當前聲像檔案管理存在的問題及對策

王海燕

【摘要】聲像檔案是相當重要的一類檔案，和其他檔案有著巨大的差別，在管理過程之中需要對其進行重視。本文對當前聲像檔案管理存在的主要問題進行了分析，并在此基礎上突出了改進的措施，以期更好地對聲像檔案進行管理。

【關鍵詞】聲像檔案;檔案管理;歸檔

聲像檔案是檔案工作的一個重要門類，屬于專門檔案的一種。是立檔單位在其工作活動中直接形成的重要的聲像歷史記錄。當前，隨著機關辦公現代化、信息化的快速發展，機關工作形成的各類檔案中，聲像檔案越來越多，必須加以重視和加強管理。筆者通過對全市96個鎮（街道）和市直部門的檔案工作情況調查分析發現，聲像檔案的管理情況明顯滯后于文書檔案，普遍存在很多問題和不足，直接影響了檔案的齊全完整和保管利用。為此，結合實際情況就如何做好聲像檔案管理工作談幾點粗淺的認識。

一、當前聲像檔案管理存在的主要問題

與機關文書、科技等重要門類檔案相比，聲像檔案明顯沒有引起立檔單位足夠的重視，許多單位實際工作中明明形成很多聲像檔案材料，但實際能夠立卷歸檔的并不多。問題主要有以下三方面：

（一）聲像設備利用率不高。數字化普及大大加快了機關辦公自動化，與以前相比，機關事業單位聲像設備有了很大改善。在調查的96個單位中，95%以上的單位配備了多臺數碼相機和數碼攝像機，聲像設備無論是在數量還是質量上可以說比以前有質的飛躍，這為機關檔案工作的有效開展奠定了堅實的基礎。但由于多方面的原因，很多單位對聲像設備管理比較混亂。如有的單位統一放在辦公室，由辦公室統一管理、調配、使用、保管，有的放在有關領導和相關人員手中，有的則分散放在各科室或相關科室，沒有一套健全的管理使用制度，常常出現因有關科室或人員請假、外出等而不能利用相關設備的情況，給工作帶來很大不便?？傊瑳]有統一的管理制度，設備的利用率普遍不高。

（二）檔案意識淡薄，歸檔職責不清。聲像檔案產生的前期基本由單位負責宣傳或攝錄的人員承擔，并直接決定著聲像檔案的數量和質量。調查中發現，他們存在兩種思想認識上的誤區：其一，檔案概念不清。受傳統思想影響，機關大多數人認為檔案很神秘，只有那些政策規定、紅頭文件、會議材料等才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、聲像、光盤等，主要作用是為了新聞宣傳報道，只要拍完、錄完、上報就算完成任務了，不屬于單位的歸檔內容。其二，檔案歸屬不清。誤以為誰拍的照片就歸誰，哪個科室負責宣傳工作就歸哪個部門，由分工負責的相關科室或人員負責保管保存，留待以后工作查閱利用就行了，沒有按照國家檔案法律法規的要求，及時將這部分聲像檔案材料整理歸檔，或是及時移交給單位的文書處理部門統一立卷歸檔。

（三）歸檔的聲像檔案材料重點不突出，質量不高。負責此項工作的同志由于對歸檔聲像檔案材料的標準不甚了解，因而在具體拍攝中往往只為了達到宣傳目的，片面追求藝術性、特效性，而沒有考慮到檔案的系統性、準確性、完整性，導致歸檔的聲像檔案重點不突出、質量不高等。

二、造成聲像檔案管理混亂的主要原因分析

主要有以下幾點：一是管理制度不健全。聲像檔案沒有作為單位檔案工作的重要門類實行集中統一管理。二是檔案法制觀念不強。貫徹落實國家相關檔案業務規范不到位，聲像檔案不能及時完整歸檔。三是安全保管條件較差。由于缺少必要的經費保障，致使保管聲像檔案所必需的專業設施設備很難達到國家標準要求。四是聲像檔案收集起來困難較大。相關科室與檔案人員歸檔欠協調。五是重要檔案難收集。單位重大活動、重大項目的聲像檔案資料收集難度大。

三、加強聲像檔案管理工作的對策

（一）從提高檔案意識入手，實行依法治檔。實際中要做好以下兩方面工作：一是深入學習貫徹《檔案法》《檔案法實施辦法》《山東省檔案工作條例》等檔案法律法規，不斷提高全社會的檔案意識和各級領導依法治檔的自覺性，為檔案工作的健康發展營造良好的社會環境。二是提高全員檔案意識，形成良好的齊抓共管局面。通過宣傳，讓全體機關工作人員人人明白，檔案工作是保障和服務機關各項工作正常順利開展的重要基礎工作，檔案是一個單位的重要歷史發展記錄和寶貴文化財富，做好檔案工作功在當代，利在千秋，人人必須關心支持檔案工作，工作中只要涉及應歸檔的、應移交的聲像檔案，都應該主動擔當盡責，積極配合文秘主管部門或檔案部門及檔案人員自覺做好這項工作。

（二）在完善制度建設上下功夫，狠抓貫徹落實。沒有規矩不成方圓。要促使聲像檔案同機關文書檔案等一同走上制度化、規范化的軌道，健全制度、規范管理至關重要。各立檔單位要依據國家檔案局8號令和有關聲像檔案管理的規范標準，結合本單位實際，制定出本單位、本部門的《聲像檔案歸檔范圍和保管期限表》，并以紅頭文件的形式下發各科室貫徹執行。對機關工作中產生的聲像材料，要從形成、收集、歸檔到移交等各個環節都作出明確的規定，提出具體的要求，確保聲像檔案應收盡收，應歸盡歸，應交及時移交。

（三）把加強監督指導作為抓手，注重業務培訓。檔案行政管理部門要改變重文書檔案而輕專門檔案的片面做法，不斷加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理年度執法檢查的重點內容，依法將其列入檔案進館范圍，定期接收。同時，要運用和采取發文件、召開會議、檔案工作年度檢查、案卷質量評比、檔案執法檢查等方式方法，依法對各單位各部門的檔案工作進行監督指導，要把聲像檔案等專門檔案一同列入檢查范圍，加以監管和指導，對存在的問題和不足要及時指出，并提出建議，督促其限期整改。同時，注重業務培訓，采取上崗培訓、專業培訓、繼續教育培訓、學術討論會等形式，全面加強對專兼職檔案人員專業知識和技能的培訓，以滿足和適應新形勢下檔案工作持續健康發展的要求。?

（四）加大投入，改善條件，確保檔案安全保管。要積極爭取領導支持，不斷加大資金投入，配備必需的空調、去濕機、防磁柜、刻錄機等現代化檔案設施設備，建立起能達到“九防”要求的檔案室、庫。聲像檔案的保管條件不同于文書等其它門類載體檔案的保管要求，尤其對溫濕度、防磁等都有特殊的要求，為此，有條件的單位必須按照國家有關標準健全和改善聲像檔案保管條件，對沒條件或一時達不到安全保管條件的部門、單位也要積極采取委托代管、移交國家綜合檔案館等有效措施，確保聲像檔案的安全保存。

（五）主動作為，大力拓寬聲像檔案收集渠道。要實現聲像檔案收集齊全完整的目標，就必須廣開渠道，多措并舉，狠抓落實。就全市層面而言，國家綜合檔案館要依法對列入進館范圍的各單位聲像檔案與文書檔案一并接收進館，不斷豐富館藏，改善門類。就機關單位而言，辦公室或文秘主管部門要依法監督指導各相關科室做好聲像檔案及其他專門檔案的歸檔工作，按照國家規定及時向單位檔案室移交，統一保管利用。對全市的重大活動、重點項目等檔案資料，要堅持誰主辦、誰負責的原則，采取主辦部門單獨或是檔案部門協同參與的形式，負責聲像檔案的收集整理歸檔。另外，還要廣泛征集散存在社會或是個人手中有價值的聲像檔案，以豐富和彌補聲像檔案的不足。

聲像檔案不同于其他門類檔案，具有其他檔案所不能替代的更直接、更形象、更立體的記錄特性。因此，收集好、整理好、保管好、利用好聲像檔案，對一個單位、一個部門、一個地區各項工作的健康開展有著十分重要的歷史價值和現實意義，望能引起全社會和各級領導的高度重視和大力支持。