數字化時代醫院辦公室檔案管理模式的構建研究

張桐語

【摘要】組織開展辦公室檔案管理工作的主要目的，在于控制和保障檔案資料在內容構成方面具備充分性和完整性，提升檔案信息資料在查找搜索工作過程中的便利性，發揮檔案信息資料的最優化使用價值。從具體工作實踐角度展開分析，想要在辦公室檔案管理工作實施過程中獲取到最優化的質量和效率，必須在全面認識現存問題基礎上，制定和運用具備充分針對性和有效性的改良完善措施。鑒于上述研究背景，本文將會圍繞數字化時代醫院辦公室檔案管理模式的構建展開簡要闡釋。

【關鍵詞】數字化時代? 醫院辦公室? 檔案管理? 模式? 構建

一、引言

運用科學化的檔案管理措施，需要根據醫院自身的發展實際情況，拓展并完善檔案管理工作的實施手段，使醫院辦公室的檔案管理相關工作變得更加系統化。只有將醫院辦公室有關檔案管理的工作真正落到實處，才能夠為醫院未來的發展指明一個正確的方向，本文中主要通過對現階段醫院檔案管理工作中存在的問題進行分析，并給出能夠有效加強醫院辦公室檔案管理的策略，希望能夠為醫院管理效率的提高提供一些幫助。

二、醫生檔案管理重點

檔案管理也被稱作檔案工作，在實際工作中，不僅僅是對文件和檔案的儲存保管，更是根據檔案的基本性質及其作用，而展開的一系列系統化的管理措施，并在合適的時機加以利用。檔案管理工作是我國檔案事業的重要組成部分，具有一定的政治性和服務價值。檔案管理工作不像其他工作一樣會制造出一些物質財富，檔案本身也并不由管理人員制造或者使用。檔案管理主要是對一些已經形成的歷史文件進行整理保存，具有一定的管理性，且融于各個管理系統之中，在社會工作中具有重要意義。醫院檔案管理工作中需要對大量信息和資源進行整理和分析，工作量大，任務繁重，管理難度很大，管理重點就是將內部存在的資源和數據進行整合和分析，將數據資源等清晰地分類和整合，涉及醫療器械、患者資料、醫護人員數據、工作環節、日常工作等不同信息和數據內容都是檔案管理工作的重點內容。在整個醫院檔案管理過程中要實現分級管理機制，借助醫院內部的局域網，將所有醫院存在的原始信息進行檢索和記錄等，進而可以對檔案記錄下的信息內容進行重復利用。

三、數字化時代醫院辦公室檔案管理

醫院辦公室檔案管理工作是醫院管理工作必不可少的一個環節，它儲存和記錄的不僅僅是學生們的信息，更多的也是整個醫院的文化傳承，這些信息大多被儲存成視頻、文字或者是文檔的形式，一旦缺少了某個東西，醫院的工作效率將受到影響。由于不同醫院的管理方式不同，對醫院辦公室檔案管理工作的重視程度也不同，從而導致檔案管理工作存在很多問題，所以急需我們做出思考和改善。

（一）辦公室檔案管理工作人員管理意識較為欠缺

調查顯示，現階段我國絕大多數從事醫院辦公室檔案管理工作的相關人員，并不具備檔案管理專業教育背景，在其未能接受專業化和系統化的醫院辦公室檔案管理工作基礎理論知識和實踐應用技能教育培訓條件下，其在日常參與的工作實踐過程中，通常無法秉持和貫徹科學系統合理的醫院辦公室檔案管理工作思想意識，無法嚴格按照相關指導規范開展各項檔案管理業務工作，在一定程度上給醫院辦公室檔案管理工作，在具體組織實施過程中的質量水平和綜合效率獲取水平，均造成了嚴重不良影響。

（二）醫院檔案管理缺乏統一的管理標準

很多醫院沒有建立健全完善的檔案管理制度，造成收集檔案的效率低下，缺乏集中的管理及信息資源不完整。與此同時，很多醫院的檔案管理工作缺少一致的管理模式和標準，對納入檔案的內容沒有明確的要求和規定，更別說統一的立卷歸檔制度了。缺乏完善的檔案管理制度，導致有價值的資料、數據流失，不利于醫院的研究發展。信息管理和檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，從而導致現代醫院的發展跟不上新時期發展的需要。

（三）缺少信息安全意識

先進的信息技術是檔案管理信息化建設的核心，而使用信息技術就難以避免安全問題。傳統的檔案管理工作缺乏這方面的意識，一些檔案管理人員簡單地認為只要擁有了安全防護體系就能保證信息的安全，不具備必要的風險防范意識。部分檔案館選擇將部分業務整體外包給相關的信息化企業，既沒有嚴格的管理制度，又無法進行實時監控，容易造成信息丟失和泄密等不良現象。

四、數字化時代醫院辦公室檔案管理模式的構建

醫院辦公室的檔案管理是醫院日常工作中的重要部分之一，但是在過去的發展當中，這項工作出現了一定的停滯，必須要有效地解決，才能夠推動醫院的發展。

（一）強對工作的規范化管理

隨著醫院經營規模的擴大，檔案管理的工作內容也越來越多，只有充分利用這些檔案的信息，促進檔案為醫院服務，才能夠推動醫院的發展。醫院的檔案管理制度，必須要能夠覆蓋醫院檔案管理整個動態的過程，要能夠對檔案的收集、補充、整理、材料鑒別等工作進行有效的管理，并對檔案借閱等服務型的內容進行規范，保證醫院的檔案管理工作能夠順利地進行。為此，必須要完善和規范辦公室的檔案管理制度和體系，通過結合醫院的經營情況和發展目標，制定科學的檔案管理規范。在實際的工作過程中還需要加強對人員的管理，保證制度能夠有效地執行。為此必須要明確檔案管理部門的職責，通過明確各個部門和辦公室的權力和責任，推動檔案管理工作的進行，并保證每個部門都能夠做好自己的檔案管理工作。還可以將工作細化到個人身上，并制定相關的考核原則，保證檔案管理工作能夠和工資掛鉤，充分提升醫院的檔案管理水平。

（二）醫院檔案管理技術對策

從整個系統的登錄、數據查詢、錄入和借閱以及其他工作為主實施，將整個醫院的檔案管理系統以數字化形式實施，具體方法如下：①系統登錄的實施。在系統檔案管理中要現打開網頁，選擇適合的瀏覽器進行工作，進而再登錄醫院的官網網站，進而進入到醫院檔案管理系統之中，將所需要的人名和密碼輸入其中。則可以實現對醫院檔案管理系統的登錄。②查詢功能實施。將需要查找的科室信息以患者名字等輸入到檔案管理系統中，能夠直接調取所需要的基本信息和內容等，進而實現對醫院檔案信息的搜索工作。一旦發現問題，可以直接登錄網站對錄入的信息進行修改，再將修改后的檔案信息保存到數據庫中。③數據錄入工作的實施。將序號、科室、提名、保密等級錄入到醫院檔案管理數據庫之中，將錄入后的數據保存到檔案管理中，可以對檔案信息進行有效管理和數字化管理。④借閱檔案的實施。輸入錄入檔案序號以及科室和不同內容等，進而將查詢檔案的姓名等提交上去，等待管理人員的審核，一旦審核通過，即可對檔案進行借閱。審核未通過也就說明了檔案無法外借。⑤輔助管理功能的實施。一般涉及了系融文件信息管理，數據備份、密碼管理等不同功能，系統文件就是每天檔案管理網站的登錄情況，依據用戶的實際需求對檔案信息進行有效刪除和查找工作等。數據備份是避免因為斷電以及其他原因導致檔案信息丟失現象，確保整個檔案信息系統的安全性。密碼管理主要是能夠及時對登錄密碼進行修改等，使得用戶個人賬號可以安全性登錄。

（三）加強檔案的保密工作

數字化技術的發展為檔案管理工作帶來了諸多好處，但是也造成了許多隱患。在醫院檔案管理工作中，檔案材料都在計算機中保存，如果計算機硬件或軟件發生故障或者被人為破壞，就會造成檔案資料的丟失。此外，病毒的入侵或植入，也會造成檔案信息的泄露，為醫院帶來嚴重的損失。對此，就需要工作人員積極的進行檔案資料的備份，可以采用云端存儲的方式，為檔案管理提供雙重保障。同時，通過對相應的存儲設備進行定期的檢查，禁止用工作電腦瀏覽其他網頁，為電腦設立防火墻等方式加強檔案安全管理，防止病毒的入侵，確保檔案安全。

（四）積極主動地與醫院內部的其他部門進行交流

目前醫院的職能型結構使得檔案管理部門的工作人員和其他科室之間缺少必要的互動和交流，這不完全是檔案管理人員自身的原因，這種問題的解決需要在不打破原有組織框架的前提下，培育檔案管理工作人員對于業務開展方面的整體視野，進而主動打破對于崗位職能的一些限制。同時，醫院管理層也應該為檔案管理工作人員主動打破崗位職能限制提供必要的制度保障，使醫院各部門之間能夠進行有效的溝通和交流，從而提高醫院整體的工作效率。要想真正地拓展醫院內部檔案管理從業人員的職業視野，檔案管理部門的領導層就應該加強對醫院內部的檔案管理相關工作的重視程度，強化和滲透檔案管理從業人員自身的責任意識，這樣有利于使其對進行我實現有一個完整的認知，進一步凸顯自身在醫院管理中的重要地位，積極主動地和醫院內部的其他部門進行交流和溝通，為醫院的整體發展做出必要的貢獻。

五、結束語

總之，在數字化時代下，加強醫院辦公室檔案管理工作建設，不僅提高了醫院管理工作的效率，最重要的也是促進醫院的信息化，這也是順應了時代發展的潮流。科學的管理檔案，不僅對醫院，而且更是對整個社會有著重要的意義，雖然很多醫院的檔案管理工作仍然存在著許多問題，但是相信，通過不斷地完善和改革，終有一天，醫院的檔案管理工作會更加數字化，網絡化，更能夠體現教育對社會做出的巨大貢獻。

參考文獻：

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