新時代醫(yī)院人事檔案管理工作有效性研究

張國棟

【摘要】隨著公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深化，醫(yī)院改革也進(jìn)入了關(guān)鍵期。醫(yī)院人事檔案管理工作，在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著重要的作用，在新時代，醫(yī)院面臨著全新的挑戰(zhàn)與全新的機(jī)遇，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)創(chuàng)新的管理模式，使其更高效、更科學(xué)地支持醫(yī)院的醫(yī)療工作。筆者憑借多年的工作經(jīng)驗，對人事檔案工作進(jìn)行了總結(jié)與歸納，并提出了具體的工作措施，希望對同行有所助益。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案;人事檔案管理工作;新時代

在我國，人事檔案管理概念已經(jīng)有了很長的發(fā)展史，簡而言之，人事檔案管理就是以個人為單位，通過檔案學(xué)管理制度，對個人檔案進(jìn)行歸納與保管的過程。人事檔案的有效管理，能方便單位或企業(yè)對員工更好地考核與評價，確保員工管理的有效性。只有真正發(fā)揮檔案管理工作的作用，才能有效地管理隊伍的建設(shè)，才能讓醫(yī)院在可持續(xù)發(fā)展的道路上越走越遠(yuǎn)。

一、人事檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案資料內(nèi)容質(zhì)量問題。現(xiàn)階段，很多醫(yī)院整理與留存的人事檔案大多是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌等有關(guān)內(nèi)容，與簡歷沒有太大的差別。而這樣的人事檔案管理不能全面反映個人發(fā)展的狀態(tài)，不利于企業(yè)對員工的評價與考核。

（二）管理手段落后、管理設(shè)備缺乏。人事檔案資料內(nèi)容豐富、種類繁多，而且具有一定的復(fù)雜性，然而管理手段的落后，不僅違背了時代的發(fā)展要求，同時，也沒能充分利用科技帶來的諸多便利，尤其是硬件設(shè)施水平的落后，直接制約了人事檔案管理工作的效率，造成了管理的無效性或者低效性。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提升。人事檔案中涉及了很多個人隱私問題，這就要求管理有著較高的專業(yè)素質(zhì)與政治素質(zhì)，對其隱私問題進(jìn)行保密。除了檔案安全性問題，要求檔案管理人員有著熟練的專業(yè)技能，因此，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，能讓醫(yī)院的檔案管理達(dá)到嶄新的高度。

二、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案為人才信息和人才的培養(yǎng)提供依據(jù)。醫(yī)院管理者為了提升醫(yī)院的管理與服務(wù)水平，通常會建立多個年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷組成、專業(yè)技能基本一致的醫(yī)療隊伍，通過團(tuán)隊合作的方式服務(wù)于更多的患者。這就要求人事部門對團(tuán)隊的人員構(gòu)成有著充分的了解，包括但不限于年齡結(jié)構(gòu)、知識水平、綜合素養(yǎng)、工作經(jīng)驗與能力等因素，而這些因素的重要來源，是通過人事選拔實現(xiàn)的。在醫(yī)療隊伍組成后，管理層依據(jù)人事檔案中的重要數(shù)據(jù)，做出科學(xué)合理的判斷，有利于高質(zhì)量的隊伍建設(shè)。

（二）人事檔案為薪酬制度提供依據(jù)。醫(yī)院的薪酬制度比較特殊，會根據(jù)醫(yī)院具體的運營情況而改變，這種變化也是醫(yī)院自我完善的過程。薪酬的制定一般需要通過三個環(huán)節(jié)，前期規(guī)劃、中期修正、后期論證，新的薪酬制度只有通過科學(xué)論證后才能進(jìn)入實施階段。薪酬制定的過程中，需要依據(jù)每一位員工的工作經(jīng)驗、工作水平、職務(wù)、學(xué)歷、崗位進(jìn)行充分的考慮后，在原有薪酬的基礎(chǔ)上進(jìn)行全方位的考量，而人事檔案的有效管理，是完善薪酬制度的基礎(chǔ)。

（三）人事檔案為人才開發(fā)提供依據(jù)。人事部門對人事檔案進(jìn)行充分的考慮與研究，通過各個方面信息的匯總，能更好地了解個人的發(fā)展情況，對個人的品德、才能、出勤、績效等方面有著充分的了解。同時，人事檔案可以深層次了解人才隊伍的構(gòu)成，為人才的開發(fā)與培養(yǎng)提供依據(jù)。通過對人事檔案的有效研究，為不同專業(yè)配備不同的專業(yè)人才，平衡不同專業(yè)之間的構(gòu)成，促使各個專業(yè)之間平衡發(fā)展。

三、改進(jìn)人事檔案工作的有效途徑

（一）采用現(xiàn)代信息技術(shù)，讓檔案管理工作與時俱進(jìn)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)。檔案管理工作利用傳統(tǒng)的技術(shù)手段，已經(jīng)適應(yīng)不了時代的發(fā)展，只有充分利用信息化的管理模式開展檔案管理工作，才能讓最大限度地發(fā)揮檔案管理的重要作用，才會讓檔案管理充滿活力，凸顯價值。通過信息技術(shù)手段，為現(xiàn)有管理人員創(chuàng)建個人檔案，通過多科室協(xié)作的方式進(jìn)行電子文件歸檔，依靠醫(yī)院中心檔案室紙質(zhì)檔案進(jìn)行立卷。同時，醫(yī)院要重視檔案歸檔工作的重要性，建立專業(yè)隊伍，通過組織培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提升檔案管理隊伍的專業(yè)技能與專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)能獨立承擔(dān)電子檔案歸檔工作的人才。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，讓檔案管理工作做到與時俱進(jìn)。

（二）加強(qiáng)與職能部門的溝通，提高檔案管理效率。盡管人事檔案托管到了人事檔案代理機(jī)構(gòu)，卻并不意味著減少了醫(yī)院檔案管理人員的工作量，某種意義上來講，反而增加了醫(yī)院檔案管理人員的工作任務(wù)，除去日常處理工作外，醫(yī)院檔案管理人員還要對人事檔案代理人員的檔案材料進(jìn)行歸類，按照科學(xué)的分類方式錄入移交檔案材料表后，才可以將檔案轉(zhuǎn)交人事檔案代理機(jī)構(gòu)。而且，人事檔案代理人員所需要的任何材料，都需要通過查閱檔案內(nèi)容后，到人事代理機(jī)構(gòu)處辦理，繁瑣的查閱與審判工序，使得檔案管理人員在醫(yī)院與人事代理機(jī)構(gòu)之間經(jīng)常性的往返，進(jìn)而增加了檔案管理人員的工作量。因此，醫(yī)院不僅要注重檔案收集工作，還要加強(qiáng)信息溝通渠道，建立完善的人事檔案交換制度，人事檔案代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與醫(yī)院共同建立人事檔案材料收集系統(tǒng)，將收集資料的內(nèi)容以書面形式下發(fā)到醫(yī)院。醫(yī)院檔案管理人員及時收集檔案代理人員的相關(guān)材料，人事檔案代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院按照固定的時間點進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)交工作，確保檔案代理人資料的完整性與真實性。通過對檔案材料收集渠道進(jìn)行有效梳理，加強(qiáng)檔案代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院的定期聯(lián)系，進(jìn)而提升人事檔案的使用價值，充分發(fā)揮人事檔案對醫(yī)院的指導(dǎo)性作用，最終達(dá)到完善檔案管理工作的目的。

（三）探索和開發(fā)人事檔案信息資源。隨著社會的高速發(fā)展，大大加強(qiáng)了人才的流動性，以至于人才檔案的資源越來越多，完善的檔案管理工作，能讓醫(yī)院及時發(fā)現(xiàn)人才，及時培養(yǎng)人才，促進(jìn)了醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。完善的檔案管理工作的前提，豐富人事檔案的內(nèi)容，增加有關(guān)人才的實質(zhì)性內(nèi)容，比如專業(yè)技術(shù)人員的特點、個人道德品質(zhì)，以及工作業(yè)績與突出的工作成績等。完善的檔案管理工作，還需要對檔案資料進(jìn)行有效提取與排除，對于沒有任何參考價值的內(nèi)容進(jìn)行剔除，將有利于個人發(fā)展的精華部分進(jìn)行保存。通過對程序的簡化，不僅有助于檔案的查閱，還能極大程度的提升工作效率。醫(yī)院也可以考慮建設(shè)區(qū)域性人事檔案中心，將個人材料通過科學(xué)的分類進(jìn)行整理與歸納，有利于人事檔案更好地發(fā)揮工作效率。

（四）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作的有序開展得益于檔案管理人員崇高的職業(yè)素養(yǎng)，然而，很多醫(yī)院內(nèi)部檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)都沒有達(dá)到優(yōu)秀的標(biāo)準(zhǔn)。在實際的工作過程中，醫(yī)院可以通過提升門檻、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)、加強(qiáng)考核力度等措施，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而實現(xiàn)對人事檔案的有效管理，讓檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院的人事檔案管理工作，一定要通過在不斷的創(chuàng)新與不斷完善的過程中，走上持續(xù)發(fā)展的路徑。因此，大力推動人事檔案的信息化管理、完善檔案管理內(nèi)容、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)等方面進(jìn)行拓展，探索符合我國醫(yī)院人事檔案管理的模式。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，通過不斷自我完善，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的充分發(fā)展。

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