“互聯網+”背景下住房公積金無紙化檔案管理思考

王敬平

摘 要 隨著住房公積金歸集總量的不斷擴大和居民住房需求的持續增長，各地住房公積金管理中心（以下簡稱“中心”）業務發展迅猛，在辦理公積金如貸款、歸集、提取等活動中產生了大量以紙張為載體的住房公積金業務檔案。“互聯網+”背景下，以紙張為載體的住房公積金檔案管理存在諸多問題，如檔案庫房等安排設計上達不到現檔案管理規定的要求，各分中心、區（縣）管理部的條件尤為簡陋，更別說是“九防”措施了，檔案隨時存在被毀壞和遺失的可能，同時來自公積金網廳、微信等各平臺的電子文件得不到很好的存儲和利用。基于此，中心在有限的人力和物力資源環境下，如何利用現代信息技術來處理這些資料，讓中心業務受理人員、審批人員及其他有需要者能夠快捷查詢及便捷利用所需檔案資料就成為本文的研究出發點。

關鍵詞 “互聯網+” 住房公積金 無紙化 檔案管理

傳統“大而全”的住房公積金檔案資料管理理念造成了存檔資料的過度膨脹，大量紙質檔案在占據大量空間的同時造成管理成本的上升。同時，隨著信息化的發展，龐大的電子數據與紙質檔案并存，但這些數據又不能形成有效的檔案。因此，通過信息化手段來集中管理這些龐雜的檔案，優化檔案流程管理、提高運作效率并降低部門運行成本迫在眉睫。

一、從紙質檔案向無紙化檔案過渡

人是確保住房公積金無紙化檔案管理順利開展的關鍵因素，因此相關工作人員（歸集、貸款、財務及檔案管理人員）必須首先在思想上引起高度重視，正確認識到住房公積金無紙化檔案管理的必要性和重要性（住房公積金無紙化檔案管理不僅是順應法律發展的必然需求，也是確保信息資源建設和共享、節約管理成本與做好保密工作的必然舉措），然后在實際工作中主動發揮能動性，用強烈的責任感來開展相關工作，并積極探討總結住房公積金無紙化檔案管理中遇到的各類問題，結合具體實際情況來采取行之有效的解決措施。

二、制定操作規范

（一）公積金行業原有紙質檔案數字化處理相關規范

根據國家檔案局、中央檔案室印發的相關文件要求（如《全國檔案信息化建設實施綱要》），制定相應的操作規范：如果由外包服務商承接大量住房公積金無紙化檔案管理的工作，則應對外包服務商的資質、加工工序設置、監督管理制度、生產管理機制及生產管理隊伍等進行考察，并且簽訂相應的保密協議;在住房公積金無紙化檔案管理開始前，以檔案的原始檔案號為檔案標識，并將其作為記錄或核對的依據，與服務商共同做好記錄臺賬并相互簽字認可;在住房公積金無紙化檔案管理實施過程中，要按照所在地區相關檔案管理制度要求，規范住房公積金檔案中的目錄內容;對住房公積金檔案掃描實施全過程監控，認真填寫紙質檔案無紙化轉換交接登記表，對掃描頁數進行登記，認真核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，發現不一致則應標明具體原因和處理措施;住房公積金檔案掃描結束后，根據檔案保管規范對拆除檔案進行重新裝訂，裝訂過程中應確保檔案排列順利不變且牢固整齊;以檔案質量標準為依據，對無紙化檔案質量進行隨機抽樣檢查，發現不合格電子數據要重新加工。

（二）電子檔案移交、接收、歸檔相關規范

為確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，促進檔案信息資源開發利用，中心需制定相關移交、接收、歸檔規范，明確檔案存儲格式、在線或離線移交程序、加密解密方法、歸檔方法等內容。

一些公積金中心已經意識到數字化檔案管理的重要性，在辦理業務過程中，提前進行了資料的采集，甚至部分中心已經與其他部門聯網，適時取得了所需的電子檔案。操作過程中應當注意：提前梳理各資料名稱，確保各流程、各業務辦理時，各“檔案袋”所對應的資料名稱一致;所有電子檔案共建、共享，職工僅提供一次資料就能辦理完畢所有業務;從外單位共享過來的電子檔案要有共享時間，防止時間不同引起的資料不一致。具體流程如圖1。

三、構建住房公積金無紙化檔案管理信息系統

（一）住房公積金無紙化檔案管理信息系統的功能需求

住房公積金無紙化檔案管理信息系統的構建，可以實現中心文書檔案、聲像檔案、財務檔案、業務檔案的數字化加工、檔案維護管理及多元化利用，不僅能夠為個人、繳存單位和房地產商提供優質高效的服務，而且能夠規范化整理中心歷年的公積金存量檔案和現時產生檔案，防范檔案管理中潛在的各類風險。筆者認為，住房公積金無紙化檔案管理信息系統的功能如表1所示。

（二）住房公積金無紙化檔案管理信息系統的安全性

相較于紙質檔案，電子化檔案信息與載體是分離的，很容易被不留痕跡地篡改，如通過Photoshop軟件修改電子檔案圖片中的關鍵簽名信息。易篡改、易復制、易傳輸及易偽造等特點使住房公積金無紙化檔案管理工作開展的一大重點就是解決安全性問題，除了要求住房公積金無紙化檔案制作者和管理者具有良好的業務能力、職業素養和安全保護意識外，還需要采取必要的計算機技術手段來對住房公積金無紙化檔案進行保護。筆者認為，公積金無紙化檔案管理系統應實現“四種功能”，即對電子檔案及其目錄數據庫進行備份與恢復功能，對電子檔案存儲狀況的監控和警告功能，對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能，電子檔案保護功能。CA認證、電子簽章和數字水印技術是解決此問題的重要措施，它可以在確保原始內容的價值及使用不受影響的前提下，在宿主數據源中嵌入一定意義的標識信息。具體來說有以下幾個方面：

1.CA認證與電子簽章。主要是確保中心工作人員和繳存單位、繳存職工等在網上傳遞信息的安全性、真實性、可靠性、完整性和不可抵賴性。一方面，通過時間戳、電子簽名、電子簽章等技術手段對檔案進行固化，明確簽名主體，確保其真實身份;另一方面，通過CA認證，確保其法律效應，為解決公積金無紙化檔案帶來的法律問題提供了依據。

2.數字水印技術。一方面是住房公積金無紙化檔案完整性保護。在對住房公積金紙質檔案掃描保存的過程中，可以通過嵌入對修改水印信息非常敏感的脆弱水印或半脆弱水印來防止檔案文件被人為篡改。在住房公積金無紙化檔案中嵌入脆弱水印后，當水印信息被非法用戶惡意破壞時，很容易檢測出檔案內容或水印是否遭到篡改，并采取必要措施來避免住房公積金無紙化檔案被偽造，這樣非法用戶就無法從檔案中獲取有用信息。另一方面是知識產權保護。網絡的開放性意味著大量人員可以在線對住房公積金無紙化檔案管理信息系統進行訪問，檔案資源可能被非法下載、復制及篡改，而將具有一定版權聲明意義的水印信息（如制作單位、簽名等）嵌入住房公積金無紙化檔案后，水印信息很難被人的感覺系統所感知，但檢測器非常敏感，以此來宣稱對住房公積金無紙化檔案的所有權，為侵犯知識產權而引起的法律糾紛提供了證據。

（三）住房公積金無紙化檔案管理信息系統的性能指標

住房公積金無紙化檔案管理信息系統會使用合理的數據庫結構和查詢算法，為確保查詢的響應速度不會隨著用戶的增加和記錄數的增長而顯著下降，筆者認為住房公積金無紙化檔案管理信息系統應該滿足如表2所示的性能指標。

四、結語

“互聯網+”背景下住房公積金無紙化檔案管理工作的開展，不僅可以強化對重要且寶貴的紙質檔案的保護，大大延長住房公積金檔案的保存時間，而且有助于完善住房公積金檔案的信息內容，利用者也無須再查閱紙質檔案。總而言之，實現無紙化檔案管理是住房公積金檔案事業發展的必然產業，必將為住房公積金事業的可持續發展提供有力保障。

（作者單位為自貢市住房公積金管理中心）

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