機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理與創(chuàng)新之我見

銀世榮

摘 要：人事檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位工作的重要組成部分，是在人事管理活動中形成，用以記錄和反應(yīng)人才品德和經(jīng)歷的表現(xiàn)，用以考察的資料和文件，是機關(guān)事業(yè)單位人才的學(xué)歷、個人經(jīng)歷、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、思想品德、獎勵處罰以及工作狀況的原始記錄。本文擬就機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理與創(chuàng)新問題進行探討，供參考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;創(chuàng)新管理

計算機應(yīng)用技術(shù)的廣泛使用促進了檔案管理由紙質(zhì)管理向電子管理的轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用也為檔案創(chuàng)新管理提供了很好的發(fā)展機遇。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化管理是創(chuàng)新檔案管理工作的有效途徑。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)積極利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理方式，有效發(fā)揮檔案工作在信息社會中的重要作用，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理以成為當(dāng)今社會信息化管理的必然要求。

1 發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案創(chuàng)新管理中的作用。

人事檔案是個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對單位考察和識別干部選拔優(yōu)秀人才， 加強機關(guān)事業(yè)單位干部隊伍建設(shè)，促進生產(chǎn)、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。利用計算機管理檔案，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，通過網(wǎng)絡(luò)進行信息傳遞，提高了檔案工作的效益。

2 人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員素質(zhì)較低，檔案管理水平不高。近幾年來，隨著人事干部制度改革，越來越多的事業(yè)單位實行崗位競聘，一批年輕的有文化的干部充實到檔案管理崗位上來，這些人有理想、有抱負(fù)，有的單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，在檔案管理人員配備上沒有設(shè)置專門人員管理這項工作，往往安排單位一些不懂檔案管理的人兼任這一職務(wù)，這些人身兼數(shù)職，沒有足夠的時間和精力在檔案管理工作上下功夫，往往是在上級領(lǐng)導(dǎo)來單位檢查的時候才匆忙應(yīng)付，平時工作中往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

2.2 部分從事人事檔案管理的人員以及領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視。眾所周知，檔案管理工作雖然是很重要的工作，但卻不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，正因如此，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理無非就是一項抄寫好、保管好檔案的瑣碎的工作，因此沒有將其提到重要的意識議程，在實際工作中不按檔案管理的要求去做，沒有配備符合現(xiàn)代信息化要求的軟硬件設(shè)施，更沒有配備符合檔案管理的優(yōu)秀人才，兼職管理檔案的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，人事檔案工作長期處于被動應(yīng)付的狀態(tài)。

2.3 硬件設(shè)施落后，管理手段陳舊。人事檔案是重要的人才信息檔案，要想保證檔案的完整與安全，除了提高檔案管理人員素質(zhì)以外，還要在硬件設(shè)施上加以完善和提高。但在具體的事業(yè)單位工作中，有的單位領(lǐng)導(dǎo)往往在檔案管理上投入不足，根本不按檔案管理的要求去做，檔案室既用來辦公、閱檔，又用來當(dāng)倉庫使用，既無鐵門、鐵窗等基本設(shè)施，也無其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮、防盜等手段只是停留在較低的水平上。

2.4 人事檔案要么內(nèi)容失真，要么就是材料不全。真實的檔案材料有利用的價值，而虛假的檔案材料非但毫無利用價值可言，反而會給人事檔案的利用造成困難。虛假檔案中的考核鑒定材料有雷同現(xiàn)象，大多只有優(yōu)點和成績，沒有缺點和差錯。這些隨意性很強的檔案性材料一方面反映了有些干部急功近利，另一方面也反映了我們的人事檔案部門沒有對檔案管理引起足夠重視，在檔案管理工作中往往是睜一只眼閉一只眼，得過且過，好人主義思想嚴(yán)重。

2.5 人檔分離、棄檔不用的人員數(shù)量不斷增加。社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的同時，人才流動日益頻繁，人才再不像以前那樣從參加工作之日起就固定在一個單位上班直至在這個單位退休，面對更多適合自己特長的單位，越來越多的人才選擇了“跳槽”。為了得到自己滿意的工作，好多人不顧單位的再三挽留，毅然決然地選擇棄檔。

3 如何實現(xiàn)人事檔案管理 與創(chuàng)新

3.1 提高檔案管理的創(chuàng)新意識

人事檔案工作者應(yīng)不斷更新觀念，主動出擊，提高創(chuàng)新意識，在檔案的收集、管理、使用等各個環(huán)節(jié)注入創(chuàng)新意識，不斷挖掘檔案管理的新舉措、新方法。強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案的意識，加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變。提高檔案人員計算機、網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用能力，在現(xiàn)代社會，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的創(chuàng)新管理提供了廣闊的空間。檔案管理人員應(yīng)不斷加強信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，將檔案由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代信息化管理方式轉(zhuǎn)變，給檔案使用部門提供更加方便、迅捷、準(zhǔn)確、有效的服務(wù)。

3.2 增強檔案創(chuàng)新管理中的安全意識

檔案的創(chuàng)新管理中雖然提高了檔案的管理手段和方法，尤其是信息化的應(yīng)用為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但這也給檔案管理帶來一定的風(fēng)險，檔案人員必須提高安全意識。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進行認(rèn)真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。

3.3 完善檔案創(chuàng)新管理的制度建設(shè)

現(xiàn)代的信息技術(shù)已經(jīng)成為管理檔案的一種發(fā)展趨勢，完善這方面的制度措施可以促進檔案管理更加的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化，可以很好的保護檔案管理工作。檔案管理的上級各組織、部門領(lǐng)導(dǎo)，要重視、熟悉、研究人事檔案工作，強化人事檔案管理意識，要根據(jù)本單位的發(fā)展對人事檔案工作的需求，及時研究、制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。

3.4 提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)是提高人事檔案的創(chuàng)新管理的關(guān)鍵所在。一是要加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，拓寬知識面。二是要學(xué)習(xí)計算機、人事檔案管理軟件等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，達(dá)到掌握利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)創(chuàng)新管理檔案的能力。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，以使他們的具備較高政治覺悟，責(zé)任意識。檔案管理工作是一項長期的枯燥乏味的工作，這就需要提高他們的待遇，調(diào)動他們創(chuàng)新檔案管理的主體意識，發(fā)揮自己的主觀能動性。

4結(jié)束語

總之，將現(xiàn)代信息管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理建設(shè)中是時代的要求，各檔案管理部門應(yīng)具有現(xiàn)代化管理意識，在注重安全的前提下實現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，制度化。

參考資料

[1]王憲：《淺談基層機關(guān)事務(wù)管理中心的檔案管理》，黑龍江檔案，2017（04）.

[2]李偉旭：《新形勢下提升機關(guān)事務(wù)管理檔案價值的思考》，中國機關(guān)后勤，2016（07）.