新形勢(shì)下如何做好檔案移交與管理工作

摘 要：機(jī)構(gòu)改革背景下，檔案移交與管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。本課題以機(jī)構(gòu)改革對(duì)檔案以教育管理工作的新要求為出發(fā)點(diǎn)。探析了當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題，并從強(qiáng)化意識(shí)、加強(qiáng)利用、平衡發(fā)展的角度給機(jī)構(gòu)改革中的檔案工作提供對(duì)策，以供同仁參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革;檔案移交

機(jī)構(gòu)改革涉及到多個(gè)部門的合并和重組，大量人事關(guān)系發(fā)生變動(dòng)，這給我國(guó)政府機(jī)關(guān)的檔案移交工作提出了新的要求。檔案工作具有真實(shí)性、保密性的特點(diǎn)，具備參考、憑證等多元價(jià)值，它既是機(jī)構(gòu)改革工作的重要一環(huán)，同時(shí)也有助于機(jī)構(gòu)改革的順利實(shí)施，保證機(jī)構(gòu)改革流程的有序進(jìn)行。對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)堅(jiān)決貫徹落實(shí)黨中央機(jī)構(gòu)改革的重要決策，加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)、提高工作效率、創(chuàng)新工作方法，以合規(guī)、合法、合理的檔案移交工作確保機(jī)構(gòu)改革的順利完成。

一、機(jī)構(gòu)改革對(duì)檔案移交工作的新要求

為保障機(jī)構(gòu)改革進(jìn)程中組織隊(duì)伍、機(jī)構(gòu)調(diào)整的有序規(guī)范，各單位的檔案管理部門也應(yīng)認(rèn)真研究機(jī)構(gòu)改革對(duì)檔案移交的新要求，提高思想重視、規(guī)范檔案移交流程。在檔案處置范圍與內(nèi)容等方面。第一，在歸檔檔案歸屬與流向方面，要在保障檔案完整性和齊全性的基礎(chǔ)上開展檔案移交，同時(shí)還要注重檔案后期的安全管理、查閱及利用，這也要求了在機(jī)構(gòu)改革中，我們要嚴(yán)格保證檔案移交流程的規(guī)范性，保證檔案的完整性，同時(shí)注重檔案服務(wù)與利用的開發(fā);在處置范圍與內(nèi)容方面，包括文書檔案、科技檔案、專業(yè)檔案、公務(wù)禮品檔案、音像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案與數(shù)據(jù)。機(jī)構(gòu)改革背景下檔案移交的范圍與內(nèi)容幾乎涵蓋了現(xiàn)代檔案管理體制的下的大多數(shù)檔案種類，這就要求我們要明確工作重點(diǎn)，善于借用檔案信息化提高檔案移交與管理的效率，保證檔案種類和內(nèi)容的豐富性。

二、當(dāng)前檔案移交存在的問題

1.檔案移交流程不規(guī)范。檔案本身具有真實(shí)性的特征，而檔案的價(jià)值所在往往也體現(xiàn)在其真實(shí)性上。而在機(jī)構(gòu)改革中，保證檔案的真實(shí)性和完整性更是檔案移交工作的重中之重。這是因?yàn)闄C(jī)構(gòu)改革涉及到大量的人事變動(dòng)，在這過程中人事檔案則成為政府機(jī)關(guān)選拔任命的重要參考依據(jù)，同時(shí)也是黨和政府組織建設(shè)的重要依據(jù)。人事檔案作為機(jī)構(gòu)改革中檔案移交工作的重點(diǎn)，具有流動(dòng)性高的特點(diǎn)，這明顯區(qū)別于其他處于封閉管理狀態(tài)下的檔案。而移交流程的不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，則極易導(dǎo)致人事檔案的丟失，容易被篡改，進(jìn)而影響檔案的價(jià)值。特別是在黨的組織工作中，人事檔案有著重要的參考價(jià)值。部分思想覺悟不高的黨員干部為追求個(gè)人利益，不憚違規(guī)違法，肆意篡改個(gè)人檔案，嚴(yán)重影響了黨的組織隊(duì)伍建設(shè)工作，也不利于機(jī)構(gòu)改革順利進(jìn)行。

2.檔案移交過程中信息安全風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)能力不足。在機(jī)構(gòu)改革中，檔案發(fā)揮著參考價(jià)值、憑證價(jià)值等多元價(jià)值，上文中提到機(jī)構(gòu)改革中的檔案移交工作涉及的檔案種類十分豐富，體量也較為龐大，其中不乏一些涉密信息，這些信息一旦遭受損壞或者泄露，將會(huì)給相關(guān)機(jī)關(guān)帶來不可估量的損失。當(dāng)前，隨著檔案管理信息化的不斷推進(jìn)，檔案移交工作以從線下逐漸轉(zhuǎn)為線上，較多的依賴計(jì)算機(jī)軟硬件。信息化提高了檔案移交的效率，簡(jiǎn)化了信息流通的步驟，同時(shí)也帶來了新的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.檔案移交過程中各部門缺乏協(xié)調(diào)。隨著公民檔案意識(shí)的不斷提高和檔案管理價(jià)值的凸顯，檔案管理的主體也呈多元化發(fā)展趨勢(shì)。在機(jī)構(gòu)改革中，涉及到大量機(jī)關(guān)部門的改制問題，由此產(chǎn)生不同的管理風(fēng)格，在一定程度上影響了檔案的移交工作。這主要表現(xiàn)在內(nèi)部和外部?jī)蓚€(gè)方面。從內(nèi)部上看，由于機(jī)構(gòu)改革是一項(xiàng)全局性和系統(tǒng)性的工作，要求了機(jī)關(guān)內(nèi)部的各個(gè)管理部門間信息的快速流通與共享，信息化不同步、管理制度有沖突等問題制約了檔案的內(nèi)部流通，降低了檔案移交的效率，阻礙了機(jī)構(gòu)改革高效穩(wěn)步的推進(jìn)。從外部生態(tài)上來看，省市級(jí)的機(jī)關(guān)部門檔案信息化水平高、制度完善，檔案移交的方式手段更加多元，而從鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案管理部門來看，較多還在沿用傳統(tǒng)的移交流程，不利于機(jī)構(gòu)改革這項(xiàng)全局性的工作無法實(shí)現(xiàn)檔案的集成性和完整性，大大降低了檔案的價(jià)值。

4.檔案移交形式單一，開發(fā)與利用不足。在機(jī)構(gòu)改革中，檔案發(fā)揮著參考價(jià)值、憑證價(jià)值等多元價(jià)值。從現(xiàn)代化的檔案管理來看，強(qiáng)化檔案的開發(fā)與利用也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。而檔案開發(fā)與利用作為檔案管理工作的延伸與拓展，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。同時(shí)，從現(xiàn)實(shí)的檔案利用服務(wù)來看，它也給當(dāng)前的檔案移交與管理提出了以下要求：首先，就是足夠的資源支撐。檔案具有參考和憑證等多元價(jià)值，這些都是以檔案內(nèi)容為支撐的，因此盡可能多的收集有價(jià)值的檔案，才是檔案服務(wù)與利用開發(fā)的基礎(chǔ)。但當(dāng)前我國(guó)部分機(jī)關(guān)檔案資源的收集缺乏針對(duì)性，有的過度追求檔案體量，盡可能多的收集檔案材料，導(dǎo)致了很多無價(jià)值檔案的存在。有的過于精簡(jiǎn)，沒有使檔案體量達(dá)到足以支撐檔案開發(fā)的程度。其次，檔案移交工作會(huì)導(dǎo)致大量檔案卷宗的轉(zhuǎn)移，如果管理單位沒有做好統(tǒng)計(jì)，明確檔案的流行，也會(huì)一定程度上制約檔案的開發(fā)與利用。因此，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的開發(fā)與利用做長(zhǎng)期規(guī)劃，在檔案移交時(shí)就考慮到檔案移交對(duì)檔案服務(wù)和檔案利用產(chǎn)生的影響，對(duì)檔案移交的各個(gè)流程實(shí)時(shí)跟蹤。

三、加強(qiáng)檔案移交與管理的對(duì)策

1.強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，保證檔案移交的公平公正。根據(jù)機(jī)構(gòu)改革對(duì)檔案移交的新要求，檔案管理部門要在保障檔案完整性和齊全性的基礎(chǔ)上開展檔案移交與管理，同時(shí)還要注重檔案后期的安全管理、查閱及利用，這也要求在機(jī)構(gòu)改革中，我們要嚴(yán)格保證檔案移交流程的安全規(guī)范管理，保證檔案的完整性。第一，檔案移出部門要加強(qiáng)審核，根據(jù)各個(gè)類型的檔案的特點(diǎn)和密級(jí)制定有針對(duì)性的審核流程。進(jìn)一步嚴(yán)格檔案審查的機(jī)制，采用多元化的審核方法，注重對(duì)檔案的立體式審核，對(duì)于重要的證明材料要至少經(jīng)二人審核。第二，對(duì)于新進(jìn)的檔案也要有入口審核，只要是移進(jìn)或移出的檔案，就應(yīng)進(jìn)入審查機(jī)制內(nèi)，建立自下而上的審核流程，讓基層、中層和管理層都能各司其職，做好審查工作。此外，還要對(duì)檔案的調(diào)閱和查看權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案篡改、遺漏的情況發(fā)生。

2.提供多方保障，提高檔案移交信息安全防護(hù)能力。檔案移交涉及到多個(gè)部門，因此要有完善的安全保障機(jī)制與之配套，對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)首先明確信息安全保障的責(zé)任劃分。信息安全保障要明確誰是第一責(zé)任人，誰在檔案移交工作中起主導(dǎo)作用。根據(jù)檔案管理的內(nèi)容，檔案管理主要負(fù)責(zé)人應(yīng)為第一安全負(fù)責(zé)人，檔案移交各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)則由對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)信息安全管理。綜合運(yùn)用多種安全策略，針對(duì)檔案移交的各個(gè)環(huán)節(jié)，建立檔案移交風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系并進(jìn)行自查，根據(jù)自查結(jié)果有針對(duì)性的對(duì)薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，減少檔案移交過程中的安全漏洞，保證檔案移交工作順利、安全完成。

3.加強(qiáng)溝通，做好檔案移交的銜接工作。促進(jìn)機(jī)構(gòu)改革中各機(jī)關(guān)檔案工作的平衡發(fā)展，應(yīng)重點(diǎn)解決內(nèi)外部發(fā)展不均衡的情況。在內(nèi)部不平衡方面，應(yīng)在上級(jí)部門的指導(dǎo)下，推動(dòng)檔案移交的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)，在檔案移交時(shí)間、格式、大小、范圍、內(nèi)容上進(jìn)行細(xì)分分類。第一，從機(jī)構(gòu)改革整體規(guī)劃的角度出發(fā)，平衡信息化建設(shè)的投入配比，保證內(nèi)部各個(gè)部門的相對(duì)平衡。此外，推動(dòng)各部門信息收集標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，進(jìn)而提高信息共享和流通的效率。機(jī)構(gòu)改革中的檔案工作，各有關(guān)單位要密切配合，確保檔案得到妥善處置。第二，各級(jí)檔案部門應(yīng)積極主動(dòng)，審查有關(guān)單位檔案管理與處置工作方案，監(jiān)督指導(dǎo)檔案交接與管理，審定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，處置檔案歸屬爭(zhēng)議，推動(dòng)工作落實(shí)。第三，是在機(jī)構(gòu)改革中發(fā)生檔案歸屬爭(zhēng)議等問題，要及時(shí)同檔案局聯(lián)系溝通，以便依法依規(guī)妥善處理。為接下來的機(jī)構(gòu)改革檔案移交工作打牢業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

4.夯實(shí)檔案移交基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案開發(fā)與利用。提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，夯實(shí)檔案基礎(chǔ)，提高檔案開發(fā)與利用，是一項(xiàng)全局性、系統(tǒng)性的工作。對(duì)此，檔案管理部門應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案移交的追蹤，同時(shí)對(duì)本館的檔案儲(chǔ)存情況有著更為清晰的認(rèn)識(shí)，讓檔案移交與檔案利用工作能夠有機(jī)銜接。針對(duì)基層機(jī)關(guān)“重保管輕利用”的檔案管理理念，檔案管理層應(yīng)堅(jiān)決貫徹落實(shí)機(jī)構(gòu)改革對(duì)檔案管理的新要求，一改檔案開發(fā)利用不足、管理水平滯后的局面。具體來說應(yīng)從兩方面著力解決：第一，是在后端上要進(jìn)一步降低管理成本，多采用第三方管理服務(wù)平臺(tái)來緩解機(jī)關(guān)的庫(kù)房和硬件壓力。在前端方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案服務(wù)與利用的開發(fā)，構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)，給機(jī)構(gòu)改革中檔案的移交與管理工作提供信息化的平臺(tái)，推動(dòng)各級(jí)檔案管理的集約化、集成化，進(jìn)而分?jǐn)偨ㄔO(shè)成本，整合檔案資源。第二，還要結(jié)合機(jī)構(gòu)改革的工作實(shí)際，不斷探索檔案的多元化利用。除檔案查詢、在線傳輸?shù)然A(chǔ)性應(yīng)用外，還應(yīng)積極探索檔案在線授權(quán)、內(nèi)容分析、可視化報(bào)告等應(yīng)用，以滿足機(jī)構(gòu)改革的需要。

總的來說，各檔案管理單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到機(jī)構(gòu)改革中檔案移交工作的重要性、緊迫性和艱巨性，要從思想意識(shí)、多方保障、加強(qiáng)溝通、豐富利用方式四個(gè)方面做好檔案移交工作，積極與相關(guān)部門溝通協(xié)作，確保檔案移交與接收工作順利完成。

參考文獻(xiàn)：

[1]杜俊河.機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革檔案處置與管理有關(guān)問題的思考[J].山東檔案，2019

[2]李 濤.加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革檔案管理工作之我見[J].云南檔案，2018

（作者單位：高密市檔案館）

作者簡(jiǎn)介：王?。?981-），女，漢族，碩士研究生，山東高密人，助理館員，研究方向：檔案管理，檔案數(shù)字化，檔案安全。