檔案統計在檔案管理中的作用分析

王翠屏

摘要：在現代檔案管理工作中，信息化雖然豐富了檔案管理的工作內容，但是也在一定程度上增加了檔案管理工作的難度。而進行檔案統計能夠很好的將工作中復雜的內容變得簡單，讓領導者和管理人員能夠更直觀的了解信息，為提高檔案管理工作的整體質量提供了強有力的保障。文章立足于檔案統計工作的意義，然后對檔案統計在檔案管理工作中的作用進行具體分析，進而為發揮檔案統計在檔案管理中的作用提出具體措施。

關鍵詞：檔案統計;檔案管理;作用;對策;問題

檔案管理的管理對象雖然不是人，但其管理性質仍然較強。隨著社會的不斷進步，信息的豐富程度也逐漸提高，所以，與傳統的檔案管理工作相比，當前，檔案管理工作所涉及的內容更加廣泛，增加了檔案管理的難度。開展檔案統計工作，能夠很好的將檔案進行歸類、統計，為檔案保存和整理提供方便，有利于在合理有序的工作環境下，提高整個檔案管理工作的工作效率。因此，在實際檔案管理工作中，檔案統計工作十分重要。

一、檔案統計工作概述

檔案統計主要是指在對整個檔案工作和檔案的數量進行統計的基礎上，對工作進行總結以及對相關數據進行合理分析，然后通過歸類和整理的手段，對整個檔案進行分析[1]。當前的檔案統計工作的主要內容和流程就是：在了解數據檔案的基礎上，根據檔案類型和特點對檔案進行歸類整理，最終以圖形或者表格的形式表現出來。其中，最常用的表現方式就是表格，因為通過表格可以清晰直觀地發現統計工作的變化規律，通過這些規律發現統計工作的變化過程，從而能夠更好地開展檔案管理工作。

二、檔案統計在檔案管理中的作用

（一）有助于實現檔案管理工作的有效性

在檔案管理過程中引入檔案統計制度，不但能夠為信息篩選提供方便，還能進一步完善檔案的整理和編排工作，在統計的基礎上進行數據分析，能夠降低數據分析的難度，從而提高整個檔案管理工作的效率[2]。通過開展檔案統計工作，檔案管理人員能夠根據統計數據更好的了解相關單位的具體信息，為更好地開展檔案管理工作準備條件。

（二）為更好地對檔案管理工作進行規劃提供支持

由于當前信息技術的飛速發展，社會上各種信息也不斷豐富起來，檔案管理工作的內容也變得更廣泛，但是只有在檔案管理人員對檔案信息進行編輯的基礎上才能對檔案進行保管，這無疑是加大了檔案管理人員的工作壓力。所以，如何對這些復雜的工作進行簡單化處理，以降低檔案管理者的工作強度，成為廣大檔案管理者普遍關注的問題。因此，對檔案管理工作進行合理規劃是十分有必要的。而通過檔案統計工作，能夠將繁冗的檔案信息進行歸類處理，并且通過更加直觀的圖表和文字表現出來，在一定程度上降低了檔案管理工作的難度。可見，在整個檔案管理工作中，檔案統計工作十分重要，檔案管理者能夠根據統計結果對檔案管理工作進行合理規劃，確保檔案管理工作能夠在更加合理有序的氛圍下開展。

三、檔案統計中存在的問題

（一）統計檔案意識淡薄、方式陳舊

隨著社會經濟的發展以及信息化的發展，我國統計檔案在新的時期下也面臨著新的問題。目前，我國很多檔案統計工作還停留在傳統上的手工記錄檔案操作，還停留在紙質檔案的操作發展階段中，隨著社會經濟的發展以及信息化程度的進一步加深，傳統的手工記錄已經遠遠無法滿足于新時期經濟社會發展的需求，不能夠充分發揮統計檔案工作在經濟社會發展中的巨大作用[3]。

（二）統計檔案管理方法無法適應信息化社會的需要

一方面，由于信息化社會的全面深化發展使得統計檔案管理工作的難度大大增強，另一方面，社會流動性地增大以及網絡安全信息保護的滯后都使得統計檔案工作管理的工作面臨的挑戰與困難越來越多。統計方案是各行各業在生產活動中形成的對社會和國家有價值的文字、圖表、聲像信息，這種有價值的文字、圖表、聲像信息也是一定階段一定時期社會發展的歷史記錄和現狀反應。所以這就使得統計檔案工作務必要做到科學分類、仔細詳盡，然而在檔案管理工作的產期發展中，統計檔案的工作遠遠達不到要求，無法適應現代信息化社會的需要。

四、檔案統計工作的有效對策

（一）增強統計檔案工作責任意識

統計檔案是統計檔案管理工作中的重要部分，也是檔案管理工作的關鍵，因此統計檔案人員要提高思想意識，高度重視檔案工作的重要性，端正工作態度，對檔案工作要有高度的使命感、責任感，本著對工作負責的精神將檔案工作落到實處，并就其存在的實際問題找到相應的決策和方法確保統計檔案工作適應經濟建設和社會發展的需要。

（二）增強檔案管理人員工作能力

要想提高統計檔案工作效率，促進統計檔案工作發展就必須要增強檔案工作管理人員的工作水平，只有不斷地增強管理人員的工作水平，才能保證統計檔案工作的發展。在這個過程中有關檔案管理部分除了要制定一系列的規章制度，通過條文來約束和促進檔案人員的工作以外，還要對檔案工作人員不斷地進行思想教育和技能上的培訓。檔案管理人員要主動積極參與檔案管理工作的技能培訓，以便工作人員在檔案材料的搜集和整理中能夠做到規范、嚴格、高效，從而保證檔案統計信息內容的完整齊全。

（三）實現統計檔案的信息化

在統計工作中引入信息化技術，建立電子檔案與相應的網絡檔案資料庫。首先，通過計算機來完成檔案信息的統計任務，不僅可以提高檔案統計的計算效率，還可以減少失誤。其次，利用軟件建立電子檔案，將聲音、圖片、視頻等多樣化的檔案信息一同收錄在案，確保檔案的真實性與完整性。其次，建立網絡檔案資料庫，將單位各個部門的檔案統一整合，輸入資料庫中，有利于檔案的歸類與搜索，減少了人為查閱檔案可能出現的丟失泄露以及紙張檔案容易發生蟲蛀的問題，而且讓檔案的統計管理突破了時空的限制，使得民眾查閱檔案更加便捷。

五、結束語

綜上所述，與傳統的檔案管理工作相比，新時期的統計檔案管理工作的核心是對信息進行統一化的管理，有利于及時發現信息中存在的缺漏與錯誤，提高管理效率，減少勞動成本，對于檔案事業的長遠發展起到促進作用。

參考文獻：

[1]常瑛.分析當前檔案統計在檔案管理中的作用[J].辦公室業務，2019 （18）：110.

[2]鄭旭婕，龐麗.新時期統計工作在檔案管理工作中的重要性及新途徑[J].中外企業家，2018 （34）：138.

[3]宿娜.新時代檔案統計管理改革路徑[J].中國統計，2018 （06）：51-52.