淺談基層疾控檔案管理工作的信息化建設

張玉杰

【摘要】基層疾控中心檔案集中了防治多種疾病流行傳播、確保廣大民眾身體健康的重要信息，在疾病預防控制工作中占據非常重要的位置，對檔案資料給予合理規范化的管理，可以有效衡量單位的管理水平以及工作水平，可以有效促進基層疾控中心各項工作的高效、優質、順利開展，可以有效提高基層疾控中心各項管理工作的科學化、標準化、規范化開展，進而有效促進疾控事業的健康發展。

【關鍵詞】基層疾控中心;檔案管理工作;信息化建設

檔案管理是一項專業性很強的重要工作，是基層疾病預防控制中心所有工作中必不可少的組成部分，可以為疾控中心開展下一步工作提供重要的決策依據，具有非常關鍵的參考價值，同時也是針對基層疾控中心工作人員進行考核的一個重要依據。疾控中心的檔案管理工作隨著其單位的不斷優化改革與社會新時代的創新發展面臨著較大的挑戰。如何更好地提高檔案管理工作的質量和效率，是檔案管理工作者共同關注的話題。

一、加強信息化建設，提高對檔案管理重要性的認識

如今，隨著社會經濟與科學技術的飛躍發展，信息化技術已經在各個領域和行業得到了迅速的滲透、融合與廣泛應用，在推動整個人類社會的文明與科技進步方面發揮了極其重要的作用。因此，加強各項工作的信息化建設已經成為當前社會發展的必然趨勢和時代發展的必然要求。作為檔案管理工作者，必須充分認識到新時代信息化技術在工作中應用的重要性和發展優勢，才能更好地將其應用到檔案管理工作當中，有效提升檔案管理工作的質量和效率。我國《衛生檔案管理暫行規定》明確指出：“檔案信息化建設要與本單位的信息化建設同步發展，逐步實現檔案管理信息化、服務網絡化、不斷提高檔案的現代化管理水平”。基層疾控中心檔案管理信息化建設規劃進中心工作范疇非常有必要。

二、加強軟硬件平臺系統建設，為其提供基礎保障

完善的基礎設施是檔案管理工作順利開展的重要保證。比如：完備的檔案管理辦公室（存儲庫房）的建設、計算機網絡信息系統建設、檔案管理軟件的科學管理與升級、各種統一規范的檔案管理裝具以及優越的檔案服務環境等等，都需要投入足夠的資金完善其建設。在人員比較充足的前提下定期強化檔案管理工作人員的專業化水平與業務技能，構建一種專業能力極強、業務水平極其精湛的疾控中心檔案管理隊伍。為了實現疾控中心檔案管理工作的順利開展與實施，基層疾病預防控制中心必須做好計算機軟硬件基礎設施、設備等的配置工作。同時要切實提高檔案管理工作人員的責任心、職業道德、個人素養以及專業化水平等，及時做好檔案管理工作的信息數據資源搜集、整理、歸檔、錄入等各項精細化工作，要確保信息采集過程中數據的質量和有效性。基層疾控中心管理工作者要切實做好檔案管理信息化建設的優化檢查辦法，合理完善考核制度，加大對檔案管理系統中檔案數據信息的自檢、抽檢力度，從而有效提高檔案管理系統對數據信息處理的全面性、正確性和完整性等，有效促進檔案管理工作的信息化建設。基層各級疾病預防與控制中心要積極構建統一的疾控中心檔案管理信息化共享與交流平臺，同時系統平臺管理人員要及時更新網絡系統中的檔案信息數據資源。

該系統平臺的具體架構必須要密切結合基層疾控中心檔案管理工作以及各項具體數據信息資源的實際情況來構建。同時還要不斷加強檔案管理信息系統共享平臺的安全維護與管理工作，以防止不法分子惡意竊取檔案信息數據資源。另外，還要保證基層疾控中心檔案數據信息的真實性、可靠性、完整性以及有效性等。

三、豐富現代化檔案內容，開發檔案信息資源的來源

對防疫站結構調整之后，疾控中心的疾病預防與控制工作成為最主要的中心工作，同時疾控中心的檔案管理工作被提高到更高層次。疾控中心檔案數據信息的豐富與管理優化工作成為檔案管理工作的重點，同時也是實現優化檔案服務工作的重要前提和檔案管理工作順利開展的基礎。當前疾控中心的檔案信息量極其豐富，但便于查詢的很少。因此，檔案管理工作人員要不斷積極發揮自己的專業水平與聰明才智，不斷創新檔案收集、分類、整理、歸檔等各個環節的工作模式與工作方法，不斷加快檔案管理信息化的進程與水平，尤其是下面相關的檔案信息。1.每年的傳染病流行趨勢預測、以前流行病學調查處理及分析的總結性報告。2.人群免疫、免疫接種質量的效果評價及重大異常反應、接種事故的調查處理、分析和總結性報告。3.相關慢性病監測分析與總結。4.重大疫情、食物中毒及飲水污染的調查處理、分析和總結性報告。5.微生物學、衛生理化和毒理檢驗技術性總結。6.病媒生物監測工作總結以及專題性調查分析。7.健康教育與健康促進專題性總結。8.學術論文等。對各專業進行分類編碼，整理歸檔，交檔案室統一管理，按一文一件操作規范統一編目，并確定保管期限為永久，然后將數據錄入檔案管理系統軟件保存，做到有序化且有目可查。

四、創新現代化管理方法，健全檔案管理的規章制度

科學、規范的檔案管理規章制度是提高檔案管理工作質量和工作效率的重要保障。基層疾病預防控制檔案資料有很多種類，主要包括業務檔案資料信息、文書檔案資料信息、會計檔案資料信息、設備檔案資料信息以及聲像實物檔案資料信息等等。疾控中心通常運用兩級分管的工作模式，將檔案管理工作分為中心檔案室和科室兩個級別，中心檔案室的工作人員主抓疾控中心的檔案管理工作。在中心檔案室安排專門的檔案管理工作人員全面統籌負責檔案資料信息的管理工作，包括疾控中心檔案資料信息的收集、整理、分類、歸檔保存以及統計鑒定、銷毀等工作;各個科室的檔案管理工作人員將疾控中心的檔案資料整理立卷之后定期交給中心檔案室。疾控中心檔案管理工作對工作人員的專業化水平和專業技能是有較高要求的。檔案管理工作人員不僅僅必須熟練掌握檔案管理軟件的具體操作流程以及主要功能，同時還要具備較高的職業道德素養，嚴格遵守疾控中心的管理規章制度。疾控中心要密切結合單位發展實際情況及時完善其各項規章管理制度和各項條例規定等，嚴格做好對檔案管理工作人員的考核工作，有效規范其工作行為，提高工作質量與效率。

五、運用現代化服務模式，提高檔案信息的利用率

檔案管理工作最主要的目的就是發揮其利用與參考價值，進而為單位創造潛在的社會效益與經濟效益，由此可見，采取科學、合理的檔案管理模式提高檔案管理工作的有效性非常重要。基層疾控中心的檔案管理工作者可以充分發揮自己的專業技能與經驗優勢，通過多元化的檔案管理服務模式有效提升檔案的利用率與參考價值。檔案管理工作人員要改變以往常傳統、低效、單純的借閱模式，不斷創新多樣化的檔案管理服務模式，充分利用當前普遍應用的信息化技術，構建安全、高效的網絡信息資源共享平臺，為廣大檔案資源利用者提供更加便捷、高效、優質的現代化服務，充分提高檔案信息的利用效率和利用價值。

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