高校設備檔案管理存在的常見問題及對策

王詠梅 劉方欣

【摘要】隨著我國經濟快速發展和教育改革進程不斷推進，高校儀器設備的數量和檔次也不斷提升，設備檔案管理工作越來越重要。本文探討了在“互聯網+”和大數據的時代，通過加強制度建設，提升業務水平、提高“互聯網+”技術等，加強高校設備檔案管理工作，提升設備檔案管理水平。

【關鍵詞】設備檔案;文件管理;信息化建設

儀器設備的檔案管理是通過直接搜集整理所得的關于儀器設備的記錄，是高等學校設備管理工作的重要組成部分。管好、用好儀器設備檔案資源，不僅有助于延長設備的使用壽命、提高設備使用效率、擴大設備的使用范圍，也是高校購買同類設備的可靠參考和了解設備資產的詳細信息來源，更是提高高校教學質量、提升科研水平的重要保障。隨著國家對高等教育資源的投入不斷增加，以及“211”“985”“雙一流”等舉措的有效實施，各高校儀器設備的數量、質量均有大幅提高，但這也給高校設備檔案的管理工作帶來了極大的困難和嚴峻的挑戰。完善的設備檔案信息不但有助于高校對擁有的資產有準確的認識，也可以對設備進行有效的監控和管理。所以，如何有效提高高校設備檔案管理工作效率，成為當前高校設備管理部門面臨的重要課題。

一、高校設備檔案管理的常見問題

（一）設備檔案管理工作不規范。高校設備管理多實行使用部門與設備管理部門共同管理的模式，設備管理部門主要負責設備的招標、采購、驗收、安裝等工作，而設備的日常使用、維護保養則主要由各使用部門負責。采購、管理和使用的分離給設備檔案管理工作帶來了一定困難。雖然儀器設備在采購時即建立了相應儀器檔案，但采購部門缺乏設備的使用經驗，對設備的關鍵參數、屬性不夠了解，可能造成檔案資料不詳細、設備參數不準確等情況。而且儀器設備使用壽命較長，從立項到報廢，設備檔案保管時間周期較長，在后續使用過程中儀器設備的各種信息無法及時更新，導致設備檔案往往無法反映儀器設備的真實情況。此外，很多部門直接使用和管理設備的一線科研人員對設備檔案管理工作缺乏足夠的重視和認知，缺乏檔案管理的相關專業知識，導致科研人員對設備檔案管理工作重視不足、對設備檔案管理工作不積極主動，也不會充分利用設備檔案資源，造成設備的使用、保養、維修等關鍵信息無法在檔案中得到及時體現。

（二）設備檔案管理制度落后，歸檔整理工作滯后。雖然各高校對國有資產、大型儀器設備等均出臺了相應的管理規章制度，但對于設備檔案則大多缺乏完善的管理制度，對設備檔案資源的價值和潛力沒有充分的認識，管理職責不清晰。不同的二級單位對設備檔案管理規定、方式、人員不一、缺少協調溝通;對于設備檔案管理工作沒有規范的標準和制度，設備檔案建立后，由誰來進行設備檔案的更新維護職能不明;檔案更新工作流程不明晰、儀器設備使用過程中產生的數據、原圖像等資料存放不規范等。目前多數高校并未配備專職設備檔案管理人員，設備檔案管理工作多由設備管理部門人員兼職完成。工作人員因事務繁重、檔案管理專業知識缺乏、專業服務能力不足、人員流動性大等原因，極易造成設備檔案關鍵信息缺失、斷檔，無法形成良好的設備檔案管理機制和服務機制。

（三）設備檔案管理信息化程度不高、共享使用效益差。設備檔案管理信息化建設是高校設備檔案管理的重要手段，可以極大地提高設備檔案管理工作效率。但目前我國各高校有的尚未完成設備檔案信息化建設工作，仍采用傳統的紙質檔案、設備卡片等封閉式管理模式，缺乏先進的設備信息化管理平臺，使得設備信息無法及時交流共享。有的高校雖然已經建立了設備檔案信息化管理系統，但仍存在設備信息滯后、設備資料不全、設備信息資料更新不及時等情況，導致設備相關資料不完整、不透明，影響設備在校內各部門之間甚至校際之間的共享使用，設備使用效率低下。高校設備存在數量大、種類多、分布分散等特點，尤其是大型設備和高端設備，均存放于不同的二級部門，即使校內跨部門使用也需經過申請、批準、培訓、使用等環節。由于缺少及時、完善的設備檔案信息支持，造成大型設備的共享使用效率低下、使用流程復雜、檔案數據無法及時留存等弊端。此外，設備檔案管理工作滯后、信息化程度低，也會造成用戶不能及時了解設備信息，影響設備成果的產出。

二、提高高校設備檔案管理水平的對策

（一）加強設備檔案管理制度建設，完善管理體制。隨著大數據時代的來臨，“互聯網+”的不斷成熟、發展，高校設備檔案管理也體現出多元化、開放化和信息化的新特點。高校領導應針對時代變化和外部環境改變，充分重視設備檔案管理工作的制度建設，針對性制定切實可行的設備檔案管理制度，加強設備檔案信息的收集、整理、更新、共享利用以及保密等工作，提高儀器利用效率，優化設備檔案管理，創新設備服務。設備主管部門是設備檔案管理的主體機構，而各二級單位是設備存放和使用的具體部門，高校應著手建立起設備主管部門和設備使用部門聯動工作機制，明確設備檔案管理職責，提高設備檔案管理水平和儀器使用效率，確保設備檔案管理工作為高校“雙一流”建設發展提供有效的助力。

（二）提高設備檔案管理工作重視程度，提高管理人員業務水平。檔案管理人員是直接管理設備文件資料及相關檔案的重要成員，新時代的高校設備檔案管理對管理人員的管理理念和專業知識水平都提出了更高的要求。高校應充分重視設備檔案管理人員隊伍建設，通過引進人才、專業培訓等措施，切實做好隊伍建設工作。通過有組織地開展職業技能培訓、專業講座、進修等多樣化手段，轉變設備檔案管理人員的傳統管理理念，提高專業技術水平，以滿足新時代設備檔案管理工作的要求。同時，也應建立針對設備檔案管理人員考核和激勵機制，將設備檔案管理工作納入高校績效考核體系，考核結果不僅影響人員收入，也可以與人事職務職稱晉升、評優等掛鉤，以激勵設備檔案管理人員努力提高自身管理水平，認真負責地完成設備檔案管理工作，提高設備檔案服務質量。

（三）借助“互聯網+”，提高設備檔案管理信息化水平。傳統的設備檔案管理，從設備信息錄入、信息更新、信息查閱等都是由人工完成，效率有限。隨著“互聯網+”、物聯網技術的高速發展，使得檔案管理信息化建設進度大大提高。設備信息的收集、整理、更新均進入了智能化、信息化和云計算時代。借助云存儲、云共享、智能檢索等相關信息技術，能夠大大提升設備檔案管理工作效率，提高儀器利用率。同時，“互聯網+”時代設備檔案資源開放程度更高，借助互聯網、微信、微博、自媒體等新媒體平臺，創新服務內容和服務形式，搭建服務平臺，更好地適應“互聯網+”時代信息共享的大趨勢，是高校設備檔案管理工作今后面臨的重要課題之一。高校應著力打造設備檔案信息的線上管理平臺，開啟“線上+線下”的協同管理模式。線上平臺可用于儀器設備的宣傳、介紹、查詢、預約等，便于使用者及時了解，同時可以授權二級部門設備管理人員通過線上及時更新設備狀態，保證設備檔案的時效性。線下檔案則保證了設備檔案的唯一性和原始性，線上與線下相結合，能夠優化設備檔案資源配置，提升設備檔案管理的科學化和精細化。

三、結語

高等院校儀器設備種類繁多、涉及面廣，設備檔案的數字化管理是高校設備管理發展的必然趨勢，直接關系到高校設備管理水平和效率。因此，必須通過加強制度建設、提高管理人員業務水平、借助網絡信息技術等手段，提高高校設備檔案信息化管理水平，推動設備檔案管理工作高效、快速發展。

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