把控關(guān)鍵環(huán)節(jié)提升企業(yè)框架協(xié)議采購管理探討

【摘要】通過完善制度、整合需求、明確職責(zé)，落實標(biāo)準(zhǔn)采購、集中采購、招標(biāo)采購，加強執(zhí)行過程管控，防范協(xié)議供應(yīng)風(fēng)險等措施，把控關(guān)鍵環(huán)節(jié)，切實提升企業(yè)框架協(xié)議采購管理水平，從而有效保障生產(chǎn)建設(shè)物資供應(yīng)。

【關(guān)鍵詞】物資采購管理 ?框架協(xié)議 ?探討

近年來，石油石化企業(yè)通過完善制度，明確職責(zé)，整合需求，規(guī)范操作，加強執(zhí)行過程管控等手段，積極推進框架協(xié)議采購，有效提升了框架協(xié)議采購管理水平。為充分發(fā)揮框架協(xié)議采購的優(yōu)勢，企業(yè)要從需求整合、采購策略編制、框架協(xié)議預(yù)案編制、強化過程管控和儲物于商等方面從嚴(yán)管理、精細(xì)組織，不斷規(guī)范框架協(xié)議采購工作，進一步提高采購效率，節(jié)約采購成本，降低庫存資金占用，從而有效保障生產(chǎn)建設(shè)物資供應(yīng)。

一、完善制度，整合需求，明確職責(zé)

（一）完善制度

要組織制訂企業(yè)框架協(xié)議采購實施細(xì)則，并根據(jù)上級管理要求和在執(zhí)行中存在的不足持續(xù)修訂完善，明確上級已簽訂的采購框架協(xié)議必須嚴(yán)格執(zhí)行，并對需求分析、采購預(yù)案編制、供應(yīng)商與價格確定、協(xié)議簽訂、履行、結(jié)算、風(fēng)險管理、后評估等方面的關(guān)鍵環(huán)節(jié)提出了具體要求，夯實框架協(xié)議采購規(guī)范運行的制度基礎(chǔ)。

（二）整合需求

企業(yè)要高度重視消耗規(guī)律分析工作，并以此作為是否實施框架協(xié)議采購的評判標(biāo)準(zhǔn)以及提高框架協(xié)議簽訂質(zhì)量的重要抓手。對企業(yè)集中采購及上級框架協(xié)議未覆蓋的物資品種，業(yè)務(wù)部門要依據(jù)ERP系統(tǒng)中近年的消耗數(shù)據(jù)，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)情況，整合需求，合理預(yù)估需求量;對上級委托牽頭負(fù)責(zé)的組織集中采購物資品種，要通過收集各企業(yè)提報的需求量、查詢上級供應(yīng)資源管理系統(tǒng)交易數(shù)據(jù)等方式掌握消耗情況，最大限度保證框架協(xié)議采購數(shù)量的準(zhǔn)確，防范質(zhì)量和交貨期等風(fēng)險。

（三）分解責(zé)任

要從年度物資采購策略編制入手，從嚴(yán)管理，持續(xù)推進框架協(xié)議采購。年初，要根據(jù)年度采購情況，組織企業(yè)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員反復(fù)討論審查，落實客觀性、標(biāo)準(zhǔn)化、完整性、操作性四大編制原則。特別是對于年預(yù)測需求數(shù)量較大、通用、采購頻次高的物資，在采購策略中明確必須實施框架協(xié)議采購。要根據(jù)業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)特點、上期協(xié)議的執(zhí)行情況、年度需求變化情況，以及企業(yè)改善提升管理的要求，把框架協(xié)議采購達標(biāo)的指標(biāo)分解給業(yè)務(wù)部門，作為物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)部門的年度考核指標(biāo)，年度完成情況作為年終經(jīng)濟考核兌現(xiàn)依據(jù)，促使業(yè)務(wù)部門積極主動推進框架協(xié)議采購。

二、標(biāo)準(zhǔn)采購，集中采購，招標(biāo)采購

（一）標(biāo)準(zhǔn)采購

一是要定期把上級已簽訂公布的框架協(xié)議清單，在企業(yè)網(wǎng)上進行公布，要求各需求單位嚴(yán)格執(zhí)行已公布的框架協(xié)議，同時清理框架協(xié)議物資對應(yīng)的其他物資編碼，通過技術(shù)手段限制需求單位用非框架協(xié)議物資編碼提報新的需求計劃。二是建立物資采購專家組，根據(jù)近年來采購物料的實際使用性能、使用效果、使用成本進行總結(jié)、分析、評價，編寫物資的框架協(xié)議采購技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使所采購的物資既滿足生產(chǎn)裝置的需要，又達到使用維護檢修方便、配件互換性高的目的，嚴(yán)格踐行“性價比最優(yōu)、總成本最低”的科學(xué)理性采購理念。

（二）集中采購

要按照統(tǒng)一采購的要求，把原分散在計劃經(jīng)營部門采購的各類生產(chǎn)性原料集中到物資供應(yīng)中心歸口采購。由于受國家稅收政策影響大的特點，企業(yè)要建立采購、計劃經(jīng)營、生產(chǎn)調(diào)度跨部門聯(lián)絡(luò)工作小組，一是協(xié)調(diào)采購過程中物料的采購技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量驗收、付款條件、碼頭接卸條件、到貨物料的質(zhì)量扣罰條款等眾多事項，以及制訂和啟動在原油市場價格變動加劇的情況下，針對個別供應(yīng)商違約、裝置生產(chǎn)調(diào)整的應(yīng)急預(yù)案;二是專項研究生產(chǎn)物資的市場規(guī)律，根據(jù)市場情況調(diào)整招標(biāo)采購的調(diào)價公式，通過合理設(shè)置供應(yīng)商資質(zhì)條件，對供應(yīng)商違約設(shè)定剛性處罰條款，形成了涵蓋物料信息、運輸要求、付款進度、商務(wù)報價要求、定標(biāo)淘汰原則、框架協(xié)議價格執(zhí)行等框架協(xié)議簽訂原則。

（三）招標(biāo)采購

要按照框架協(xié)議采購管理辦法要求，對所有框架協(xié)議采購物資的技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求、潛在供應(yīng)商以及市場供求關(guān)系等情況進行深入分析，最大限度推進招標(biāo)采購。如在設(shè)備配套的鉆井設(shè)備采購中，由于外購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，配套商良莠不齊，給招標(biāo)采購工作帶來了很高的難度。一是嚴(yán)把資格評審關(guān)，從源頭防控供應(yīng)風(fēng)險;二是從標(biāo)準(zhǔn)化入手，科學(xué)制定招標(biāo)采購方案;三是制訂企業(yè)的鉆井設(shè)備質(zhì)量控制方案，升級交貨過程質(zhì)量監(jiān)管，最大限度防范質(zhì)量風(fēng)險。

三、加強執(zhí)行過程管控，防范協(xié)議供應(yīng)風(fēng)險

（一）嚴(yán)格采購審批

要進一步修訂企業(yè)框架協(xié)議采購實施細(xì)則，完善框架協(xié)議供應(yīng)商簽約審批表，嚴(yán)格按照企業(yè)治理物資指定采購和獨家采購實施細(xì)則執(zhí)行，確保其合法合規(guī)。

（二）到期協(xié)議提前預(yù)警

要建立框架協(xié)議臺賬，管理部門每月梳理在執(zhí)行的框架協(xié)議，提前3個月對將到期協(xié)議進行預(yù)警，業(yè)務(wù)部門要對即將到期的框架協(xié)議，至少提前2～3個月開始進行編制采購預(yù)案并辦理審批，確保新舊框架協(xié)議順利銜接。

（三）強化專項檢查

物資供應(yīng)部門要成立檢查小組，利用合同臺帳或BW系統(tǒng)中框架協(xié)議項下訂單執(zhí)行情況分析、查詢功能，不定期對主輔供應(yīng)商供應(yīng)份額分配、價格執(zhí)行等框架協(xié)議執(zhí)行情況進行專項檢查，并對檢查情況進行通報、考核，及時糾偏，提高業(yè)務(wù)人員對框架協(xié)議執(zhí)行嚴(yán)肅性的認(rèn)識。

四、結(jié)束語

提升企業(yè)框架協(xié)議采購管理，可以使儲物于商工作得到深化，物料實現(xiàn)集中采購。要通過實施框架協(xié)議招標(biāo)采購，既保證采購行為規(guī)范，又加快采購進度。要通過集中技術(shù)交流的方式，大大加快招標(biāo)物資技術(shù)交流的進度;通過集合需求、集中招標(biāo)，縮短采購商務(wù)環(huán)節(jié)時間，為設(shè)備制造爭取合理時間;框架協(xié)議招標(biāo)以項下訂單方式，分批交貨、分批結(jié)算，減少重復(fù)的審批環(huán)節(jié)和流程，有效提高工作效率。同時，物資采購涉及面廣、關(guān)系錯綜復(fù)雜，集合需求框架采購，價格、供應(yīng)商一定時間內(nèi)相對固定，可以有效減少一單一詢的比價采購人為干擾因素。加強宣貫招標(biāo)采購要求，可以使物資供應(yīng)、專業(yè)技術(shù)部門和使用單位對招標(biāo)采購的必要性和重要性形成共識，為開展招標(biāo)采購工作創(chuàng)造良好的條件，并嚴(yán)格執(zhí)行國家及上級招標(biāo)采購有關(guān)規(guī)定，規(guī)范物資采購行為，從而實現(xiàn)陽光采購。

作者簡介：趙永紅（1972-），大學(xué)專科，經(jīng)濟師，現(xiàn)主要從事物資采購管理工作。