離退休人員電子健康檔案的建立與應(yīng)用

曹杰

摘? 要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作越來越復(fù)雜，在互聯(lián)網(wǎng)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理也開始向數(shù)字化的方向發(fā)展。電子檔案實際上就是利用信息技術(shù)、數(shù)字化以及計算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)來建立檔案，摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端，提升管理質(zhì)量和效率，使得檔案管理工作更加規(guī)范、便捷、全面和迅速。而老干部的電子健康檔案是為了記錄干部健康狀況，對促進(jìn)長壽服務(wù)具有重要的意義。因此，在數(shù)字化檔案管理下，如何提高規(guī)范性，完善電子健康檔案的應(yīng)用手段，仍然是當(dāng)下相關(guān)部門需要關(guān)注的問題。本文就電子健康檔案建立和管理的內(nèi)容進(jìn)行了簡單闡述，探索了老干部電子健康檔案的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：老干部? 電子健康檔案? 建立? 應(yīng)用

中圖分類號：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）12（c）-0152-03

Abstract： With the development of economy， file management has become more and more complicated. In the context of the rapid development of the Internet， file management has also begun to develop in the direction of digitization. Electronic archives actually use modern technologies such as information technology， digitization and computers to establish archives， abandon the shortcomings of traditional paper archives， improve management quality and efficiency， and make archive management more standardized， convenient， comprehensive and rapid. The electronic health records of veteran cadres are used to record the health status of cadres， which is of great significance for promoting longevity services. Therefore， under the management of digital archives， how to improve the standardization and improve the application methods of electronic health records is still a problem that relevant departments need to pay attention to. This article briefly describes the content of the establishment and management of electronic health records， and explores the application strategies of electronic health records for veterans.

Key Words： Veteran cadres; Electronic health records; Establishment; Application

在信息化時代下，各行各業(yè)都在開始建設(shè)數(shù)字化的發(fā)展方案，特別是不同的管理工作也在借助電子信息技術(shù)來開發(fā)有效的管理工具。隨著社會的發(fā)展，檔案信息資源的管理成為了推動社會進(jìn)步的重要工作，也是各行業(yè)工作中的重要部分。而開發(fā)數(shù)字化的檔案管理方式也成為了當(dāng)下研究的重要內(nèi)容。電子健康檔案也逐漸取代了紙質(zhì)檔案，不僅擁有便捷性、綠色性和長遠(yuǎn)性等特點，在檔案保存、調(diào)用和建立各方面上都具有一定的優(yōu)勢。當(dāng)前，老干部電子健康檔案是對干部健康服務(wù)的一種重要方式，能夠有效掌握干部的身體健康發(fā)展情況，有利于衛(wèi)生保障服務(wù)的順利開展，對構(gòu)建更加全面的衛(wèi)生健康服務(wù)系統(tǒng)具有重要的意義。因此，研究老干部電子健康檔案建立與應(yīng)用，有利于為老干部提供連續(xù)性、綜合性的醫(yī)療服務(wù)，推動干休所醫(yī)療保障事業(yè)的發(fā)展。

1? 電子健康檔案管理的內(nèi)涵

首先，電子檔案管理就是利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來開發(fā)智能化、便捷式的信息管理方式，包括一些管理工具和手段。其中，以檔案管理特點為中心開發(fā)有效的管理方式，就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案變成可以用電子設(shè)備工具進(jìn)行有效傳遞的資料，同時可以豐富資料的內(nèi)容，不僅可以保存文字、圖片，還可以保存聲音、視頻等，對強化檔案管理工作具有重要意義。而且電子檔案便于搜集和整理，在查閱、使用以及傳遞的過程中也具有一定的安全性、便捷性，能夠有效提高檔案管理的效率。其次，電子檔案的管理主要依靠的是數(shù)字化的管理技術(shù)和手段，在實際操作中，也要考慮到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的特點，在安全性等方面要加強優(yōu)化，保障檔案信息的保密性，真正保障管理的質(zhì)量。最后，是老干部的電子健康檔案管理，主要是針對干部的一項特殊服務(wù)。在干部享受醫(yī)療服務(wù)的過程中，醫(yī)院可以迅速獲得干部的健康數(shù)據(jù)，根據(jù)相關(guān)信息分析其身體狀況，從而更好地實施治療，提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。這種電子健康檔案管理也能夠推動醫(yī)護(hù)檔案信息資料管理的進(jìn)一步發(fā)展，對推動我國的醫(yī)療保健工作有一定的優(yōu)勢。另外，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件容易出現(xiàn)損壞、遺失等問題，電子檔案信息的管理無論從哪方面來說都具有一定的優(yōu)勢。特別是紙質(zhì)檔案一旦不完整，對老干部的身心健康的監(jiān)控和治療有一定的影響，可能帶來較大的損失，而電子健康檔案在共享的同時能夠進(jìn)行資料備份，提高檔案信息的完整性，保障資源得到有效管理，也能夠真正為老干部謀取福利[1]。

2? 離退休人員電子健康檔案建立的問題以及相關(guān)內(nèi)容

2.1 目前現(xiàn)狀

當(dāng)前，老干部電子健康檔案管理還存在較多的問題，記錄不規(guī)范，更新不及時，資源共享不到位，保存不夠完善等，導(dǎo)致很多老干部的健康信息不夠完善，以至于無法有效對干部實施醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。第一，由于傳統(tǒng)手寫筆錄的檔案資料較多，在建立電子檔案時，就需要對相關(guān)的健康信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在電子病歷建立的過程中，容易出現(xiàn)資料丟失，信息不準(zhǔn)確的情況。還有可能存在資料數(shù)年不更新，檔案質(zhì)量較低，而無法發(fā)揮其價值。第二，檔案記錄不及時，很多老干部的健康信息停留在當(dāng)時，沒有根據(jù)其身體狀況的變化進(jìn)行更新，電子健康檔案無法真正發(fā)揮效用。比如一些因為慢性病等原因而死亡的干部，在檔案上沒有表現(xiàn)出來，檔案信息戛然而止。第三，衛(wèi)生部或者干休所等單位的計算機(jī)配置較低，軟件和硬件設(shè)備不夠齊全，對信息技術(shù)的掌握能力較低。相關(guān)員工的知識更新較慢，不能正確使用計算機(jī)技術(shù)完善電子健康檔案，同時也阻礙了醫(yī)療信息化建設(shè)的發(fā)展，影響醫(yī)療保障的水平[2]。

2.2 電子健康檔案的主要內(nèi)容

健康檔案主要包含了人員的相關(guān)資料，病歷，醫(yī)生的診斷記錄和治療記錄，還有保健方案、搶救記錄、手術(shù)情況、住院以及死亡等信息。因此電子健康檔案需要詳細(xì)和及時，一旦干部的身體情況出現(xiàn)變化，或者享受了醫(yī)療治療等服務(wù)，都需要進(jìn)行完整地記錄。比如老干部的基本資料中，需要包含姓名，年齡地址，聯(lián)系電話，聯(lián)系人，還應(yīng)該對其遺傳病史、過敏病史等情況進(jìn)行記錄。比如體檢記錄，除了正常的體檢信息之外，平時慢性病、老年病等體驗情況也要如實記錄。電子健康檔案的內(nèi)容應(yīng)該盡量全面，一切可能影響老干部身心健康情況的信息都應(yīng)該及時更新。特別是老年人容易得的心腦血管等病情，需要定期檢查，對老干部的血糖、血壓等身體情況進(jìn)行記錄，以方便在接受醫(yī)療服務(wù)時，為醫(yī)生提供更加詳細(xì)的信息。那么在醫(yī)生開藥時，就可以根據(jù)老干部的病史選擇更加準(zhǔn)確的藥物，以提高治療效果。

3 離退休人員電子健康檔案的應(yīng)用

3.1 強化責(zé)任分配制度

要全面實現(xiàn)電子檔案管理，充分發(fā)揮電子健康檔案的價值，以為老干部提供更加優(yōu)越的服務(wù)，完善醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)，就要從各方面實現(xiàn)檔案管理。首先，部門需要完善紙質(zhì)檔案資料，根據(jù)檔案管理的需求劃分不同的工作崗位，比如可以對老干部的不同情況進(jìn)行劃分，根據(jù)年齡、地區(qū)等實施資料分區(qū)管理，將龐大的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行有序整理，能夠大大提升管理的效率。其次，干休所需要規(guī)范電子檔案管理工作的各項內(nèi)容，要對不同的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，充分利用電子檔案的優(yōu)勢對資料進(jìn)行分類和整理，盡量將所有的紙質(zhì)文件和檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，明確各個負(fù)責(zé)人的工作任務(wù)和目標(biāo)，提高工作的效率[3]。最后，強化責(zé)任分配制度的同時，要明確工作的目標(biāo)，也就是要根據(jù)檔案管理的需求，結(jié)合老干部健康檔案的作用來明確任務(wù)。除了保障檔案資料的完整和全面，更要保證檔案的準(zhǔn)確性。比如在對老干部的健康檔案信息進(jìn)行歸檔時，可以安排1～2人進(jìn)行專門管理，用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行有效整理，還要加強對信息的核實，按照不同資料的類型、內(nèi)容進(jìn)行分類，規(guī)范格式[4]。同時老干部在接受體檢、治療等服務(wù)時，也要完善信息檔案的記錄流程，將其納入到正常的工作范圍之內(nèi)。

3.2 完善電子健康檔案管理機(jī)制

在老干部電子健康檔案管理工作中，完善的管理機(jī)制和健全的工作規(guī)范是保障管理有效開展的重要基礎(chǔ)。因此干休所以及醫(yī)院等相關(guān)部門應(yīng)該重視檔案管理工作，在電子檔案的保存、調(diào)用、整理等工作中，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的制度進(jìn)行。同時要積極推動檔案管理的數(shù)字化和智能化發(fā)展，醫(yī)院以及干休所在進(jìn)行電子健康檔案管理工作時，要根據(jù)國家對檔案管理的要求制定規(guī)范的工作機(jī)制，更要為檔案的數(shù)字化發(fā)展提供有利的保障。也就是要完善單位內(nèi)部的計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)配置，提高內(nèi)部管理人員的信息素養(yǎng)，才能有效推動紙質(zhì)檔案向電子檔案的有效轉(zhuǎn)化[5]。其次，干休所以及醫(yī)院等部門的檔案管理人員素質(zhì)是影響電子檔案管理效率的重要因素，因此除了要對相關(guān)人員進(jìn)行有效培訓(xùn)之外，更要定期對管理水平進(jìn)行評價，更要關(guān)注管理人員的信息素養(yǎng)，考察他們對計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用水平，從整體上提高員工的信息素養(yǎng)。另外，還要引導(dǎo)員工結(jié)合干休所的工作性質(zhì)進(jìn)行針對性學(xué)習(xí)。比如干休所的電子健康檔案管理工作，就要針對老干部的健康服務(wù)需求，推動長壽服務(wù)水平的發(fā)展，制定內(nèi)部的人才培養(yǎng)機(jī)制。在應(yīng)用電子健康檔案時，也要重視機(jī)密性和完整性，要保障老干部自身的利益。單位領(lǐng)導(dǎo)也要重視電子檔案管理，對信息資料的高效管理和利用，強化檔案信息的記錄和保管流程，提高資料的完整性，同樣有利于促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升。

3.3 完善管理設(shè)備和管理系統(tǒng)

電子健康檔案管理工作需要利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，更需要安全可靠的信息系統(tǒng)進(jìn)行保障。而且要應(yīng)用電子檔案，還需要對老干部的醫(yī)療健康做好基礎(chǔ)檢測，每一次的體檢、治療過程，都需要規(guī)范記錄，所以相關(guān)的檔案記錄設(shè)備也應(yīng)該及時更新，以簡化工作的流程，提高建檔的高效性。所以干休所以及醫(yī)院需要跟上時代的步伐，在硬件設(shè)施上加大經(jīng)濟(jì)投入，一方面除了要引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)軟件和技術(shù)設(shè)備之外，還要配備專業(yè)的計算機(jī)人才，不僅可以對本單位內(nèi)部人員進(jìn)行培訓(xùn)，還可以給以其安排檔案管理的安保工作，強化電子檔案的安全防范系統(tǒng)，保障信息資料不被泄露和竊取，保障老干部的利益[6]。比如在引導(dǎo)老干部進(jìn)行體檢詩，能夠?qū)ζ浼彝コ蓡T的遺傳史、自身的發(fā)病史進(jìn)行核實，不斷提升檔案的完整性。另一方面，干休所需要利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為電子檔案的管理提供一套完善的系統(tǒng)，保障安全性和嚴(yán)密性。

4? 結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前老干部的電子健康檔案應(yīng)用是當(dāng)前醫(yī)療服務(wù)保健工作的重要內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，實現(xiàn)電子檔案管理已經(jīng)成為了主要的趨勢。所以相關(guān)的醫(yī)療衛(wèi)生部門以及干休所應(yīng)該根據(jù)老干部健康檔案管理的目標(biāo)和內(nèi)容完善智能化的數(shù)字管理方案和系統(tǒng)，強化資料信息的管理流程，提高資源的利用率，才能推動衛(wèi)生醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 周霞英.電子健康檔案的價值認(rèn)知與應(yīng)用推進(jìn)策略研究[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2018（10）：14.

[2] 李偉春.檔案數(shù)字化發(fā)展對高職院校檔案管理工作的影響[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2017（12）：43-44.

[3] 愛如娜.高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展研究[J].科學(xué)與信息化，2019（94）：125-126.

[4] 常春林.醫(yī)院老干部檔案管理工作信息化發(fā)展探索[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（14）：25-26.

[5] 章朝云.養(yǎng)老保險檔案電子信息化建設(shè)的具體方式與實踐意義研究[J].中國管理信息化，2019（9）：125-126.

[6] 何小菁.病歷檔案管理模式演進(jìn)與發(fā)展研究[D].南京：南京大學(xué)，2018.