約哈里窗口模型下高校辦公室管理問題及對策

曾愛華

【摘要】高校辦公室管理在學校整體管理工作中具有非常重要的地位，影響著學校整體管理決策和服務的質量。本文以高校辦公室管理工作中的問題為研究切入點，運用約哈里窗口模型分析管理問題中的阻礙因素及其消解對策，力圖為行政管理研究領域提供一種新的思路和解決路徑。

【關鍵詞】約哈里窗口;高校辦公室管理;問題;對策

高校辦公室管理在學校整體管理工作中扮演著重要的角色，肩負著上傳下達、協調溝通和管理督辦的職能，是實現學校教學、科研和管理服務順利運行的重要機構。近年來，隨著教育事業的不斷發展，管理幅度逐步擴充，管理內容更加復雜，辦公室管理所需要應對的挑戰和問題也不斷增加，如崗位體系不夠健全，配置專業性尚待提高等矛盾日漸突出，影響了辦公室切實有效落實管理職能。因此對辦公室管理存在的問題進行思考，積極尋求解決之道，有利于更好地發揮高校辦公室職能，提升管理效能，促進各項工作順利有序開展，為學校持續健康發展提供有力的保障和支撐。

一、約哈里窗口模型

約哈里窗口（Johari windows）是1955年由美國心理學家約瑟夫·勒夫特（Joseph Luft）和哈里·英厄姆（Harry Ingram）共同提出的分析人際關系和媒介傳播的理論模型，也被稱為“信息交流過程管理工具”。該模型通過窗口式圖形，把人際傳播中知覺的心理模式，展示為人際互動信息交流中的四種區域：“開放區域（the open area）”指傳播各方的“我”均認為公開的信息;“盲目區域（the blind spot）”指傳播各方的“我”不知道的他人評價“我”的信息，即所謂“當局者迷，旁觀者清”;“隱蔽區域（the hidden facade）”指傳播各方的“我”沒有公開的私人的信息;“未知區域（the unknown area）”指傳播各方都不知曉的信息，如下圖所示。

各個區域的大小直接影響人際溝通傳播效果。積極傳播效果的取得有賴于傳播各方開放區域的大小。主動擴大開放區，有效回避盲區和隱蔽區，是取得積極溝通傳播的舉措。反之，盲區和隱蔽區增大，會阻礙溝通傳播的效果。現在，約哈里窗口已經被引入管理學和人力資源領域，廣泛用于信息溝通、團隊發展和組織動力等問題的研究。本文擬以約哈里窗口模型理論為基礎，研究高校辦公室管理工作中的問題，力圖為行政管理研究領域打開新的思路，切實提升高校辦公室管理服務的能力和水平。

二、約哈里窗口模型下高校辦公室管理問題

（一）盲目區域障礙。首先，盲目區域指傳統的高校辦公室管理體系自身的機制構建與協同效能不足的問題。高校辦公室管理范圍龐大，事務冗雜，但一直以來卻存在機制構建滯后的問題。崗位多但編制有限，行政人員一人身兼數職的現象比比皆是，閑人無所事事，忙人忙得不可開交，導致職責不明確，分工不均衡，工作人員易出現疲于應付的局面，影響工作規范高效運行。機制構建滯后使本應目標清晰、職能明確的辦公室管理進入了盲區。其次，部分高校辦公室缺乏一套系統健全的管理制度和完善的辦公制度，職責模糊不清，工作無章可循，靠上級下達任務，行政命令來完成工作和處理問題，極易導致管理人員的工作積極性不高，計劃性不強;并且缺乏有效的工作效果評估機制，影響工作效率與質量。這種協同管理效能不足的問題也形成了辦公室管理體系中的盲區。

（二）隱蔽區域障礙。隱蔽區域指高校辦公室管理體系信息化建設不足的問題。隨著信息化大潮的到來，社會正進入一個全方位的“互聯網+大數據”的新時代，這無疑對辦公室管理工作也提出了更高的要求。然而，傳統的高校辦公室管理由于資金和技術支持有限，辦公設備設施滯后，信息化建設不到位，軟件系統效能低，不同部門的信息數據無法共享，重要的信息陷入“隱蔽區”，出現多個“信息孤島”，降低了整體工作效率和協同辦公效能。此外，專業信息化管理人員在傳統高校辦公室配備不足，大部分行政管理人員不是信息化專業出身，加之繁瑣的工作限制了行政管理人員的培訓時間，從而導致在專業技術方面，無法保障信息化建設水平。這種辦公室管理的信息化建設不足間接“隱蔽”了大量高校的重要信息資源，阻礙了“開放窗口”的擴大，降低了工作效率，影響了行政管理的效果。

（三）未知區域障礙。未知區域指高校辦公室管理的人本體系建設中，人員的素質提升和職業發展。現代化教育背景下，高校辦公室工作人員應具備熟練的業務能力、扎實的工作作風和與時俱進的業務素養，才能滿足工作要求。由于高校辦公室工作事務繁雜，辦公室人員很少有外出培訓學習的機會，其發展性需求被忽視，未知提升空間受到阻礙。不少高校辦公室工作人員的學歷、專業程度和職業能力參差不齊，而不間斷專業學習與培訓機會的缺乏，更令自我提升空間受限，影響了辦公室職能的有效發揮。

三、高校辦公室管理問題應對策略

約哈里窗口理論認為，四種窗口模型的大小不是靜止的，而是動態變化的，達到最佳效果的方法就是不斷擴大開放區域范圍。隱蔽區域、盲目區域和未知區域都可以通過改變轉化，成為開放區域的一部分。

（一）減少盲目區域。針對約哈里窗口模型中的盲目區域障礙，主要應當通過積極主動構建高校辦公室管理機制，完善組織協同，構建高校管理體系，從而達到減少盲目區域，擴大開放區域，提升辦公室管理效能的目的。首先，應合理配置崗位編制。高校辦公室日常工作事務繁雜，面廣量大，且各類突發性、臨時性工作較多，應根據實際情況，適量增設相關行政管理編制，適度運用“人事代理”“人才借調、派遣”等人力資源管理模式，依類設崗，分工細化，明晰職責。合理完善的機制體系可以減少盲區，提升辦公室管理人員的工作自尊和自信，促使他們走入開放區域，激發工作潛能。其次，應加強組織制度協同，構建科學高效的管理體系。高校辦公室應建立起一套健全的管理制度，科學的規章和規范的工作流程，明晰崗位職責和任務分工，規范流程、分門別類將各項工作落實到崗，確保事事有章可循、有據可依，科學規范地開展各項工作。科學規范的管理體系可以讓辦公室管理各崗位走出盲區，明晰權責，并增進各崗位之間的相互協調配合，增進內部有效溝通，從而更好地提升工作效率和質量。再次，高校辦公室應建立健全績效制度，優化人員評價激勵體系。績效與評價激勵機制中，對于傳統考核標準要及時改進，應根據辦公室人員實際能力與工作成績，將硬性指標和彈性指標相結合，質性評價與量化考核相結合，把工作業績與績效獎勵、榮譽表彰和職稱晉升等有效掛鉤，充分體現工作價值。科學合理的績效與評價機制可以讓辦公室管理走出盲區，使管理人員走入開放區域，激發其工作潛能，從而提升管理服務質量與水平。

（二）縮小隱蔽區域。針對約哈里窗口模型中的隱蔽區域障礙，主要應通過積極建設高校辦公室信息化系統，建立信息共享機制，統籌各部體系，使信息互通，從而達到釋放隱蔽區域，擴大開放區域，提高辦公室行政管理效能的目的。隨著網絡信息技術的快速發展，高校辦公室管理信息化環境雖有所提高，但仍存在相當的提升和創新空間。高校辦公室應加強行政管理信息化建設，增加相關經費投入，建設網絡化管理體系，建立信息共享機制，實現各崗位的數據信息資源的互通交流，打破不同管理崗位的“信息孤島”，讓現代信息化終端設備實現高效的信息傳輸和多層次行政事務管理，為各部門協同一致、通達協調、加強合作提供便利條件。此外，對于不斷建設更新的信息化辦公設備，要不定期組織人員培訓，介紹使用方法及日常維護技巧，為辦公設備的順利運行和切實有效服務提供保障。信息化共享體系的不斷建設和完善，可以讓辦公室管理縮小行政溝通中的隱蔽區域，自我揭示，擴大開放，各部門通達協作，從而有效提升辦公室管理的綜合效能和質量。

（三）探索未知區域。根據約哈里窗口模型，構建不斷擴大的開放區域，應通過積極建設高校辦公室人本管理模式，優化行政隊伍建設，不斷提升管理工作人員的政治素養和綜合素質來實現。高校應為辦公室管理人員不斷提供繼續深造的機會，有計劃開展各類培訓，不斷提高管理團隊綜合素質。其目標包括：一是不斷提高政治素養和自身責任意識，不斷加強世界觀和價值觀的修養，培養管理人員隊伍以敬業為特征，忠于職守。二是培養深入探索精神，強化服務理念，主動學習先進的管理理念與方法，不斷強化專業技能和創新思維，從而滿足新時期發展對高校辦公室行政管理工作提出的新要求，適應現代教育發展的新標準。人本管理模式的不斷建設和完善，可以激發辦公室管理隊伍的潛能，不斷探索其未知能力，擴大開放，創新發展，進而不斷提升高校辦公室管理工作的質量和效能。

四、結語

高校辦公室管理在學校整體管理工作中具有非常重要的地位，影響著學校管理決策和服務的質量。本文以高校辦公室管理工作中的問題為研究切入點，運用約哈里窗口模型分析了管理問題中的阻礙因素及其消解對策，力圖為行政管理研究領域提供新的思路和解決問題的路徑。作為行政管理主體，高校辦公室可以通過積極主動縮小盲目區域，自我揭示減少隱蔽區域，努力探索提升未知區域，減少和規避行政管理中的問題和障礙，不斷提升管理服務的質量和效果，切實提高管理效能和服務水平。

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