信息化背景下醫院檔案管理的現狀與對策探究

謝意歡

[摘 要] 隨著信息技術的飛速發展，人類已經逐漸進入信息時代，信息化已經成為當今社會最突出的特征。在信息化背景下，醫院檔案管理實踐中存在一些問題，阻礙了檔案管理工作的專業化、系統化和數字化發展。因此，在信息化背景下，如何更好地發揮醫院檔案管理在醫院的發展和運營中的重要作用，對醫院的發展具有重要的現實意義。

[關鍵詞] 信息化 醫院 檔案管理 現狀 對策

醫院檔案是醫院發展歷史的縮影，在科研、醫療改革和維護醫院權利方面發揮著重要作用。醫院檔案管理是一項系統而全面的工作，檔案管理水平標志著醫院管理水平，隨著信息技術在醫院管理中的應用和推廣，信息化對醫院檔案管理產生了深刻的影響。在信息技術背景下，如何做好醫院檔案管理已經成為檔案部門共同關注的焦點。以下簡要分析了當前醫院檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出了幾點對策，希望有助于促進醫院檔案管理的發展。

一、信息化對醫院檔案管理工作的意義

（一）醫院檔案管理信息化有利于實現醫院檔案信息資源的整合與共享

在醫院檔案信息化后，可以建立檔案信息數據庫，記錄和整理檔案信息，使檔案管理工作更加便捷，提高檔案管理的效率，還能實現檔案數據的整合和共享。在醫院工作人員提交請求后，可以隨時查看檔案，更加便利。資源整合是一項相對專業的工作，需要高度的嚴謹性和科學性[1]。在這個過程中，資源整合主要利用大量的信息來提供幫助，這需要檔案的支持，以便為資源整合提供詳細和真實的信息，檔案文件可以滿足這一需求。此外，在信息化背景下，相關工作人員可以通過網絡查詢和信息搜索，實現資源的共享。

（二）醫院檔案管理信息化有利于醫院檔案文件的保存

檔案的虛擬化管理是將檔案信息輸入專門的數據庫中，以便保存和查看。這樣不僅方便查看，也有利于保護檔案文件。當今許多紙質文檔在使用過程中存在著存儲不當或被用戶不當使用的問題，導致文檔嚴重損壞，這對許多珍貴的文檔來說是一個非常嚴重的問題[2]。因此，在檔案實現信息化管理后，人們可以通過查詢數據庫中的數據查詢檔案，可以避免檔案損壞，從而更好地保護檔案。

（三）醫院檔案管理信息化有利于醫院檔案信息資源的檢索和利用

在醫院檔案管理實現信息化后，館藏的檔案資源往往是以電子形式進行歸檔，并配有專門的電子信息查詢系統。與傳統的紙質檔案原件相比，檔案管理信息化后不僅導航更加便捷，并且大大增強了原始檔案的使用頻率，拓寬了使用范圍，更能滿足醫院各個部門、各醫療科室的瀏覽需求，提高了對檔案原件的利用率。

二、信息化背景下醫院檔案管理的現狀

（一）檔案管理方式有待提升

如何確保檔案的安全和完整是檔案管理的重中之重。因此，必須由專業的人員保存并管理檔案文件。目前，大多數醫院都有專門的檔案室，但由于管理人員不足，檔案員在數量和專業性上都存在一些問題，如手工編輯、檔案檢索、檔案歸檔不及時、信息泄露和信息不完整等。我國大多數醫院在檔案管理過程中，既沒有明確檔案管理的技術要求，也沒有統一檔案管理工作的管理模式和標準，沒有建立相應的檔案管理機制，每個醫院都按照自己對檔案管理的理解來開展工作。因此，檔案管理中本應包括的許多內容都沒有包括在內，最終導致檔案相關信息資料不完整[3]。這為檔案信息在未來的使用，帶來了許多不安全的影響因素，導致檔案管理的效率較低。

（二）檔案管理意識有待提高

近年來，隨著國家醫療體制改革的不斷推行，醫院檔案管理作為醫院管理的一個重要組成部分，采取了一系列改革。雖然各個醫院都加強了對檔案管理的重視，但是在具體進行檔案管理時，由于尚未有統一的標準和參考模式，各醫院只能依據自己的理解和經驗來進行管理。當前，有一部分醫院沒有對檔案管理工作給予足夠的重視[4]，造成檔案內容被隨意填寫和修改、檔案不完整、檔案管理不嚴謹等問題，檔案管理的落后，越來越無法滿足醫院對人事信息的完整性和標準化要求。在某些情況下，部分檔案會變成死檔案，無法為檔案管理工作提供依據，從而導致工作和信息延遲。

（三）檔案信息化水平有待加強

隨著科學技術的發展，越來越多的醫院使用掃描儀、計算機等硬件對檔案進行管理，并初步建立了信息資源庫，但是這些僅針對一些基本信息。盡管其可以滿足日常辦公室工作的需求，但是總體而言，分類、收集和匯總的工作仍以傳統的手工錄入為主，這導致了檔案內容不完整、信息訪問不便。隨著醫院信息化的不斷推進，醫院檔案管理也逐漸融入了信息化發展元素。當前大多數醫院的檔案數字化建設還比較落后，具體表現為設備落后或配置不均、檔案管理信息化工作效率不高，這些從根本上反映出醫院在數字化建設方面的問題[5]。

三、信息化背景下提高醫院檔案管理的有效對策

（一）創新檔案管理方法，提高檔案管理人員的專業素質[6]

首先，在信息化背景下，醫院檔案資源管理要與時俱進，加強對儲存方式的變革。在傳統紙質檔案的基礎上，通過應用計算機和網絡技術，實施紙質檔案和新興電子檔案相結合的方式，逐步擴展醫院檔案管理的范圍。其次，作為具體的醫院，要在管理實際中，創新檔案管理的手段和方法，盡量采用一些自助式的信息查詢服務系統，這既能節省管理人員的投入，又能提升檔案管理的信息化水平。最后，全面提升檔案管理人員的道德素質和業務素質，尤其要促使其轉變服務理念和服務方式，提供高效、優質的檔案服務，摒棄低效、落后的傳統人工檔案管理，逐步向檔案管理信息化服務模式轉變。增強與時俱進的服務意識，以適應不斷發展的檔案管理科學的新要求。

（二）強化檔案管理意識，提高對檔案信息化管理的思想認識

意識對行為具有影響作用，要想提高醫院檔案信息化水平，需要依靠強化管理意識來實現。鑒于此，檔案管理人員要在思想意識上，加強對檔案管理的重視，逐漸轉變傳統的檔案管理理念，依靠信息技術和網絡技術，最大限度地減少人力的投入，提升檔案管理的自動化水平。其次，要以信息化建設為契機，通過多途徑、多渠道，宣傳和解讀檔案管理工作的信息化技術，在全院營造一個良好的檔案管理氛圍，全面提升醫院領導、醫護人員和職工的思想意識。此外，還要加強醫院各部門、各科室的信息化溝通與聯系，提升醫院的信息化參與程度，從而將檔案管理信息化的建設融入醫院的管理工作中。

（三）加強檔案管理信息化基礎設施建設

醫院檔案信息化涉及計算機硬件、網絡、數據處理、信息發布以及規范、信息安全等，是一個非常復雜的系統工程。信息化必須有相應的基礎設施，才能更好地完善醫院檔案管理工作，這要求醫院加大資金和所需的軟、硬件投入力度。為此，一方面，醫院要對相關的軟件、硬件設施進行更新，創建一個軟、硬件完善的環境。另一方面，醫院網絡技術部門要開放各部分信息數據端口，有效連接檔案信息管理平臺與醫院OA辦公系統，避免信息孤島的出現，醫院其他部門也能夠隨時隨地調用所需的檔案信息，這大大提升了醫院檔案利用率及工作效率。

四、結語

在醫院的管理中，檔案管理工作越來越重要，它可以為醫院的重大決策提供參考和依據。在信息化背景下，加強醫院的檔案管理，實現檔案管理的信息化、數字化、自動化，能夠使醫院的檔案信息更加完整可靠，能夠促進醫院各項工作的開展，促進醫療事業的可持續發展。

參考文獻：

[1]張喜英.信息化背景下醫院檔案管理的現狀與對策探究[J].辦公室業務，2017（11）：64-66.

[2]孫丙須.信息化背景下醫院檔案管理模式的創新研究[J].教育現代化，2016，3（21）：60-61.

[3]張敏.數字信息化背景下醫院檔案管理的創新措施[J].內蒙古醫科大學學報，2016，38（S1）：291-293.

[4]潘琳.信息化背景下改進醫院檔案管理的相關思考[J].辦公室業務2017（23）：82-83.

[5]章磊.信息化背景下醫院檔案管理的現狀與對策分析[J]才智，2011（9）：353.

[6]申玉國.信息化時代下醫院檔案工作的管理與創新思路研究[J].中國管理信息化，2016（12）：185-186.