企業(yè)做大做強(qiáng)源源不斷的動(dòng)力。因?yàn)閲?guó)企檔案具有一定的特殊性，因而增加了改制檔案管理難度。本文從分析國(guó)企檔案管理特點(diǎn)和國(guó)企改制對(duì)檔案管理的影響入手，研究國(guó)企改制檔案管理現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的改進(jìn)策略，以期為相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞 國(guó)企改制 檔案管理 現(xiàn)狀 改進(jìn)策略

國(guó)企改制是國(guó)有獨(dú)資企業(yè)或控股企業(yè)為了適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，企業(yè)體制和經(jīng)營(yíng)管理方式發(fā)生改變，形成國(guó)有股份制企業(yè)或中外合資企業(yè)等。國(guó)企改制通過重組、兼并和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓等多種形式進(jìn)行，國(guó)企改制涉及內(nèi)容多、過程復(fù)雜，給各方面工作帶來了較大影響。

一、國(guó)企改制檔案管理相關(guān)概述

（一）國(guó)企檔案管理特點(diǎn)

1.非公共性

國(guó)企檔案是國(guó)企自身在長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中積累的財(cái)產(chǎn)，歸國(guó)企自身所有。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各級(jí)地方政府和企業(yè)上級(jí)主管部門隨意無償調(diào)用國(guó)企檔案的現(xiàn)象已經(jīng)一去不復(fù)返了。國(guó)企檔案中包含了企業(yè)管理文化、企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估與處置、人員安置與遺留等多方面的問題，其中還涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的商業(yè)秘密、客戶信息、科技創(chuàng)新、國(guó)企知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的內(nèi)容，這些不可公開的內(nèi)容是國(guó)企經(jīng)濟(jì)利益的生命線，是不能泄漏的。法律上明文規(guī)定，任何社會(huì)組織和個(gè)人都不能無償利用國(guó)企檔案，國(guó)企有權(quán)拒絕或限制他人翻閱本單位檔案，除非雙方有合同協(xié)議或征得了國(guó)企的同意。[1]因此，在改制過程中，需要明確此類非公共性檔案的所有權(quán)。

2.封閉性

國(guó)企作為商業(yè)類經(jīng)濟(jì)組織，它的生存和發(fā)展也適用于優(yōu)勝劣汰競(jìng)爭(zhēng)法則。國(guó)企檔案中有一部分檔案牽涉企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)能力與規(guī)模、科技創(chuàng)新、財(cái)務(wù)實(shí)力等內(nèi)容，它們與企業(yè)能夠占據(jù)多大的市場(chǎng)份額、擁有多大的盈利范圍息息相關(guān)，是企業(yè)生存與發(fā)展的生命線，是成千上萬人的飯碗里是否有米的問題。所以，在國(guó)企改制中，需要對(duì)具有商業(yè)價(jià)值以及具有較高機(jī)密性的信息采取封閉性保護(hù)措施，避免行為不軌者獲取此類信息從中漁利，從而給國(guó)企本身或國(guó)家造成利益侵害。因此，國(guó)企檔案具有相對(duì)的封閉性。

3.時(shí)限性

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步。國(guó)企檔案中，有些檔案會(huì)因?yàn)闀r(shí)代變遷、社會(huì)發(fā)展、科技創(chuàng)新等因素逐漸失去自身的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，而讓歷史研究?jī)r(jià)值陡然上升。這些資料檔案將會(huì)作為代表我國(guó)國(guó)企發(fā)展、體現(xiàn)我國(guó)歷史特點(diǎn)的歷史資料加以收藏，國(guó)企將依照相關(guān)法律向我國(guó)檔案館移交，以便對(duì)社會(huì)公眾開放或進(jìn)行歷史文化研究。

（二）國(guó)企改制給檔案管理帶來的影響

1.國(guó)企改制工作快速推進(jìn)帶來的影響

（1）檔案材料移交不全。國(guó)企地域分布和經(jīng)營(yíng)行業(yè)不同，企業(yè)規(guī)模大小不一，所以檔案管理方式千差萬別。而國(guó)企改制工作又在快速推進(jìn)，勢(shì)必造成檔案材料整理倉促，許多檔案信息無法在短時(shí)間內(nèi)得到有效整理和歸類，進(jìn)而造成檔案材料移交過程中材料移交不全的糟糕情況。

（2）檔案管理人才短缺。國(guó)企改制工作推進(jìn)時(shí)間短，而國(guó)企檔案資料涉及內(nèi)容多、范圍廣，檔案材料又過于分散，這種情況加大了檔案整理和甄別方面的人員數(shù)量需求。而熟悉國(guó)企檔案資料的相關(guān)專業(yè)人員有限，人才短缺問題成為影響檔案整理和歸檔工作質(zhì)量的重要因素。因此，企業(yè)在精簡(jiǎn)非生產(chǎn)人員的同時(shí)，為了提高企業(yè)的檔案管理水平，應(yīng)該招聘更多的優(yōu)秀專業(yè)人才，補(bǔ)足檔案管理中的短板。

2.國(guó)企改制工作細(xì)化不足帶來的影響

（1）檔案留存界定標(biāo)準(zhǔn)不清晰。國(guó)企在長(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中積累了大量檔案資料，其中包括國(guó)企的品牌資料以及國(guó)企在國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展中取得的業(yè)績(jī)，這些材料都具有較高的歷史價(jià)值。在國(guó)企改制中，這些檔案信息資料歷史價(jià)值的界定并不具備清晰的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案移交中，針對(duì)此類材料存在較大爭(zhēng)議和顧慮。

（2）管理費(fèi)用解決困難。國(guó)企檔案需要進(jìn)行重新整理和價(jià)值鑒定，對(duì)不同類型的檔案要做好移交工作，整個(gè)過程需要由專業(yè)人員參與和多個(gè)檔案相關(guān)部門配合。因此，國(guó)企改制后，檔案管理工作面臨著檔案管理經(jīng)費(fèi)的巨大缺口，國(guó)企檔案管理經(jīng)費(fèi)需要從專款中支出。但在實(shí)際工作中，此類費(fèi)用缺乏明確的制度依據(jù)，進(jìn)而造成管理費(fèi)用解決難的問題，影響到國(guó)企檔案管理效率。

3.國(guó)企改制人員變動(dòng)頻繁帶來的影響

國(guó)企檔案資料存在非公共性、封閉性和時(shí)限性特點(diǎn)，檔案信息資料的甄別、整理和歸檔工作需要專業(yè)的檔案管理工作人員進(jìn)行。國(guó)企經(jīng)過改制后，人員變動(dòng)較為頻繁，新老更替情況較為嚴(yán)重，許多擁有工作經(jīng)驗(yàn)的員工被調(diào)離原有工作崗位或退休離崗，而新補(bǔ)充進(jìn)來的檔案管理工作人員在經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能方面存在嚴(yán)重的不足，需要企業(yè)加以培訓(xùn)并在實(shí)際工作中鍛煉，這種狀況影響到了國(guó)企改制檔案管理工作效率。

二、國(guó)企改制檔案管理現(xiàn)狀

（一）國(guó)企改制檔案歸集與整理工作存在緊迫性

企業(yè)發(fā)展切忌走重復(fù)的彎路、老路，這就需要繼承、借鑒和利用前人的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)和技術(shù)。前人的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)和技術(shù)就裝在國(guó)企檔案信息資料中，這就注定了這些檔案材料具有較高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和歷史價(jià)值。目前，企業(yè)對(duì)檔案信息的需求不斷擴(kuò)大，對(duì)信息的要求越來越多樣化，也越來越復(fù)雜。然而，受到國(guó)企改制工作的影響，許多檔案資料整理和歸檔工作受到影響，檔案信息資料無法得到有效管理。一方面，不利于國(guó)企檔案資料的充分利用，另一方面加大了檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)。因此，國(guó)企檔案管理工作存在緊迫性。[2]

（二）國(guó)企改制檔案管理效率有待提高

當(dāng)前，國(guó)企檔案信息資料甄別和歸檔等工作受到改制后人員更替因素的影響，工作效率和管理工作的準(zhǔn)確性方面存在較大的提升空間。因此，國(guó)企改制檔案管理中，需要結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展，完善檔案管理機(jī)制，規(guī)范管理流程，優(yōu)化國(guó)企檔案管理手段，從而提高國(guó)企改制檔案管理效率。

（三）國(guó)企改制檔案管理設(shè)施投入不足

國(guó)企改制檔案管理設(shè)施不足是普遍存在的問題，檔案管理部門屬于非營(yíng)利性服務(wù)機(jī)構(gòu)，服務(wù)費(fèi)和管理費(fèi)所得有限。[3]一方面，需要加大資金投入，增加檔案管理硬件設(shè)施;另一方面，需要優(yōu)化管理模式，減少檔案管理對(duì)硬件設(shè)施的依賴。

三、國(guó)企改制檔案管理改進(jìn)策略

（一）實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理

要提高國(guó)企改制檔案管理效率，需要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)方面的資金投入，優(yōu)化檔案管理硬件設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、電子文件管理系統(tǒng)以及系統(tǒng)軟件建設(shè)等，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理和集約式管理，建立企業(yè)檔案信息管理中心，盡快理清檔案管理工作脈絡(luò)，這樣能夠使分散的檔案管理資源得到統(tǒng)一管理、高效利用。此外，通過統(tǒng)一管理還有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)服務(wù)功能，促進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新和升級(jí)。[4]

（二）加快檔案信息化管理

在加快國(guó)企改制檔案甄別整理和歸檔的同時(shí)，要利用智能識(shí)別技術(shù)將紙質(zhì)檔案向數(shù)字化電子檔案轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。[4]這樣不但能夠降低紙質(zhì)檔案對(duì)空間資源的占用，還能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的安全性和便捷性，增強(qiáng)檔案服務(wù)功能，同時(shí)還能降低檔案管理對(duì)專業(yè)人才的占用，進(jìn)而提高檔案管理工作效率。

（三）利用先進(jìn)科技提高管理效率

國(guó)企改制檔案整理和歸檔中，要加大對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，將智能文字或語言識(shí)別技術(shù)以及大數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到檔案歸檔管理工作中，優(yōu)化檔案整理和歸檔流程，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

四、結(jié)語

深化國(guó)企改革，增強(qiáng)國(guó)企活力是我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展的必然趨勢(shì)。國(guó)企改制后更需加強(qiáng)檔案管理以促進(jìn)管理工作的科學(xué)化，這就給檔案管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為國(guó)企改制檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇。大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，加快國(guó)企改制檔案管理工作整合，積極推進(jìn)檔案工作信息化管理，將智能技術(shù)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理具體工作中去，不僅能夠提高檔案管理工作效率，還能提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，從而更好地為企業(yè)管理服務(wù)，推動(dòng)企業(yè)管理走上現(xiàn)代化、科學(xué)化的道路。

（作者單位為重慶松藻煤電有限責(zé)任公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 黎廣培.國(guó)企改制檔案管理現(xiàn)狀分析與改進(jìn)策略研究[J].東方企業(yè)文化，2015（16）：147-148.

[2] 張璇.國(guó)企改制重組中的檔案管理現(xiàn)狀分析與改進(jìn)策略[J].經(jīng)濟(jì)管理（全文版），2016（4）：89.

[3] 貫媛媛.國(guó)企改制現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2016（13）：187.

[4] 韓宇歆.企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究[C].決策論壇——決策理論與方法研究學(xué)術(shù)研討會(huì)，2016.