淺談如何提高人事信息業務質量

姜昌峰

【摘要】人事信息業務作為人力資源共享服務的重要內容，也是人力資源各項業務的基礎業務。本文結合當前人事信息業務質量現狀，重點從“目標清晰、方法可行、流程合理、考核有效、激勵到位、良性溝通”等方面，對如何提高人事信息業務質量提出解決路徑與措施。

【關鍵詞】人力資源管理??人事信息工作??業務質量

一、當前人事信息業務質量現狀

自開展人事信息共享服務工作開展以來，人事信息工作在每一個環節、每一項業務流程中始終貫街執行質量至上、服務第一的標準，保證了人事信息業務運行的平穩和工作的連貫性。人事信息業務運行呈現如下特點：一是人事信息專員形成了明確的人事信息質量意識，從開始的無序應對逐步成為自覺的規范操作。二是人事信息業務人員對人事信息質量目標、服務目標以及人事信息工作流程、業務標準、服務規范有了一定層次的理解和認識，能夠有效的利用業務文件、制度、標準、規范指導人事信算了業務操作。四是人事信息專員能夠根據業務需要和工作實踐，不斷改進業務質量和人事信息工作效果的評估，提升了人事信息部門的綜合質量和業務水平。在取得一定成績的同時，當然人事信息工作在不同程度上還存在許多不足，需要在今后的工作過程中，加強對人事信息處理質量標準、程序文件、工作流程、業務經驗的認真學習，不斷提高人事信息業務質量和服務水平，并付諸于實踐人事信息工作中去，使人事信息工作質量不斷提升。

二、提高人事信息業務質量的主要路徑

提高人事信息業務質量是實現人力資源共享企業戰略目標的基礎工作和重要內容。當所有的人事信息工作團隊成員都達成質量的共識，明白自己在質量改進中所扮演的角色之后，企業的團隊績效才有可能改變。如何提高人事信息工作質量，個人認為要通過要做到“目標清晰、方法可行、流程合理、考核有效、激勵到位、良性溝通”。

（一）目標清晰

第一步，確定人事信息業務工作的清晰目標，越具體越好，越詳細越好;第二步，把每一個目標用都要記錄寫下來，不要忽略細節;第三步，制定一個實現目標的具體期限。如果目標很大，就把它加以分割，制定出實現每個階段目標的期限，并把它們按時間順序依次記錄下來;第四步，把能夠想到的實現目標必須要做的事寫下來，隨時想到，隨時補充;第五步，把所列出的清單上的目標按優先級的順序制定成計劃;第六步，立即行動，去做你所編制的計劃中你能做到的最重要的事情，關鍵是最重要的事情要先做;第七步，保持充足的人事業務工作量，保證每天都能達到一定標準來實現自己的—個或更多的主要目標。清晰的目標是事業成功的根基，同時也是人事信息業務質量目標完成的重要基礎與保證。

（二）方法可行

制定一個可行的方法需要決策、支持、反饋三個環節有效配合。首先決策要結合人事信息工作實際和企業服務需求情況等客觀目因素論證，由人事信息部門領導作出決策。支持可以是管理人員給下屬的業務指導，也可以是專業的內部或外部培訓，其中需要注意的是，對于人事信息業務執行層來說，傳授工具和方法遠比傳遞思想更重要，解決問題題更多的是靠方法而非熱情。當然，任何一個方法總有不足之處，執行中的反饋有助于使其進一步完善。確立目標，選擇合適的方法，最終達到預期目標，也是提升人事信息業務質量不或缺的部分。

（三）流程合理

首先取決于為達到戰略目標所設計的組織結構和各個組織職能、崗位職能的合理性;其次，流程的長短和路線與組織職能明確后的績效直接相關，這樣組織、流程、績效三者就形成管理層面的鐵三角。做好流程優化必須解決組織、績效的相關問題。在現實工作中，問題和原因，如表象和內因等，復雜地糾纏在一起，這需要我們透過現象抓住本質，找到問顳的實質。如果單就流程講流程，解決單個流程中的問題，永遠只能停留在操作層，沒有管理價值。但如果通過分析流程，找出流程后蘊含的組織問題、績效問題，對流程進行新設計最后實現企業內部自我推動，完成組織、流程和績效的明晰，促進工作質量的提升。人事信息工作同樣如此。

（四）考核有效

確保人事信息業務績效考核有效要做到三點：一是考核要真正發揮導向作用;二是避免為因素干擾;三是處罰措施要嚴格執行，不能估息。人事信息業務績效考核工作的開展，既要著手對已有的績效評價體系進行完善，并持之以恒地貫徹和運行。同時，要形成一套業績衡量評價體系，明確經濟指標、管理指標、形成動態管理。由于績效考核工作牽涉到部門各組人員的切身利益，因此在保證績效考核與薪酬體系鏈接的基礎上，要做好績效考核根本意義的宣傳和釋疑，從正面引導人事信息專員用積極的心態對待績效考核，以期達到通過績效考核改善工作、校正目標的目的，使績效考核的運用成為人力資源戰略目標實現的助手。并能通過績效考核方式，提升人事信息專員業績，為人事信息業務工作的有效效開展奠定基礎。

（五）激勵到位

所謂的激勵到位有三層意思：力度到位、描述到位和兌現到位。激勵力度要做到部門間有競爭力、人事信息專員間有吸引力、人力資源共享企業有承受力。激勵是考核政策的重要手段，涵蓋了物質激勵和精神激勵兩大部分。做好人事信息專員激勵工作，有助于從根本上解決人事信息專員工作積極性、主動性、穩定性、向心力、凝聚力、對企業的忠誠度、榮譽感等問題。

（六）良性溝通

無論是企業管理者還是普通的員工，都是企業競爭力的核心要素，做好溝通工作，無疑是企業各項工作順利進行的前提。一個有效的溝通會可為六個步驟進行實施，而要形成一個雙向的溝通，必須包含三個行為，即：有說的行為、聽的行為和問的行為。步驟如下：第一個步驟是事前準備。第二個步驟是確認需求。溝通中，提問和聆聽是常用的溝通技巧通過提問和聆聽確認雙方的需求，明確雙方的目的是否是一致的。第三個步驟是闡述觀點。即如何發送你的信息，表達你的信息。第四個步驟是處理異議。溝通中的異議就是沒有達成協議，對方不同意你的觀點，或者你不同意對方的觀點，這個時候應該如何處理。第五個步驟是達成協議。就是完成了溝通的過程形成了一個協議，實際在溝通中，任何一個協議并不是一次工作的結束而是溝通的結東，意味著一項工作的開始。第六個步驟是共同實施。

三、結束語

人事信息業務工作作為人力資源共享的基礎業務和重要工作內容之一，人事信息業務部門要在團隊文化的塑造與宣貫方面，形成不斷累積、不斷傳承的過程，使組織內所有成員形成共同認同的團隊的價值觀，使人事信息業務質量不斷提升成為習慣。