科研院所檔案外包工作實踐探討

李黎鋒

【摘要】本文從科研院所檔案外包的特殊性出發，以辯證的觀點，分析了科研院所檔案外包的必要性和重要性，以及科研院所檔案外包過程中存在的問題，并提出解決措施。

【關鍵詞】科研院所;檔案;外包

一、科研院所檔案外包的特殊性

業務外包是一種創新的企業經營管理方式，由國外商業領域提出，其內涵是將本機構內部的部分業務通過市場化機制或是委托授權交給其他機構、組織來完成，用以降低成本提高效益。檔案業務外包則將外包的方式運用于檔案領域，以專門的機構來承擔檔案館、室的部分業務。一般來說，科研院所檔案室的外包工作主要在檔案的編目、裝訂和檔案數字化兩個方面。但由于科研院所與一般的企事業單位相比，有一定的特殊性，使得其外包工作也具有一定的特殊性。

第一，科研檔案是如實反映科研活動的檔案，是各學科最前沿知識的集合，因此有很強的專業性。第二，由于科研檔案是在科研活動過程中同步產生的，能夠反映科研活動的整個過程，因此具有較強的系統性。第三，一個科研活動往往持續幾年到十幾年不等，科研周期長，因此會產生大量跨年度檔案，即科研檔案具有長期性。第四，科研活動之間往往存在橫向交叉與縱向繼承的關系，一個科研活動形成的檔案可能是另一個科研活動的參考資料，因此科研檔案具有繼承性。第五，科研活動進行過程中，其核心資料往往是保密的，即使在該項目結束之后，有些資料甚至依然不能公開，因此科研檔案具有一定的保密性。

二、科研院所檔案外包的必要性

（一）科研院所專業檔案人員缺乏?？蒲性核鶛n案的收集整理，往往由科研部門和檔案室共同負責。科研課題組兼職檔案員負責在科研活動中收集文件，檔案室工作人員負責監督和審查檔案收集整理情況。一個科研院所常常有多個課題項目同時進行，但專職檔案工作者一般僅1-2名，無法實際參與到各課題項目的歸檔工作中去。并且，科研院所部分檔案工作者非檔案專業出身，不具備扎實的檔案工作理論知識，對相關的檔案規范也不甚熟悉。在長期不受重視的科研檔案管理工作中，很多檔案工作者已經習慣用“差不多”的態度來對待科研檔案管理工作?？蒲性核鶛n案專業人員數量過少、業務能力不精等因素決定了科研院所檔案室沒有辦法獨立承擔科研檔案的整理和數字化工作。

（二）科研院所檔案室信息化水平不夠。在大力開展檔案信息化建設的今天，對科研檔案的管理已不能僅僅停留在紙質化的傳統階段，科研檔案數字化迫在眉睫。但與數字化相關的許多工作，例如檔案掃描、圖像處理、全文OCR、數據庫批量掛接、數據備份等，都沒有辦法單獨在科研院所檔案室完成。究其原因，一方面，從資金上看，科研院所檔案室無法承擔數字化工作所需各種設備的高昂費用;另一方面，從技術上看，科研院所一些檔案工作人員沒有專業的計算機水平，獨立完成科研檔案數字化工作有很大的難度，且科研院所檔案室沒有實力和精力完成具有良好保密性的自開發檔案管理軟件。

（三）科研檔案規模大、數量多。任何一個科研課題，從項目的提出、準備到正式進行，再到審核驗收和推廣應用，需要經歷一個漫長的過程，在這個過程中，會產生相當多的科研文件，如各種任務書、計劃書、實驗報告、設計圖紙、工作總結、論文、成果獎勵申報表等。與科研項目的迂回推進相對應的是科研文件數量的急劇擴增。一個科研項目往往需要經歷幾年到十幾年的時間，等這個項目最終結束，有關該項目的科研文件規模已經非常龐大了?？蒲性核鶛n案室沒有能力獨立處理這些規模龐大的科研文件，只能尋求外包機構的幫助。

三、科研院所檔案外包的重要性

（一）有利于提高檔案室工作效率。將科研檔案的整理與數字化工作外包給專業機構，可以大大減輕科研院所檔案室的工作壓力。科研院所檔案室工作人員除了需要進行檔案相關的工作外，還需要承擔院所部分行政工作和宣傳工作。而在檔案相關工作中，有不少屬于技術含量較低的重復性勞動，如編目、裝訂等，不需要工作人員有檔案相關知識，由科研院所檔案人員來從事這些工作無疑是一種對人力、時間、財力的浪費。把從事這些勞動的時間去掉，科研院所檔案室工作人員可以有更多的精力從事其他工作，包括科研文件的開發利用工作，科研人員檔案意識培訓工作等等。

（二）有利于提高科研檔案數字化水平。就目前來看，檔案外包的重點領域在于檔案的數字化，包括檔案目錄的數字化和檔案全文的數字化。正規的檔案外包機構一定有專業的數字化人才、設備，并有豐富的數字化經驗，因此，通過檔案外包的方式，科研院所檔案室不需要購買數字化設備，也不需要培訓專門的數字化人才，可以在盡可能低成本、高效率的條件下實現在庫檔案數字化的目標，實現科研檔案從傳統載體向電子載體跨越，從而更好地實現科研檔案的利用。

（三）有利于合理分配科研資金，優化科研院所資源配置?？蒲性核磕甓加幸欢〝的康目蒲匈Y金和行政資金，用于科研活動和行政事務工作。如果由科研部門檔案室獨立完成科研檔案的整理、保管、數字化工作，那么采購設備、聘用人員、開展培訓等等，必然是一筆不小的支出。而同樣的工作，由外包機構接手，則可以用更少的資金實現相同的效果，大大節省了科研院所的行政開支。假設將這筆錢投入科研工作中，或是服務于科研工作的后勤保障，則更大程度地實現了科研院所資源的優化配置。

四、科研檔案外包工作中存在的問題

（一）檔案實體與檔案信息的安全性。在外包過程中，關于檔案安全性的討論是不可避免的，尤其針對科研檔案?？蒲袡n案的信息公開由于缺乏政策法規的支持以及知識產權等原因開展程度較低，因此，在一定時期內，保護科研檔案的信息安全是檔案外包過程中存在的最大問題。隨著計算機技術的發展，數字化信息在產生和傳遞的過程中，可以輕易地在載體上留下痕跡，而網絡為數字信息的傳播提供了極大的便捷。在檔案批量處理過程中，人為接觸檔案是不可避免的，由此帶來的實體檔案的損壞或者丟失也是難以控制的。此外，威脅檔案實體與檔案信息安全性的原因還有很多：從場地和設施等硬件條件來看，外包機構所在的場所是否符合安全標準，是否無監控死角，檔案裝具是否符合國家標準，數字化設備是否已切斷網絡功能;從事外包的人員來看，工作者是否具有較高的職業素養，是否遵守工作規范;從工作流程來看，是否進行實體檢查，是否建立檔案流程單，是否在各個環節明確相應人員的責任等等。

（二）檔案外包成果質量的不可控性?？蒲袡n案是科研信息的體現，能夠如實地反映科研的進行情況和內容范疇?？蒲袡n案中涉及的內容有天文、物理、生物、化學等等，常常有一些專業性的表述。如果檔案外包機構不能很好地理解這些專業性表述，那么是否會影響最終的整理成果和數字化水平？檔案管理的最終目標是實現檔案利用，而檔案的有效利用又離不開高質量的檔案整理與數字化成果。但外包機構在數字化成果的質量方面實際是不可控的，因為一旦檔案實體移交給外包方，科研機構檔案室很難對外包過程實施實時監督，從而失去對科研檔案的直接管理權，只能在整理工作或數字化工作最終完成后對其成果進行審核。如果質量不達標，再次返工又需要耗費極大的人力、物力。

（三）外包團隊的可靠性難以確定。目前市場上檔案外包公司魚龍混雜，檔案外包服務的入行門檻不高，從事檔案服務的人員良莠不齊。據了解，很多檔案服務公司人員往來流動頻繁，學歷水平不一，多兼職和實習工人，固定的檔案從業人員比例不高。外包團隊人員的不穩定性，很容易造成科研檔案的實體和信息損壞或泄露，也不利于檔案整理規范的有效貫徹落實;知識水平相差過大，使得檔案業務能力參差不齊，一方面不利于對科研檔案內容的科學認知，另一方面會極大地影響工作效率和工作效果;臨時性工作人員多，這些人往往不具備較高的職業道德，檔案意識淡薄，無法認識到科研檔案對于科研工作的重要性，從而以輕率、隨便的態度對待檔案工作。

五、科研檔案外包需解決的措施

（一）加強對外包過程和成果的監督審核，最大程度保證檔案安全性。《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出，要加快推進傳統載體檔案數字化，但應采取措施嚴防數字化過程中信息丟失、外泄和秘密泄露，對涉密檔案數字化要嚴格遵守保密規定。以《檔案數字化外包管理規范》為參考，結合檔案外包過程，科研院所檔案室可以從三個階段對外包全過程進行監督和規范，保證檔案實體和檔案信息的完整性，保證檔案數字化成果的可靠性。首先是立項階段，包括項目定位、檔案數量、場地、工期、費用預算、質量標準，制定科學合理的檔案數字化項目實施方案。其次是加工階段，在外包過程中，最不受控制的因素應該是“人”，因此對加工過程的監督實際上是對人員操作和人員管理的監督，可以由科研院所檔案室負責人與外包機構檔案實際管理者共同組成檔案數字化領導小組，加強對“借、拆、掃、掛、裝、還”六大環節的管理，明確各個環節風險點，從而更大程度保障檔案安全。最后是收尾階段，科研院所檔案人員一方面應明確質檢內容，有針對性、高效率地對數字化成果進行驗收，對質檢不合格部分及時提出返工重做的要求;另一方面應檢查檔案實體是否完整安全，從而最大化地實現檔案實體與檔案信息的安全。

（二）加強對人的管理，針對性提高“兩方”能力。檔案外包服務中最難控制的是人的因素，最重要的也是人的因素，包括科研院所檔案室工作人員和檔案外包機構工作人員?？蒲性核鶛n案室有必要提高專業檔案人員的計算機水平，至少要做到能夠理解檔案管理系統的原理，熟練操作本檔案室的檔案管理系統，這樣才能更好地與檔案外包機構交流，更好地維護自己的權益。提高檔案室工作人員計算機水平和信息化意識，一方面需要對原有人員進行相應培訓，另一方面，應多多引進具有較高計算機水平的檔案專業管理人才。此外，還有必要對檔案外包機構的工作人員進行檔案意識、檔案素養的培訓，要求外包工作人員以嚴肅認真的態度對待每一份檔案，杜絕檔案實體被破壞現象，同時要求外包工作人員增強對合作方保密的意識，杜絕檔案信息泄漏事故。加強檔案從業人員的自律精神，才能促使檔案服務行業穩定健康發展。

（三）加強檔案信息化宣傳教育，提高科研檔案的利用與服務水平。檔案的管理最終是為了實現檔案的利用，只有科研檔案更好地應用于實際科研工作，更好地滿足科研人員的利用需求，才能更大地促進科研檔案的整理與數字化。如今，檔案信息化建設，檔案數字化已成為不可逆轉的大趨勢，對科研檔案的利用方式也應從紙質科研檔案查閱向電子科研信息查詢轉變。檔案數字化是檔案外包的一項重要工作內容，這項工作的完成必然能夠對科研人員利用檔案提供方便，同時，因為科研檔案的數字化工作和科研檔案提供利用服務實際上是兩個相輔相成的部分，科研人員利用需求的加大也可以為檔案數字化提供動力。科研院所檔案室通過加大對科研檔案信息化、數字化工作的宣傳，可以增強科研人員的電子檔案查詢意識，通過科研檔案利用效率的提高，檔案外包服務工作隱藏的一些問題可以盡快被發現，從而改正，間接促進科研檔案外包服務業的健康發展。

（四）慎選外包公司，嚴防一家獨大。檔案外包實際上就是業務外包的一種，在選擇外包公司的時候，科研院所檔案室應從市場出發，充分考慮外包公司的技術水平、設備先進程度、人員團隊、實踐經驗、市場價格等等?？梢圆捎谜型稑说姆绞竭M行，充分體現檔案服務行業的公平性和競爭性，堅決避免檔案外包服務業一家獨大的情況。如果所有的外包服務都由同一個機構承包，很明顯，長此以往，外包成果的質量必然會下降、外包服務的效率必然會降低、外包價格必然會被壟斷。凡此種種，都不利于科研院所的檔案建設，更不利于整個檔案服務業的健康發展。此外，在與外包公司進行合作時，必須以合同的方式進行，并根據《保密法》《檔案法》與外包機構和外包人員簽署保密協議和服務承諾書，明確外包機構需要履行的義務，約束企業從嚴管理，規范操作，提高外包人員專業素養，維護科研院所自身權利。

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