淺談OA系統對北運河管理處工作效率的提升

劉云鵬

摘 要：OA系統是一項綜合性技術，能夠有效的提高辦公自動化系統水平、管理水平和工作效率。本文以OA系統在北運河管理處工作中是實際應用為例，分析了OA系統在行政管理工作中的應用優勢，提出了OA系統在管理過程中注意事項，以促進北運河管理處管理工作不斷向著科學化、現代化、標準化發展，進一步提升北運河管理處管理工作效率。

關鍵詞：OA系統;北運河管理處;行政管理;應用優勢

1.背景

2015年3月，李克強總理首次在中國政府報告中提出“互聯網+”的概念，為響應國家號召，大力提升互聯網思維促進政務信息化的機制也在全國范圍內如火如荼地進行。隨著“互聯網+”理念建設思想的深入，我國電子政務的建設也由初期的網絡建設、信息發布，開始逐步轉向以整合政府內外部資源為主體、以提高政府監管職能和服務水平為目的的應用階段。隨著我國行政體制改革深化，職能由管理向治理與服務轉型，各級部門的OA辦公系統，也由傳統的業務辦公工具，逐步成為其促進改革、制度落地、效率提升、服務創新的重要抓手。[1]

2.OA系統簡述

OA（office?Automation）是辦公室自動化的簡稱，OA系統的演變與計算機技術、信息技術的發展有著密切聯系。[2]OA最早的直譯為辦公自動化，利用技術手段提高辦公效率，進而實現辦公自動化處理。在大數據時代下，通過協同辦公平臺以最優化、最便捷的方式對業務進行處理、對數據和信息進行管理，形成“辦公、辦事、辦會”的協同辦公系統，不僅展現單位信息化水平，同時極大促進辦公效率、促進各部門的信息交流和共享，形成“決策過程科學化、工作流程標準化、人員行為規范化、業務數據集成化”的辦公環境。

3.北運河管理處OA系統概況

北運河是文明中外的京杭大運河的首段，也是北京市五大水系之一。北運河是北京市的主要排水河道，承擔著北京城區90%以上的排洪任務及北京市內主要排污任務。[3]隨著城市副中心進駐通州，北運河管理處作為唯一一家位于副中心的水務單位，承擔起了北京市水務局窗口單位的責任。工作任務不斷增加，工作要求不斷提高，北運河管理處不斷創新工作方法。2018年，北運河管理處開始籌備處OA系統，多次召開處OA系統制作前期部署會和專題推進會，討論OA框架、模塊及主頁設計。年底，北運河管理處OA辦公系統正式上線運行，辦公室負責通知公告、（領導班子、專題工作會）會議紀要、大事記、水務熱線、公開公示等模塊的文字材料收集及分類工作。黨委辦公室負責水務新聞、黨建專欄、（黨委會）會議紀要、總結講話、最美運河圖片庫、培訓園地模塊的材料收集與分類工作。科教科負責OA系統的日常運行維護及文字、視頻材料上傳工作。河長制工作科負責河長制專欄文字材料的收集與整理工作等。

4.OA系統在北運河管理處行政管理工作中的應用優勢

隨著環保要求的提高以及互聯網及移動端技術的快速發展，“無紙化辦公”、“協同辦公”的服務理念得到不斷升級，越來越多的單位開始啟用OA系統。[4]北運河管理處OA系統的應用精簡了工作流程，提高了資源共享效率，規范了管理工作，節約了辦公資源，進一步提高了工作效率。

4.1?精簡工作流程

管理處傳統的辦公模式下，以收文為例：收到上級單位的文件后，公文管理員填寫批辦單向主要領導匯報，主要領導批給主管領導閱處。主管領導批給主辦科室閱辦。科室領導批給科室內辦理人員。如果主要領導同時批給多名主管領導，上述程序需要多重復數次。同時還可能遇到領導外出檢查、開會等問題，需要電話、微信等形式通知。工作流程冗長復雜，時效性不強。運用OA系統后，公文管理員登錄賬戶通過電腦可將文件統一上傳至OA系統收文模塊里，傳給主要領導，主要領導批示后傳給公文管理員，公文管理員按照領導批示傳給主管領導，主管領導傳給主辦科室，科室領導傳給科室負責人。科室負責人辦結后，填寫辦理結果，傳回公文管理員歸檔。各級領導只要在電腦前登錄OA系統賬戶就可以傳閱辦理文件。即可將文件信息及時準確傳遞，節約了公文收發過程所用的時間，精簡了工作流程。

4.2?提高資源共享效率

在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。OA辦公自動化系統可使各種文檔實現電子化，通過電子文件柜的形式實現文檔的保管，按權限進行使用和共享。使用OA系統后，統計信息和資源許多部門都能共享共用。例如各基層單位的基礎數據信息上傳后，機關各科室可以在相應的版塊自行下載。不需要基層單位重復提供。而且OA系統的數據庫具有調閱查詢功能，幾年前的信息通過查詢就能夠得到，避免了信息的丟失。

4.3?規范行政管理

OA系統的收文、發文流程都是固定的，收文、閱示、閱處、閱辦、辦理和發文、擬稿、核稿、會簽、審簽、簽發、印發都要按步驟、按要求進行，避免了職責不清、工作混亂、效率低下等人為因素的問題，降低辦公成本，促進各部門協同辦公，提高工作效率的同時，實現了統一管理，達到科學化決策發展。OA系統實現了制度流程化、流程表單化和表單可視化，整個工作流程清晰可見，一目了然。責任明確，分工到人，使管理處管理更加規范化、標準化和制度化。

4.4?節約辦公資源

隨著OA辦公平臺的使用，節約辦公成本是顯而易見的。OA系統是線上辦公平臺，日常辦公實現了網上收發文、網上審批、文件掃描上傳、網上流轉及審閱，不用再多次打印發放。以電子化辦公替代以往傳統的紙質辦公，減少了紙張使用，避免了打印機復印機操作過程中因失誤造成的浪費，降低了紙張、打印機和復印機等的辦公費用，同時降低了人工成本，減輕了工作壓力與勞累度，做到高效協同工作。

4.5?提高辦公效率

管理處內部各個部門都有不同的工作職責，承擔各部門的業務需求，盡管工作不同，但在統一的管理體系下，工作內容都是互為關聯、互為交叉的，因此，協同辦公是OA系統建設的主線。管理處主要領導、主管領導管理對象多、管理任務重，單位重要工作需要主要領導和主管領導簽字審批、審簽，但是領導的工作安排一般很滿，去找簽字的部門又比較多，如果一個環節出現滯后，就會造成整個審批的滯后，影響工作的快速推進。OA系統的使用可以簡化整體辦公流程，提高工作效率，實現單位日常辦公流程自動化，“找人辦、等人辦”即成為歷史。在滿足網絡條件下，領導就能夠實現在線辦公，流程自動化，避免了傳統管理模式下跨部門、跨級別的事務辦理時，需要重復操作的麻煩，省時省力。系統還可以根據時限要求呈現自動督辦提醒，文件管理員也不用拿著文件到處找領導簽字了，大大提高辦公人員的積極性，這樣的運行系統大大提高了工作效率。

5?OA系統使用過程中存在的問題與解決方法

OA系統的運行規則、實施細則、賬戶等級體系還不夠明確，流程與真實管理之間的配合機制不夠完善，各部門及人員配合協調還不夠充分。要建立完善的規章制度，進一步明確相關標準，根據管理需求選擇性進行信息共享，確保信息有效，并正確利用，避免信息過度曝光。

隨著OA系統在單位管理中應用的時間越來越長，所累積的管理信息和數據將會越來越多。信息的保存及安全問題;系統升級過程中，對歷史數據進行有機整合問題。需要管理者定期對數據進行轉移和整理;有機整合數據和信息，實現數據的無痕錄入。對這些數據進行安全管理和知識管理。

基于OA系統在管理處內部使用的廣泛性，管理處還有一部分人不夠重視，不夠熟練。要進一步加強對全體人員的OA系統培訓工作。在培訓過程中，應當重視對職工的持續性培訓，根據系統應用實際情況進行不定期的人員培訓。針對不同的管理層級和不同的用戶權限制訂相應的培訓方案。

6?總結

綜上所述，OA辦公平臺結合北運河管理處實際情況及辦公需求，對其功能不斷完善，為辦公人員提供了便利。OA系統具有簡化流程、資源共享、規范管理、節約資源、方便快捷的特點，對北運河管理處推進公文處理、內部事務管理、落實無紙化辦公等方面產生積極的影響。OA系統可以使單位管理工作更加科學化、現代化、標準化，單位采用OA系統管理模式，能夠促進單位管理工作高效及時開展。隨著對辦公平臺的深入使用，需求不斷增多，辦公平臺將不斷完善，提供更加人性化、便捷化的服務;同時加大推廣力度，不斷跟進新方法新技術。為辦公及管理提供技術支撐及強有力的保障。因此，在管理工作中，各級領導，需要認識到學習OA系統的重要性，不斷加強辦公自動化學習，努力學習并熟練使用OA系統工作方式，提高工作效率，更好的為北運河工作服務。

[參考文獻]

[1]董書意，林佳.“互聯網+”時代下協同辦公平臺的設計與實現[J]辦公自動化雜志，2019，總第412期：23-25.

[2]鞏慧娟.淺談OA系統對企業管理效率的提升[J]科技與創新，2019，05：35-36.

[3]李杰.北運河綜合信息管理系統的設計與開發探討[J]北京水務，2019：34-36.

[4]李瑞歌，頓文濤，袁超，劉亞威，呂東燦，曹占奇.淺談OA系統在高校教學管理工作總的應用[J]機電教育創新，2019，11（5）：154-156.

（作者單位：北京市北運河管理處，北京?101100）