“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下房地產(chǎn)檔案管理新探

摘要：房地產(chǎn)電子檔案管理雖然逐漸形成了規(guī)模，但隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提升，很多原有的檔案管理方法已經(jīng)不再適用。本文闡述了運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)管理房地產(chǎn)檔案的優(yōu)勢，提出改革并健全房地產(chǎn)電子檔案管理體系、提升數(shù)據(jù)信息資源整合效率等提升檔案管理水平的新形式，希望切實(shí)提高房地產(chǎn)檔案的管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;房地產(chǎn)檔案管理;數(shù)據(jù)信息;資源整合

引言：

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房屋買辦等活動(dòng)中，根據(jù)實(shí)際情況確認(rèn)的房屋及土地的自然情況，包括文字資料、計(jì)算材料、設(shè)計(jì)圖紙以及音頻、視頻等一切能夠作為憑證的材料。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，房地產(chǎn)行政管理部門應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案的管理水平，保護(hù)檔案安全。

1.運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)管理房地產(chǎn)檔案的優(yōu)勢

在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，任何行業(yè)的紙質(zhì)檔案均已形成了電子版，不僅顛覆了傳統(tǒng)的管理模式，還具有如下優(yōu)勢：第一，對于廣大人民群眾來說，房屋、地產(chǎn)是非常重要的資產(chǎn)組成部分，很多人終其一生攢下的家業(yè)均投入此中。在紙質(zhì)檔案時(shí)代，一旦檔案記載出現(xiàn)錯(cuò)誤，尋求改正的過程冗長、繁瑣，致使原定計(jì)劃受到打擊，甚至影響收益。而在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，上至房地產(chǎn)行政管理部門、各大房地產(chǎn)企業(yè)，下至房屋買賣網(wǎng)點(diǎn)、中介機(jī)構(gòu)，均可以接入檔案系統(tǒng)，檔案出現(xiàn)問題時(shí)，具備權(quán)威機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)定書，即可改正錯(cuò)誤信息，顯著提升了效率。第二，當(dāng)前中國社會(huì)呈現(xiàn)出極強(qiáng)的“流動(dòng)性”，城市外來務(wù)工人員較多，房產(chǎn)交易、租賃市場火爆，基于互聯(lián)網(wǎng)開展的看房、訂房、買房、賣房工作開展的如火如荼，極大地提升了成交量，其中房地產(chǎn)電子檔案的作用不可忽視。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下提高房地產(chǎn)檔案管理水平的新形式

2.1改革并健全房地產(chǎn)電子檔案管理體系

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理工作，形成了較為完善的管理體系。但隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷升級，“互聯(lián)網(wǎng)+”市場環(huán)境也在逐漸改變，很多房地產(chǎn)電子檔案管理方式隨著時(shí)間的推移也可以適用“傳統(tǒng)”這個(gè)形容詞。面對此種情況，必須對現(xiàn)有的管理體系進(jìn)行改革，使之不斷健全，從而能夠滿足當(dāng)代用戶的需求。首先，房地產(chǎn)行政管理部門以及相關(guān)企業(yè)應(yīng)該結(jié)合智能化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，重新梳理電子檔案管理模式，找出技術(shù)運(yùn)行及管理過程中的漏洞。其次，很多電子管理系統(tǒng)經(jīng)過長時(shí)間使用，系統(tǒng)很可能存在漏洞或出現(xiàn)功能上的“退化”，比如數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的軟硬件一旦出現(xiàn)問題，造成數(shù)據(jù)丟失，盡管通過云端協(xié)助可以恢復(fù)數(shù)據(jù)，但必然浪費(fèi)大量時(shí)間。因此，應(yīng)該建立系統(tǒng)定期審核制度，保證檔案處于正常的存儲狀態(tài)。最后，注重房地產(chǎn)電子檔案精確性管理。部分人員認(rèn)為電腦操作是一件簡單的事情，因此在日常工作中重視程度嚴(yán)重不足，經(jīng)常由于粗心導(dǎo)致檔案信息錄入錯(cuò)誤，從而給用戶帶來麻煩，比如將用戶姓名打錯(cuò)、身份證號輸入錯(cuò)誤、日期相差一天導(dǎo)致無法享受利好政策等，基于此，相關(guān)人員必須予以重視。

2.2提升房地產(chǎn)數(shù)據(jù)信息資源整合效率

為了提升房地產(chǎn)檔案的使用價(jià)值，在管理過程中應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息資源整合效率。首先，建立完善的信息篩選機(jī)制，對一些重要的信息實(shí)時(shí)記錄并盡快更新，如房屋所權(quán)全変動(dòng)、土地使用權(quán)采用租賃的形式進(jìn)行變更等必須詳細(xì)記載。在此過程中應(yīng)該反復(fù)確認(rèn)，保證數(shù)據(jù)信息真實(shí)有效、避免錯(cuò)誤信息導(dǎo)致檔案失去應(yīng)有的價(jià)值。其次，在檔案分類管理時(shí)，按照類型、首次錄入時(shí)間、變更時(shí)間（可以根據(jù)變更次數(shù)有所區(qū)分）、區(qū)域、名稱等信息進(jìn)行分組，方便查閱。對于一些使用頻率較高的房地產(chǎn)檔案，可以將之劃分到同一個(gè)數(shù)據(jù)存儲區(qū)，如果互相之間關(guān)聯(lián)性較大，還可以共同存放，加強(qiáng)相關(guān)檔案信息的完整性。最后，根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置搜索關(guān)鍵詞，比如某大型開發(fā)商新近開發(fā)了樓盤，檔案管理人員可以在保留原有檔案存儲模式的情況下，將該企業(yè)的歷史開發(fā)檔案記錄全部調(diào)取，在相關(guān)文件存儲區(qū)內(nèi)建立子文件，為有需求的用戶提供完善的信息。

2.3結(jié)合用戶需求，構(gòu)建智能檔案探尋系統(tǒng)

如上文提到，很多用戶出于自身的考量，需要對大量房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分析，特別是在房屋買賣、租賃的過程中，為了獲得最高的收益，廣大消費(fèi)者或是業(yè)主經(jīng)常多方探查，重點(diǎn)收集相關(guān)信息。對于此種情況，相關(guān)部門和企業(yè)應(yīng)該結(jié)合用戶需求，構(gòu)建智能房地產(chǎn)檔案探尋系統(tǒng)。首先，將大眾關(guān)注的熱門房地產(chǎn)檔案進(jìn)行置頂操作，用戶無需進(jìn)行搜索，登陸房產(chǎn)信息網(wǎng)站即可迅速獲知信息。其次，針對有特殊需求的用戶，在原有的搜索引擎基礎(chǔ)上，可以設(shè)置智能關(guān)聯(lián)系統(tǒng)，當(dāng)用戶簡短地打出搜索關(guān)鍵詞后，系統(tǒng)迅速列出用戶心儀的房產(chǎn)檔案資源備選名單，提高搜索效率。最后，務(wù)必保證檔案信息的真實(shí)性，可以設(shè)立監(jiān)督、舉報(bào)系統(tǒng)，對不實(shí)信息的發(fā)布者進(jìn)行追蹤，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立刻納入黑名單，如果是內(nèi)部人員出現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)該予以適當(dāng)?shù)膽土P。

2.4建立信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)，保障網(wǎng)站安全運(yùn)營

為了保證“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下信息化房地產(chǎn)檔案的安全，應(yīng)該建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，使相關(guān)網(wǎng)站時(shí)刻處于正常的運(yùn)行狀態(tài)。首先，面向市場招聘互聯(lián)網(wǎng)安全管理人才，同時(shí)組織內(nèi)部人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的技術(shù)水平。其次，根據(jù)技術(shù)側(cè)重點(diǎn)的不同，將相關(guān)人員安插在檔案建設(shè)、運(yùn)行、后臺維護(hù)、網(wǎng)站管理等不同的崗位。最后，在日常工作中，將“錯(cuò)誤發(fā)生率”作為考核指標(biāo)，每個(gè)月為一個(gè)周期，沒有任何錯(cuò)誤，則績效為優(yōu);錯(cuò)誤數(shù)量在1～3次內(nèi)，績效為良;5次以內(nèi)為合格，超過5次則視情況嚴(yán)重程度扣除獎(jiǎng)金。

結(jié)語：

在房地產(chǎn)檔案管理中充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提升管理效率的同時(shí)，也面臨著諸多未知的風(fēng)險(xiǎn)，如果檔案信息數(shù)據(jù)存儲空間遭到破壞，導(dǎo)致檔案丟失或被惡意篡改，會(huì)給廣大用戶造成不可挽回的損失。因此，相關(guān)部門應(yīng)該不斷探索新型管理方法，全面提高房地產(chǎn)電子檔案的管理效率。

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作者簡介：魏宏宇（1979.4.20）男，籍貫：黑龍江綏化市，學(xué)歷：本科，職稱：中級檔案師。