新時期如何做好醫(yī)院檔案管理工作

劉菲

【摘要】黨的十九大報(bào)告指出要實(shí)施健康中國戰(zhàn)略，并強(qiáng)調(diào)人民健康是民族昌盛和國家富強(qiáng)的重要標(biāo)志，這就使醫(yī)院的建設(shè)走到了排頭兵的位置。而在醫(yī)院各項(xiàng)工作中，醫(yī)院檔案管理是其中重要的關(guān)鍵部分。憑借合理妥善的檔案管理方法，不僅能為醫(yī)院提供各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時可以為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展起到重要的推動作用。本文主要從醫(yī)院的檔案管理的基本特點(diǎn)、檔案管理的特殊意義、目前存在的主要問題及解決措施四個方面進(jìn)行闡述，希望為醫(yī)院的檔案管理工作奉獻(xiàn)自己的一分力量。

【關(guān)鍵詞】新時期;醫(yī)院;檔案管理

醫(yī)院的檔案管理，可以幫助醫(yī)院做好各時期各階段資料的積累，為醫(yī)院的發(fā)展指明方向。在全面醫(yī)改新形勢的大環(huán)境下，整個醫(yī)療衛(wèi)生工作也在不斷地向前發(fā)展，其自身對檔案管理的要求與標(biāo)準(zhǔn)正在逐漸地上升。通過相關(guān)研究也發(fā)現(xiàn)，其對于醫(yī)院建設(shè)也越發(fā)重要。

一、醫(yī)院檔案管理的主要特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理的主要特點(diǎn)從兩方面進(jìn)行闡述：檔案管理的真實(shí)性以及系統(tǒng)性。

（一）具有完整性以及客觀的真實(shí)性。醫(yī)院在實(shí)際發(fā)展過程中，檔案收集是否完整且真實(shí)將直接影響各類數(shù)據(jù)的有效性和實(shí)用性。以人事檔案的管理為例，檔案材料的完整性、真實(shí)性直接影響人員職稱晉升、干部選拔、工資評定、退休審批等與個人息息相關(guān)的各項(xiàng)工作。而醫(yī)院的檔案工作質(zhì)量也會因?yàn)槭欠裼锌茖W(xué)合理的管理機(jī)制而受到制約，同時相關(guān)部門檔案工作人員的專業(yè)能力也與檔案工作的質(zhì)量和效率進(jìn)行掛鉤。通過檔案管理分析決策工作，可以清晰地展現(xiàn)在醫(yī)院發(fā)展中的實(shí)際情況。所以，醫(yī)院最終收集的資料是不是真實(shí)和完整的，將直接關(guān)系到在決策過程中數(shù)據(jù)指導(dǎo)的精確性，對相關(guān)部門在決策方面有著關(guān)鍵的指導(dǎo)作用。

（二）醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)性。醫(yī)院檔案可以分為文書檔案、人事檔案、病歷檔案、科技檔案、會計(jì)檔案和其他檔案等。和其他行業(yè)的檔案管理工作相比較，因?yàn)獒t(yī)院結(jié)構(gòu)的特性，使形成檔案材料的部門和科室眾多，且各自都有一定的業(yè)務(wù)獨(dú)立性，長期以來使用分散管理的方法，這樣使得在醫(yī)院中的檔案管理也相對復(fù)雜。為保證醫(yī)院的各類檔案資料能完全歸檔，應(yīng)該對檔案的大致內(nèi)容以及具體的移交時間等情況進(jìn)行科學(xué)的劃分。憑借科學(xué)合理的檔案管理工作形成一定的系統(tǒng)性，有助于確保醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展。

二、醫(yī)院檔案管理工作的重要意義以及相關(guān)問題

（一）醫(yī)院檔案管理工作的重要意義。通過檔案管理工作能夠?qū)⑨t(yī)院運(yùn)行過程中各種有意義的數(shù)據(jù)都記錄下來，形成檔案的重要組成部分。同時，醫(yī)院的檔案資料對本行業(yè)的發(fā)展有著重要的價(jià)值和意義。日后在進(jìn)行醫(yī)院的決策工作方面有著關(guān)鍵的指導(dǎo)作用。同時，檔案管理工作也是一種監(jiān)督管理工作，對于醫(yī)院工作質(zhì)量的提高也有著積極作用。最后，醫(yī)院的檔案管理基于真實(shí)完整的數(shù)據(jù)資料，可以清晰地展現(xiàn)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況，有著重要的參考作用。

（二）檔案管理中主要存在的問題。首先，就目前的情況來看，醫(yī)院檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平普遍不高，雖然有最基本的技能，但是對于檔案管理工作的實(shí)際開展缺乏規(guī)范性的業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能，所以完成工作的質(zhì)量不高。而且，檔案管理工作過程較為枯燥，從事該工作的人員存在不穩(wěn)定性，導(dǎo)致一部分檔案管理人才的流失。另外，很多城市并沒有建立完善的檔案管理的機(jī)制，對于醫(yī)院的檔案管理也沒有提出明確的要求與目標(biāo)，導(dǎo)致實(shí)際的工作開展進(jìn)度和質(zhì)量參差不齊，也沒有監(jiān)督機(jī)制來監(jiān)督檔案工作的開展情況。其次，醫(yī)院的檔案管理工作并不是立竿見影的，這是一個資料長期積累的過程，因?yàn)橐娦灾匾暥染筒粔颍率箼n案管理工作發(fā)展緩慢甚至止步不前。最后檔案的信息化管理應(yīng)用還欠缺，許多基層單位都沒有開展應(yīng)用起來。

三、醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新改良途徑

（一）加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理工作的重視。相關(guān)的部門需要充分意識到醫(yī)院檔案管理工作的重要意義。通過制定切實(shí)有效的政策和方針，來加大力度開展醫(yī)院的檔案管理工作。同時，需要做好監(jiān)督職責(zé)，確保相關(guān)部門落實(shí)好檔案管理工作，并考慮各項(xiàng)制度的預(yù)期執(zhí)行情況。同時也由于資金的缺乏很大程度上阻礙了檔案管理工作的開展，解決資金問題迫在眉睫。首先，相關(guān)部門應(yīng)該加大資金投入，以支持醫(yī)院檔案管理工作，并做好預(yù)算方案，將投入的資金利用好。其次，相關(guān)管理層應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和管理方式，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）充分利用信息化建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷高速發(fā)展，各類數(shù)據(jù)的數(shù)量正在呈現(xiàn)暴漲。在研究調(diào)查中，數(shù)據(jù)的產(chǎn)生量每年遞增的數(shù)量大約會是過去一年的一半。以我院為例，僅2016-2019年4年中新增近300人，僅2019年1年就新增160人，增加量是前一年度的4.2倍，新增人數(shù)是歷年之最。隨之帶來檔案材料的收集、匯總、審核使檔案工作人員壓力倍增。而實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，將傳統(tǒng)的檔案手工管理模式優(yōu)化為信息化管理，有效減少工作人員的工作強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和效率。信息化的使用將采集到數(shù)據(jù)，通過人工智能的方式分析和總結(jié)，對數(shù)據(jù)規(guī)律的精準(zhǔn)度大大提高。科學(xué)技術(shù)的每一次創(chuàng)新對檔案管理來說都是一個巨大的沖擊。在包含著巨大機(jī)遇的同時也是面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)整個社會的高速發(fā)展，這是檔案管理人員需要不斷深入研究的問題。工作人員在爆炸性的信息中要認(rèn)真審閱，抓住真正有用的知識。利用各種豐富的信息資源主動學(xué)習(xí)實(shí)用的知識和技能，提高自身的綜合素質(zhì)和存在價(jià)值，以此不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)流程的規(guī)范性建設(shè)。檔案管理部門需要充分制定相關(guān)的規(guī)章制度，把每一個環(huán)節(jié)中的工作都落實(shí)下去。做好檔案工作的資料收集、整理、保管歸檔等等，確保每個環(huán)節(jié)都沒有因?yàn)楣ぷ魅藛T的大意疏忽而產(chǎn)生遺漏的現(xiàn)象，保障檔案的真實(shí)性、完整性。同時，在整個環(huán)節(jié)的運(yùn)行階段需要有專業(yè)能力強(qiáng)的人員來進(jìn)行指導(dǎo)，保證流程的規(guī)范與科學(xué)。對醫(yī)院的資料收集工作要有追蹤流程，形成完整真實(shí)的檔案資料。在新形勢下，檔案管理應(yīng)該充分借助智能化的科技手段，在智能化的應(yīng)用中進(jìn)行科學(xué)的分析、總結(jié)與處理。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升工作人員整體素質(zhì)。醫(yī)院的檔案管理工作，主體是工作人員，這對人才的培養(yǎng)就顯得尤為重要。第一，醫(yī)院可以聘用、培養(yǎng)或引進(jìn)檔案管理的專業(yè)人才，進(jìn)而提高工作效率。第二，由檔案管理部門每年定期逐級對檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化管理的培訓(xùn)、考核，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)：一方面可舉辦知識競賽、技能大比武等多形式的活動，不斷提高檔案管理人員的工作積極性;另一方面，也可由上級部門組織各單位進(jìn)行檔案管理的交流活動，讓大家“走出去，開眼界”，取他人之所長，補(bǔ)己之所短，全面推進(jìn)各單位檔案規(guī)范化管理進(jìn)程。第三，提高檔案管理的工資待遇和福利。醫(yī)院的檔案管理工作的枯燥導(dǎo)致了大量人才的流失，提高工資福利來留住人才也不失為一個辦法。第四，單位中的檔案部門需要營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，讓工作人員多渠道、全方位開展學(xué)習(xí)選進(jìn)的檔案管理知識、技能，建設(shè)成學(xué)習(xí)型的管理部門。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作在醫(yī)院中有著深遠(yuǎn)的影響和極其重要的意義。雖然我國在目前的檔案管理工作現(xiàn)狀中存在著較多的問題，各個問題應(yīng)該區(qū)分其本質(zhì)原因進(jìn)行解決，這也就進(jìn)一步要求醫(yī)院的檔案管理工作者要不斷提高專業(yè)能力與水平。同時管理層需要從加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理工作的重視、充分利用信息化建設(shè)、加強(qiáng)流程的規(guī)范性建設(shè)等方面入手，從而最終提高醫(yī)院檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。

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