如何提升煙草企業人事檔案管理工作的質量

王強

【摘要】本文基于作者自身的實際工作經驗與學習認識，首先簡單分析了煙草企業人事檔案管理的重要性，然后就如何提升煙草企業人事檔案管理工作的質量，提出建議，以期能為相關工作的實踐提供參考。

【關鍵詞】煙草企業;人事檔案管理;策略

當前，煙草企業不僅要做好自身的生產、運營工作，同時還要重視人事檔案管理工作的開展，將其作為一個關鍵的課題，積極加強相關的研究、探討與實踐，深入認識人事檔案管理的重要性，并改進、優化人事檔案管理措施，提升人事檔案管理工作的質量，如此才更有利于企業的發展。

一、煙草企業人事檔案管理工作的重要性

（一）為企業人力資源管理工作提供重要參考和依據。通過人事檔案管理，能夠為企業人力資源管理的推進，提供翔實、豐富、完整的參考和依據，為企業決策層的人員選拔工作提供重要參考，并以經過嚴格核實和員工自己確認的歷史記錄和真實數據，為人力資源管理工作的客觀性、合理性乃至公平、公正性提供保證，從而促進企業的人才隊伍建設。

（二）為企業行政管理工作提供重要輔助和支撐。行政管理是煙草企業整體運營管理的主線，一切生產經營工作、計劃落實，都依靠行政管理的高效運作，可以說企業的行政管理工作效率越高，企業的生產運營效率也就越高。而通過人事檔案管理，則能夠為企業行政管理工作的開展提供具有較高價值的資料和數據的輔助支撐，如行政管理工作決策，在很多時候需要結合企業員工隊伍的年齡、性別、參加工作時間、工作履歷、學歷、專業技術職稱、行業內的職業技能等級等具體情況，這時候高質量的人事檔案管理，顯得至關重要。

（三）為企業生產資源的優化配置提供重要支持。科學、合理的資源配置，能夠提高企業的生產效率、生產質量以及經營效益。對于煙草企業來說，其生產資源主要包括了技術、設備、設施以及人才，其中又以人才為最主要的生產資源，對企業的生產和經營影響最大。通過嚴格審慎的人事檔案管理，能夠幫助企業更加客觀、準確地分析、辨別、認識和評價人才，更為全面和準確地把握人才多個維度的素質、能力、特長，從而結合行政道、專業技術道、職業技能道、先進模范道“四道”建設，對他們因才施策培養和任用，實現企業合理的人才梯隊建設目標，達到優化企業生產資源配置，提高企業生產效率、生產質量以及經營效益的目的。

二、提升煙草企業人事檔案管理工作質量的策略

（一）提高對人事檔案管理的重視與投入力度。一方面，近年來行業越來越嚴格的規范經營要求和不斷提升的年度稅利目標任務，使煙草企業尤其是煙草商業企業的煙草專賣執法和卷煙銷售工作面臨前所未有競爭態勢和壓力，煙草企業的規范意識、競爭意識越來越強，在符合規范性要求的前提下，不斷從各方面增強自身的市場競爭力，以適應日趨激烈的市場競爭形勢，但大多數煙草企業將自身競爭力建設集中在辦公以及執法的技術、設施、裝備的配備以及多方位開展市場營銷工作方面，忽視了其他因素對自身市場競爭力的影響，如在人事檔案管理這一塊便是如此。針對這樣的問題，當前的煙草企業領導、管理人員，必須要開闊自身管理思想、管理眼界，用更加宏觀的思維來思考競爭力建設問題，尤其要認識到人事檔案管理可能對企業人力資源管理、生產資源配置優化帶來的影響，這些都關系到企業市場競爭力的高低。從而提高對人事檔案管理的重視與投入力度，在工作環境、條件、人才、制度等等方面，予以改進和完善，營造良好的人事檔案管理工作氛圍，切實、有效地推進人事檔案管理工作。

（二）健全人事檔案管理工作方面的制度建設。煙草企業人事檔案管理工作的規范、有序推進，必須要有制度的指導、規范與約束，這一點是非常必要的，因為只有以明確、科學且具有操作性的制度作為依據，各項人事檔案管理工作才能更為有效落實。煙草企業應當明確人事檔案管理的內容，如職工履歷表、干部履歷表、工作鑒定、學習鑒定、年度考核表、畢業成績表、職稱評定審批表、已發表論文和科研成果材料、政治歷史審查資料、體檢表、工會會員登記表以及有價值的學習總結體會等，都必須囊括在內，盡量詳細、翔實。同時還要以《檔案法》以及其他的相關政策為基礎，結合自身的實際工作情況，對人事檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個工作環節的標準，制定詳細而明確的規定，乃至檔案的保管期限、保密、調閱、銷毀等，都需要進行相應的工作標準、要求說明，為檔案管理工作的實踐提供指導。所有的檔案管理工作制度一經確定，便需要嚴格執行、落實，一旦出現違規行為必須嚴肅處理和糾正，從而切實提高檔案管理的規范化水平。應當建立明確的人事檔案管理工作責權體系，將相關的工作職責、責任、權利等，細化到各個檔案管理工作崗位，并制定相應的工作標準、考核指標，最終保證人事檔案管理工作得以規范、有序和高效推進。

（三）優化人事檔案管理工作的環境、條件。為了能夠更好地開展煙草企業人事檔案管理工作，我們必須要盡力優化人事檔案管理工作的環境、條件，例如至少要設立專門的人事檔案管理工作室，與其他企業檔案的管理嚴格區分開來，室內要嚴格控制溫度、濕度，注意防水、防火。另外還要配置符合當前檔案管理工作需求的各類信息化設備，如計算機、監控設備、掃描儀、局域網，以推進人事檔案管理的信息化進程，提高人事檔案管理的效率與質量。

（四）嘗試對人工智能和大數據技術的應用。當前，人工智能與大數據技術已經日趨成熟，并且已經被應用于多個社會行業、領域中，發揮了突出的作用。在如今的煙草企業人事檔案管理工作中，我們應當積極嘗試對人工智能和大數據技術的應用，例如可以通過該項技術，將企業的發展戰略規劃、人事檔案信息整合起來，進行全面、深入的分析，評價當前企業的人力資源現狀，有哪些優勢、哪些不足，應當如何進行人才的引進、培養和調整等等，為企業人力資源管理工作的開展和生產資源的配置優化，提供科學的參考依據，真正體現出人事檔案管理工作的現實價值。

（五）加強對檔案管理工作人員的教育、培訓工作。除了上面所提到的幾點之外，煙草企業還必須要加強對檔案管理工作人員的教育、培訓工作：一方面，要提高他們的責任意識、職業道德，使其能夠認識到自身工作的重要性，嚴格自律，嚴謹細致，堅持原則，端正自身的思想、態度，真正履行好自身工作職能;另一方面，要提高他們的業務能力，不僅要在檔案管理方面具有全面、深入的知識了解、能力掌握，同時在檔案管理信息化操作技能方面，也必須要熟悉，這樣才能使其更好地適應當前的檔案管理工作環境、條件，使其勝任力他們的工作，保證人事檔案管理工作的質量。

三、結語

人事檔案管理是煙草企業的一項重要工作內容，必須要引起企業的關注和重視，應當在認識人事檔案管理重要性的基礎上，通過對管理工作措施的策略優化，提升人事檔案管理工作的質量，體現人事檔案管理工作的價值，以促進企業長遠、穩定發展。

【參考文獻】

[1]鄒群.企業人事檔案管理工作的運用與創新[J].化工管理，2019（22）：5-6.

[2]張武昌.分析企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].勞動保障世界，2019（14）：6-8.

[3]王好萌，劉敬微.企業人事檔案管理的現狀與對策[J].勞動保障世界，2019（03）：61-62.