智慧校園背景下高校辦公室檔案管理工作優化措施

侯明

【摘要】當前，隨著科學技術的快速發展，物聯網時代已經到來，很多高校逐漸實現智慧校園構建，在這種背景下，高校各項管理工作更為便捷，有助于推動高校健康持續發展。辦公室檔案管理工作是高校中的重要工作，做好辦公室檔案管理，能夠為相關人員更好地運用檔案信息提供便利。當前很多高校辦公室檔案管理工作并不科學，存在諸多問題，亟待優化。本文對這些問題進行總結，并提出一系列優化措施。

【關鍵詞】智慧校園;物聯網;辦公室;檔案管理;問題;優化措施

一、智慧校園的概述

（一）智慧校園的含義。智慧校園指的是以物聯網為基礎的智慧化的校園工作、生活、學習一體化環境，該環境將各種應用服務系統作為載體，將校園管理、科研、教學等融為一體。具體來看，智慧校園指的是將信息技術與教育教學有效融合，以提升教學效果為主要目的，將大數據、云計算以及物聯網等作為核心，提供一種網絡化、數據化、智慧型、協作型于一體的管理、科研、教學服務，并對教學過程、教育管理過程等進行有效預測的學習環境。

（二）智慧校園為高校辦公室檔案管理工作帶來的優勢。智慧校園為師生更好地開展學習和工作帶來了便利，營造了一種智慧化的環境，如此檔案管理人員在開展檔案管理時具有更大的便利。比如，可以通過互聯網對高校各個部門的信息進行搜集，實時進行信息更新，并做好信息的歸類等，從而提升檔案管理的效率。同時，還可以借助于物聯網實現檔案的精細化分類，將紙質檔案掃描成電子檔案，更好地進行保存，提升檔案的存續期。另外，智慧校園還能夠推動檔案信息的流通，高校的各位師生可以借助于物聯網、互聯網等對相關的檔案信息進行查看，規避傳統模式下手工查看的缺陷，為檔案信息得以更好運用提供了便利。

二、當前高校辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理的方式較為老化。高校辦公室檔案管理工作是一項十分重要的工作，但是當前很多人員對檔案管理的重視度并不高，相關領導僅僅將注意力放在教學以及各個部門的管理上，沒有對檔案管理進行更為全面的分析，也不注重這項工作的開展。這就導致檔案管理人員對自身的工作沒有一個深刻的認識，在實際管理中所采用的方式較為老化，長時間運用傳統的模式開展管理，不僅會導致檔案管理效率低下，而且任務量較重，影響了工作的積極性。同時，檔案管理工作離不開各個部門的協助，然而實際情況下很多部門都不注重對檔案人員進行協助，導致檔案管理者的每一項工作都面臨著繁瑣的程序，存在極大的困難，不利于檔案管理效果的提升。

（二）檔案管理機制不完善。良好的檔案管理機制，能夠為高校檔案管理工作的更好開展保駕護航，規范檔案管理的流程，推動檔案管理取得更好的效果。然而當前我國很多高校所構建的檔案管理機制并不完善，沒有隨著時代的發展及時進行檔案管理機制的調整，影響了檔案管理的效果。比如，檔案管理制度規定過于籠統，沒有對每一項管理工作進行細化，無法為管理人員的行為進行更為全面的約束。

（三）檔案管理人員技能有待提升。檔案管理人員技能高低直接影響了檔案管理的效果，當前我國很多高校檔案管理人員的技能有待提升，在實際管理中僅僅采用傳統的模式，以紙質檔案管理為基礎，如此導致檔案管理工作效率低下。很多檔案管理人員對計算機不夠了解，無法借助于計算機來開展工作，不利于檔案管理工作更好進行。

三、高校辦公室檔案管理工作優化措施

（一）優化檔案管理方式。智慧校園背景下，高校辦公室檔案管理人員應當對自身的檔案管理方式進行優化，積極對計算機以及物聯網進行運用，不斷提升檔案管理的效果。比如，可以借助于相關的系統對各個方面的信息進行搜集，并做好檔案信息的匯總與分類，為師生提供更多的便利，提升檔案的管理效率和利用效率。還要將傳統紙質檔案掃描為電子檔案，并做好備份，對各個方面的檔案進行劃分，以便更為清晰地保存檔案。

（二）創新檔案管理機制。在智慧校園背景下，高校應當對自身的檔案管理機制進行健全和完善，確保檔案管理機制與當前高校的發展變化相吻合，推動檔案管理各個步驟穩定開展，從材料初始化、整理、搜集、歸類、加工到最終的入檔等一條龍實施，提升檔案管理的專業化和標準化程度。要通過檔案管理機制的創新使高校辦公室檔案管理工作得到真正落實，使其更為科學與專業。比如，要通過機制的制定對檔案歸納的源頭進行控制，對于那些不全面、不真實的檔案要及時打回去，避免源頭上出現問題。而在檔案檢索的時候，要安排專人進行，避免出現信息泄露或者其他的情況。

（三）加強人才隊伍建設。為了提升高校檔案管理的效果，必須要對檔案管理人員進行技能培訓，使其具備更高的技能，從而有效對互聯網、物聯網進行運用，滿足智慧校園的發展需求。這就要求高校領導要定期對檔案管理者進行專業化知識培訓，或者聘請相關的專家到校開展培訓。同時還要構建相關的激勵措施，鼓勵檔案管理人員進行新知識學習，提升計算機技能，滿足工作需要。

四、結束語

智慧校園的構建，為高校辦公室檔案管理工作帶來了便利，同時也為檔案管理人員提出了更高的要求，只有加強檔案管理人員培訓，并做好檔案管理機制的構建，優化檔案管理方式，才能夠適應智慧校園的發展，推動檔案管理工作取得更好的效果。

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