淺談醫(yī)院電子檔案文件級著錄工作的難點及解決對策

任繼敬

【摘要】隨著社會信息化程度的提高，現(xiàn)代辦公手段在醫(yī)院管理中被廣泛運用，人們對工作效率的需要不斷提高，原始的檔案管理存儲方法已無法滿足快捷、方便的服務(wù)需求，電子檔案是信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，以其存儲空間小，易于保存，信息查找便捷，實現(xiàn)資源共享等特點具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)點，電子檔案文件級著錄工作是支撐檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容。本文就醫(yī)院電子檔案文件級著錄工作存在的問題進行分析，并提出相應(yīng)對策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院，電子檔案，文件級著錄，難點，對策

隨著社會信息化程度的提高，大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)逐漸使用電子文件來實現(xiàn)對檔案的管理工作。電子檔案文件級著錄工作是支撐檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，同時也存在著難點，我們在工作中探索了一些對策。

一、電子檔案文件級著錄工作的難點

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

1.忽視電子檔案文件級著錄工作的基礎(chǔ)建設(shè)

醫(yī)療機構(gòu)往往重視醫(yī)療設(shè)備的配置更新，對于檔案數(shù)字化建設(shè)的投入較少，忽視了電子檔案著錄的基礎(chǔ)建設(shè)和技術(shù)的強化更新，導(dǎo)致由于基礎(chǔ)設(shè)施配套的不完善，影響醫(yī)院電子檔案著錄管理的實施和使用。

2.硬件設(shè)施不完備

檔案管理硬件設(shè)施如存儲服務(wù)器、計算機性能落后，無法滿足對大量數(shù)據(jù)的高速調(diào)用，使電子檔案文件級著錄工作的進度緩慢。

3.軟件設(shè)施維護不利

主要包括醫(yī)院局域網(wǎng)速度緩慢，電子檔案著錄中使用的各種系統(tǒng)軟件更新不及時，在著錄過程中容易造成電子檔案的損壞甚至丟失，便會對醫(yī)院造成難以估量的損失。管理軟件不匹配，醫(yī)療統(tǒng)計、行政管理軟件形成的數(shù)據(jù)文件無法與檔案管理軟件兼容，導(dǎo)致歸檔的電子文件在脫離其軟件支持環(huán)境后不能在檔案部門的計算機上打開查閱，從而影響文件級著錄工作。

（二）管理標準不明確，不統(tǒng)一

1.沒有明確的電子檔案文件級著錄標準

由于不同醫(yī)院使用的檔案管理系統(tǒng)不同，未制定出明確的電子檔案文件級著錄標準。缺乏參考標準，即使有一些標準，也都不盡相同，不統(tǒng)一，使得文件級電子檔案管理較為混亂。

2.歸檔程序不規(guī)范致使文件級電子檔案收集不完整

文件級電子檔案的收集、篩選、分類工作程序不明確，致使一些處理完畢的有價值的文件，在將之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案過程中產(chǎn)生困難，從而使收集的電子檔案不完整。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠缺

1.檔案相關(guān)專業(yè)理論水平不高

醫(yī)院檔案的管理人員分為專職檔案人員和兼職檔案人員，其中初始學歷為檔案相關(guān)專業(yè)的人員極少，多數(shù)為其他專業(yè)人員半路轉(zhuǎn)行從事檔案管理工作。

2.信息化知識缺乏

由于存儲的資料多是行政、后勤和臨床工作人員收集整理存儲的，他們習慣于傳統(tǒng)的手工操作，對計算機操作、網(wǎng)絡(luò)平臺使用、信息共享的了解程度不夠，對檔案管理系統(tǒng)不熟悉。

二、搞好醫(yī)院電子檔案文件級著錄工作的對策

（一）加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1.完善硬件設(shè)施的建設(shè)

選擇具有先進性、普遍性和擴展性好的硬件設(shè)施和相關(guān)技術(shù)產(chǎn)品，配備完善的計算機、專業(yè)掃描儀、打印機、刻錄機、移動硬盤等基礎(chǔ)設(shè)備。

2.建立一套先進的具有前瞻性的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

預(yù)留出足夠的擴展空間，做好各部門間的局域網(wǎng)、軟件匹配共享，實現(xiàn)動態(tài)銜接，提高資源共享度和利用率。做好存儲空間和維護、后臺設(shè)計、欄目規(guī)劃等輔助工作。

3.提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性

我院選用OA平臺搭建服務(wù)器系統(tǒng)，使用文件轉(zhuǎn)換軟件實現(xiàn)不同軟件下的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，數(shù)字化存儲對于軟件的依賴性強，著錄人員在收集整理檔案數(shù)據(jù)的同時，還要熟悉檔案生成和使用的軟件產(chǎn)品。

（二）加快醫(yī)院電子檔案著錄工作的規(guī)范化進程

1.強化醫(yī)院電子檔案文件級著錄規(guī)范化管理意識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)樹立電子檔案文件級著錄規(guī)范化管理觀念，為檔案管理工作規(guī)范化進程給予支持和鼓勵。醫(yī)院檔案管理工作人員充分認識到醫(yī)院電子檔案文件級著錄規(guī)范化管理的重要性，確保檔案規(guī)范化管理能在醫(yī)院的發(fā)展進程中發(fā)揮其作用。

2.使用專業(yè)的檔案管理軟件，統(tǒng)一的著錄格式

我院使用今易檔案管理軟件，有效地提高了工作效率，為電子檔案著錄工作提供了良好的條件，建立統(tǒng)一的著錄格式，實現(xiàn)隨時著錄、隨機管理，操作人員掌握電子檔案著錄工作要領(lǐng)，分工合作，各司其職，避免產(chǎn)生混亂或重復(fù)工作，實現(xiàn)電子檔案深層整理的規(guī)范化操作。

（三）增強電子檔案著錄過程的安全防范

1.建立建全相關(guān)保障制度

醫(yī)院在發(fā)展電子檔案文件級著錄工作建設(shè)的過程中，必須加強對檔案存儲建設(shè)的安全保護工作，用相關(guān)制度規(guī)范和約束檔案著錄操作人員行為。我院以綜合辦公室為責任部門，明確檔案室專職檔案員為責任人。

2.加強系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全

完善醫(yī)院辦公自動化管理網(wǎng)絡(luò)，保障網(wǎng)關(guān)安全、IP地址安全、防火墻安全，服務(wù)器安全，安裝先進的防毒殺毒軟件，建立防火墻，在局域網(wǎng)中應(yīng)用虛擬局域網(wǎng)技術(shù)，定時更新網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加密、殺毒軟件，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，明確檔案的安全等級和訪問權(quán)限，強化網(wǎng)絡(luò)安全。

3.保證檔案數(shù)據(jù)安全

提前介入電子文件的運作與管理，把文件級電子檔案管理延伸到歸檔前電子文件的形成、收集階段，電子文件一旦形成，即可按照檔案室的要求，進行鑒定、編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案室，檔案室及時著錄歸檔，避免了電子文件被刪改、移除，接收電子檔案時，檔案部門應(yīng)嚴格檢查和鑒定電子檔案內(nèi)容的原始性、真實性和完整性。確保著錄電子檔案的源數(shù)據(jù)安全。定期進行檔案數(shù)據(jù)的安全檢查，建立維護記錄，每次著錄后做好數(shù)據(jù)的備份工作，預(yù)防數(shù)據(jù)庫故障。

三、總結(jié)

醫(yī)院電子檔案的深度整理工作不應(yīng)局限于形式，而是為醫(yī)院各項工作提供參考數(shù)據(jù)和理論依據(jù)。電子檔案文件級著錄工作是一項長期且復(fù)雜的工程，醫(yī)院各部門應(yīng)配合檔案部門，不斷提高檔案管理人員專業(yè)技能，完善電子檔案文件級著錄工作，提升檔案管理水平和效率，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展提供有價值的高效、快捷的檔案信息服務(wù)。

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