淺談醫院人事檔案管理工作的現狀及對策

彭朋

摘 要：新醫改背景下，醫院人力資源的優化發展對醫院發展的作用日益增加，人才隊伍建設、發展規劃等人事管理工作對醫院發展具有十分重要的作用，人事檔案的管理則是人事管理工作中的重點，本文對目前醫院人事檔案管理工作的重要性和存在的主要問題進行了分析，并提出了相應的改進措施，希望能對醫院發揮檔案管理的最大價值，促進醫院的人才發展起到建設性的作用。

關鍵詞：重要;現狀;問題;對策

人事檔案管理，在醫院的人事管理工作中發揮著不可替代的作用，但在新醫改要求下，醫院在不斷快速發展過程中，對檔案管理的工作也提出了更高的要求，同時醫院的檔案管理工作也暴露出許多問題，這不僅會降低檔案管理工作的質量和效率，也會間接導致醫院管理的諸多問題。詳細內容如下所述。

1 人事檔案管理工作在醫院行政管理中的重要性

人事檔案，包含了員工的學歷信息、職稱信息、工作年限、日常工作表現、獎勵懲罰情況、薪酬變化等等，是真實且全面客觀的反映員工個人的發展軌跡的原始記錄。現代化醫院的發展與醫院的人事管理、人才發展規劃密不可分，檔案管理則是醫院人事管理工作中的一個重要組成部分。人事檔案作為醫院人事管理工作的一項重要依據和參考，涉及醫院員工的職務職稱晉升、工資轉移等各項工作，能夠有力地指導人事工作，為醫院的人才隊伍建設奠定堅實的基礎。

做好醫院檔案管理工作，掌握好醫院的人才數據信息并做好數據分析，提供準確的人才評價，有利于醫院建設符合醫院發展狀況，能帶動醫院不斷發展的高層次人才隊伍，促進醫院的人才梯隊建設，從而能達到節約醫院的管理成本以及提高人事管理工作效率的目的，最終能促進醫院的管理工作健康、有序、高效地進行。

2 醫院人事檔案管理工作的現狀及其存在的問題

近年來，醫院的經營管理模式也有了創新和發展，但是醫院的人事檔案管理工作卻沒能跟上，存在許多問題。

第一，檔案管理的模式老舊。長期以來，大多數醫院都是采用傳統管理方式，使用文本材料作為表達的主要形式，依靠工作人員的手工記錄和管理。隨著時間的推移，檔案文件受存放環境或人為差錯等影響，容易出現檔案材料的損壞、丟失或歸檔不及時和錯放等情況，長此以往也就無法保證人事檔案的信息完整和安全。

第二，缺少完善的人事檔案管理制度。在新醫改下各大醫院的管理尤其是人事管理的相應制度有了改進，但在人事檔案管理的制度建立及完善上則沒有跟上，許多醫院的檔案管理制度都是沿用舊例，沒有做到與時俱進。有些醫院甚至還降低了檔案管理的標準要求，檔案保管場地、環境和檔案管理人員的上崗資質等沒有明確規定，這些都極大地影響人事檔案管理工作的正常開展和發展。

第三，人事檔案管理人員的業務素質不高，檔案的利用率低。目前很多醫院的檔案管理工作人員都是兼職管理，人事日常工作占據了大量時間和精力，導致其不能很好地履行檔案管理員的崗位職責。并且，很多的管理人員都缺少相關的檔案管理專業知識，也缺乏系統專業的崗位培訓，他們的思想和管理經驗往往都還不能夠跟上醫院管理和人事管理的發展要求，工作的方式方法也機械、守舊。由于缺乏對檔案管理工作的重視，醫院人事檔案往往只被利用在晉升、考察、開具證明等方面，沒能認清人事檔案對于人才評估、人才評價等人力資源開發方面的價值，未能從分利用檔案加強醫院的人才隊伍建設，導致檔案的利用率不高。

3 加強醫院人事檔案管理工作的對策

3.1 完善人事檔案管理制度，加強檔案管理工作規范

在管理工作中要制度先行，檔案工作也是如此。人事檔案管理工作具有高度的機密性，操作規范也很重要，這就需要我們制定完善的制度來保障檔案管理工作有序進行。醫院應重視檔案管理工作，建立并不斷完善人事檔案管理制度，規范檔案管理工作要求，使人事檔案的管理制度化;平時更要重視檔案管理的質量，工作人員要嚴格把控，檔案的收集審查和整理鑒別都要細心嚴謹，歸檔時應認真核對，提高人事檔案管理的安全性和規范化。

3.2 提高檔案管理人員素質

檔案管理人員是醫院人事檔案管理工作的重中之重。首先應該配備專職專管的人事檔案管理人員，制定好崗位職責，最好能夠進行責任制考核，制定相應獎懲激勵措施，提高管理人員的工作積極性;要重視管理人員業務水平，定期組織業務培訓，提高管理人員的專業素養。另外，檔案管理人員自己也應該提高學習意識，吸收先進的管理經驗和方法，跟上醫院人事管理和醫院發展的要求，保證醫院人事管理工作的順利進行和不斷發展。

3.3 采用信息化管理手段，提高檔案利用率

當前，隨著醫院管理模式的轉變和快速發展，傳統的檔案管理模式已經無法適應醫院管理發展的要求。人事檔案管理工作的模式應該與時俱進，充分利用現代化科學技術，采用信息化管理手段。信息化管理模式方便檔案查閱、利于利用數據進行統計分析，能夠提高工作效率和檔案利用率，減少人工管理可能出現的疏漏，從而增強醫院管理的效率和水平，更有利于醫院的人才規劃及相關人事管理工作。現在，使用信息系統進行檔案管理的機構部門正在增加，各醫院也應該跟上時代腳步，主動學習先進的信息化管理經驗，建立適合本院管理的檔案數據庫，為醫院人事管理工作的開展提供更科學，更準確的信息支持，促進醫院人才發展規劃的實現和醫院管理工作的持續發展。

4 結束語

醫院人事檔案管理工作，不能因循守舊，必須逐步完善，不斷發展，堅持創新。醫院要重視這項工作，創新管理模式，探索做好檔案管理工作的各種現代化手段，在檔案管理的工作過程中，不斷的提高管理人員素質，建立完整的檔案管理制度，通過多種方式和渠道，使醫院檔案更好地為醫院的人才建設服務，為醫院的科學發展服務，從而促進醫院的長遠可持續發展。

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