試論企業人事檔案管理中存在的問題及解決對策

郭新

【摘要】充分認識做好企業人事檔案管理的重要意義，正視企業人事檔案管理現狀及存在的問題，不斷提升企業人事檔案管理質量，為促進企業發展提供人力資源基礎保障。

【關鍵詞】人力資源管理，人事檔案管理，問題與對策

規范、翔實的人事檔案，記載著一個企業中各成員的發展過程，為企業的科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析、制定企業人力資源發展規劃、為企業人力資源的開發和利用的基礎。但是在企業的部分單位中，還有很多人對人事檔案管理工作的認識存在一個誤區，那就是人事檔案管理工作可有可無，對人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。隨著企業各項管理制度的不斷完善和人力資源管理水平的不斷提高，人事檔案管理工作如何主動順應時代發展的要求，如何更新人事檔案管理的內容、范圍、檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們人事檔案管理者需要積極面對和認真思考的問題。現筆者就企業人事檔案管理現狀、存在的問題和解決辦法進行分析。

一、做好企業人事檔案管理的重要意義

隨著企業人事制度改革的不斷深入，人們的就業自由度逐年提高，勞動力的流動頻率也逐漸加快，越來越多的勞動者由“單位人”變為“社會人”。人事檔案不再對勞動者的流動具有極大的制約作用，單位用人制度的改革誤導了一些員工對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重制約了人事檔案發揮其應有的使用價值。21世紀是人才的競爭時期，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具有一定的能力才可能完成管理的過程。而人事檔案是“人的管理”基本信息的主要依據，它既存儲了員工人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是一個勞動者在企業中歷史的真實記錄，是全面地考察勞動者職業生涯的主要依據。因此，我們必須重新認識人事檔案管理工作，只要這樣，才能做好人事檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的人事檔案管理手段，以全面真實地反映企業整體發展狀況，吸收和借鑒優秀的人事檔案管理工作成果，培養高素質的人事檔案管理人員，不斷調動人事檔案管理工作人員的工作熱情，使人事檔案管理工作逐步走上科學化、規范化和法制化的道路。

二、企業人事檔案管理現狀及存在的問題

對人事檔案管理認識不足，重視程度不夠。個別管理者對人事檔案管理工作沒有給予高度重視，個別檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，個別企業還存在人事檔案管理硬件設施不完善，檔案管理人員培訓不到位的現象，從而導致人事檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙。

人事檔案管理人員對人事檔案管理的重要性宣傳力度不夠，管理手段比較落后。首先，人事檔案管理人員對人事檔案管理的重要性、時效性、真實性沒有進行廣泛宣傳，對人事檔案的補充、收集、更新緩慢，材料歸檔也不及時，因員工個人檔案材料未能準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。其次，人事檔案管理人員多數是兼管，沒有指定專人管理，大部分單位的檔案管理人員都屬于非檔案專業的人員在兼職管理，受專業知識水平和時間的限制，使人事檔案管理人員不能很好地掌握檔案管理工作的新知識和新技術。這樣一來，必然導致了企業人事檔案材料不全面或者缺失。目前企業的人事檔案管理大部分屬于勞資科和組織科分別由兼職人員管理。因此，在工作中存在問題較多，加上沒有單獨的計算機和人事檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍用手工查詢，人事檔案的存儲還是用傳統的方式儲存，占地面積大，使用空間也不能得到較理想地應用。

企業人事檔案數字化、信息化程度不高。計算機網絡技術和現代通信傳輸技術的發展，以電子檔案為代表的新型載體人事檔案，取代傳統式的紙質人事檔案，將是未來人事檔案工作發展的基本趨勢。如果企業能及時跟上趨勢，將大大提高人事檔案利用效率。然而，由于受社會歷史經濟條件、管理模式、人員素質等因素的制約，當前企業人事檔案的數字化、信息化程度明顯偏低，加上部分單位只重視技術人員和技能操作人員素質的提高，而忽視了對人事檔管理人員的系統培訓，使得企業的人事檔案管理人員跟不上信息技術的快速發展。

三、加強企業人事檔案管理的對策

提高認識，搞好建章立制工作。要做好人事檔案管理工作，就必須以治檔為根本，實現人事檔案管理制度化。這樣不僅可以使企業各級領導和職能部門對人事檔案工作的了解和支持，也會使廣大職工對強化人事檔案管理的意識得到加強，使他們充分認識到人事檔案管理的重要性和潛在的價值，意識到人事檔案是企業人力資源管理工作不可缺少的一部分，為以后人事檔案管理工作的良性發展打下堅實的基礎。

提高人事檔案管理人員業務素質，不斷加強對人事檔案管理人員的業務素質培養，打造一支具有現代化管理水平的人事檔案專業管理隊伍。一方面企業要加大資金投入，鼓勵人事檔案管理人員以在職學習、培訓等方式.提高自身修養，另一方面，有真對性地對人事檔案管理人員進行業務強化培訓.不斷更新檔案管理人員的思想理念，增強他們的檔案管理的業務知識水平，熟悉掌握現代人事檔案管理知識，使企業的人事檔案管理人員隊伍成為一支能力強、素質高、作風硬的復合型人才隊伍。只有這樣，才能使企業的人事檔案管理工作邁上新的臺階。

完善企業人事檔案管理的體制建設和制度建設。要通過認真地調查研究，制定相應的改革措施逐步建立企業人事檔案管理的職能機構，確立人事檔案在企業中的地位，實現人事檔案管理從分散管理向集中管理模式的轉變，從而有利于人事檔案的保管和人事檔案信息的綜合開發。而人事檔案管理是一項長期工作，企業各級部門要嚴格把關，責任到人，建立相應的人事檔案管理考核制度，將人事檔案管理工作納入到主管部門管理責任制中，與相關部門負責人績效考核獎懲掛鉤，明確相關人員對人事檔案工作的管理責任，促進企業人事檔案管理的規范化發展。

建立信息化共享系統，推動人事檔案管理的現代化建設。要充分利用信息化在人事檔案管理工作中的作用，建立完善人事檔案管理制度，促進人事檔案信息在線更新與共享，積極推進人事檔案信息化建設，不斷提高人事檔案管理水平和共享服務水平，盡快實現人事檔案管理現代化。

總之，在新的歷史時期，人事檔案管理工作意義重大，人事檔案管理人員必須以高度的主人翁責任感重視并積極做好人事檔案管理工作，要緊密適應時代發展要求，采取有效措施，積極探索現代人事檔案管理模式，為企業的持續穩定發展提供人力資源的基礎保障。