淺議如何充分發揮綜合檔案室在醫院管理中的作用

張思盈

摘 要：隨著社會的不斷進步，醫療行業發展迅速，尤其是處于新時代，大規模信息產生，檔案管理工作面臨新挑戰。對于醫院綜合檔案室，是落實醫院檔案管理工作的基礎，其既要關注醫院醫療與發展，又要注重檔案管理部門以及檔案管理人員的行為，同時，還要承擔不同部門檔案管理方面的協調工作。基于此，要結合醫院發展實際，以檔案管理為切入點，對綜合檔案室的管理進行深入探討，以期切實增強檔案管理質量，更好服務于醫院整體管理需求，為醫院的健康與穩定發展創造有利條件。

關鍵詞：醫院;綜合檔案室;管理;作用

現代醫院管理模式，檔案管理是重要組成。在傳統的醫院檔案管理模式中，以分散式為主，各個部門進行各自資料的整理與歸檔，各自為政現象嚴重，制約信息資源整合作用的發揮，影響檔案價值的實現。綜合檔案室的建設與發展勢在必行。依托綜合檔案室，能夠囊括醫院各個部門與組織的檔案資源，融文書、基建、科研、會計、人事等于一體，強化集中管理的實現，維護醫院檔案資源的完整性，為檔案資源的查詢與利用提供便利，增強其效率性。

一、正確認識醫院管理、檔案管理以及綜合檔案室的關系

對于檔案而言，其以醫院管理行為為基本內容，是原始記錄的表現，代表了醫院發展的全過程，發揮憑證的作用，極具價值。只有擁有完整與系統的檔案資料，才能達到對醫院發展歷程的完整呈現。由此可見，檔案資料既能準確反映醫院與管理的關系，也是醫院不同時期管理水平與管理風貌的體現。也就是說，醫院的管理離不開檔案管理工作的大力支撐。檔案工作的職能服務于整體管理，檔案工作在醫院管理中占據舉足輕重的作用，也是提升醫院管理質量與管理效率的關鍵。而綜合檔案室是管理醫院檔案的載體，要突破傳統分散式管理模式的束縛，將其轉變為集中式管理方式，將以往各部門各自收集的檔案進行統一管理，提供檔案對內與對外服務，促使檔案價值得到充分體現，以便更好服務于醫院管理并提供決策支持。

二、如何充分發揮綜合檔案室在醫院管理中的作用

1.全員范圍內提高對綜合檔案室管理工作的認識

在現代醫院管理中，科學管理是目標，基礎管理是根本，離不開系統、完整與準確的檔案資源的支持性作用。同時，在信息社會，信息管理更是管理方式的重要體現，這也是綜合檔案室存在的根本意義。為了有效增強綜合檔案室的管理職能，作為醫院的管理者，要正視綜合檔案室在醫院管理中的地位與作用，給予正確的認識。在醫院管理決策中，綜合檔案室能夠提供全面的信息，體現決策前的參考價值，是影響決策正確與否的關鍵因素。為此，管理者要正確認識綜合檔案室影響，積極加強綜合檔案室建設，將綜合檔案管理工作落到實處，為檔案作用的發揮創設有利條件。

2.依托辦公室為綜合檔案室管理營造優質環境

綜合檔案室隸屬于醫院辦公室，綜合檔案室的管理工作與辦公室有著密切的關系。通常，醫院檔案管理工作極具復雜性，涵蓋多個部門，跨越多個領域，同時，綜合檔案室的建立也是逐步完成，除了依靠領導在政策等方面的支持之外，還需要各個部門的配合，以便保證各個環節的工作得到妥善落實，促使各項標準與規范得到貫徹執行。在醫院綜合檔案中，其涉及的內部收集整理、日常管理都需要辦公室的支撐，以便為檔案工作者提供良好的工作條件。除此之外，在綜合檔案室的建設過程中，很多內容都已依靠辦公室，如檔案管理環境的改善、人員管理的實施以及相關檔案管理方案形成等。辦公室支持綜合檔案室的表現集中體現在對綜合檔案工作的檢查與指導。也就是說，醫院綜合檔案室的工作成績與辦公室職責具有不可分割的關系。具體講，針對綜合檔案室的工作，一旦遇到上級檢查，辦公室與綜合檔案室需要共同陪同與參與;要積極參加檔案工作方面的會議與活動，重視交流，掌握檔案領域的新動態。遵循標準化以及規范化發展要求，切實增強人員素質與能力，切實提升綜合檔案管理質量;要積極貫徹檔案管理相關法律法規，做到依法辦事，明確綜合檔案室相關工作流程與環節，切實提升其管理質量。依托辦公室，綜合檔案室的工作得以有序開展，在諸多有形、無形的支持下，最大限度調動人員工作積極性，全面提升醫院檔案管理水平，更好服務于醫院的發展與建設。

3.全面優化與完善醫院綜合檔案室管理制度

醫院綜合檔案室工作的開展需要強有力的管理制度作為基礎性保障。具體講，首先，遵循統一性與集中性原則，構建醫院綜合檔案室管理制度。鑒于工作環境以及條件的限制，這項工作要按部就班，避免盲目性，構建明確建設目標，將集中管理制度進行妥善落實，以便真正維護醫院檔案的完整性與安全性，促使檔案之間的聯系具有有機性。另外，對相關檔案材料的形成、歸檔、移交以及收集、利用制度進行完善。其次，在醫院綜合檔案室建設中，人員管理制度也不容忽視，要出具相關規定，對檔案管理人員相關職能進行明確，以便有效提高檔案資料管理能力，保證醫院各門類檔案歸檔質量。再次，要對醫院各個職能部門的檔案管理工作進行指導，明確規定其資料歸檔范圍以及時間，以滿足全員綜合檔案管理系統化與條理化的目標。最后，綜合檔案室要重視加快信息化建設，構建網絡綜合檔案室檔案管理體系，尤其重視利用現代化檢索工具，結合分工與權限的差異，充分發揮綜合檔案室在醫院管理中的作用。

4.提升檔案管理人員素質與能力，增強管理規范性

立足醫院綜合檔案室，其保存的檔案資料涵蓋醫院發展各個方面，作為綜合檔案室的管理人員，其主要工作是維護醫院各個領域檔案的完整性與安全性。一方面，對于檔案的使用，要遵循規章制度，結合實際情況，按照權限的界定，確定利用范圍，采取差異性的審批流程與手續，保證檔案利用有章可循。同時，要將保密工作落實到位，避免檔案信息的損壞與泄露。其次，對于綜合檔案室，管理者對檔案安全負責，對其素質提出更高要求。一方面管理者要具備較高的責任心，擁有服務意識，熱愛檔案事業。另一方面業務素質也是關鍵，既要具備專業的檔案管理知識，又要善于創新，敢于接受新事物，轉變思路，尤其能夠積極投入信息化建設之中，以便利用現代化手段進行檔案管理，更好服務于檔案應用。

5.加強基礎設施建設，為綜合檔案室工作創造有利條件

醫院綜合檔案室的檔案管理工作需要強有力的物質支撐，也就是說，需要加強綜合檔案室的基礎設施建設，為其功能與作用的發揮創造有利條件。首先，要重視加強綜合檔案室建設，以便促使醫院各個部門、各個門類的檔案資料能夠實現順暢清理、移交、接收以及歸檔，將全院處于分散狀態的檔案進行統一管理。其次，結合綜合檔案管理工作需求，對綜合檔案室管理環境進行改善，合理進行管理空間的擴展，擴充檔案管理設備與相關工具，實現對檔案管理條件的改善。再次，為了提升綜合檔案室檔案管理水平，人員建設是關鍵，重視配備專業的檔案管理人員，改變原有兼職人員為主的人員結構，營造有序的工作氛圍。綜合檔案管理實踐，人員需要增強管理思維，積極投入檔案管理信息化建設之中，積極參加業務培訓，切實提升業務水平，明確新時期醫院檔案事業發展面臨的新情況，對檔案信息資源開發與利用工作進行思路的拓展，全面提升檔案工作能力與水平。

6.重視檔案資源開發利用，增強信息共享性

對于檔案而言，之所以進行管理，最終目的是對檔案進行開發與利用。基于此，醫院綜合檔案室也要明確檔案管理的真正目的，在實現分類與集中管理的基礎上，充分發揮檔案資料信息量龐大的優勢。也就是說，要立足開發與利用，探索發揮檔案價值的途徑。醫院綜合檔案室需要將管理作為系統性工作，將工作重心放在檔案資料的開發與利用方面，重視材料編研，尊重信息的原始性、系統性與針對性。另外，可以發揮網絡優勢，依托網絡化檔案平臺，增強信息共享性。

三、結束語

立足新的發展時期，醫院管理更顯系統性，而綜合檔案室管理成為檔案管理的重要環節，事關醫院綜合管理水平的提升。因此，要以醫院發展為背景，尊重其發展實際，將綜合檔案室的管理工作落到實處，在理順醫院綜合檔案室管理與整體管理關系的前提下，積極構建針對性發展策略，從體系、制度、人員建設等多角度出發，有效發揮綜合檔案室在醫院檔案管理以及整體管理中的作用，促進醫院整體管理水平的提升，為醫院長遠發展奠定堅實基礎。

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（作者單位：惠州市第一人民醫院）