有關檔案室紙質檔案保護工作的幾點思考

王志梅

摘 要：當前，國內檔案室保存的檔案材料主要是紙質文件，因紙質文件特殊，比較容易受損，在保存過程中很容易會被破壞或者遺失，這樣便會對人們的工作和學習造成嚴重的損失，所以，重視紙質檔案保護工作有著重要的作用。文章通過對當前紙質檔案保存過程中存在的問題進行分析，提出了應對措施，希望能夠為從業人員提供些許借鑒。

關鍵詞：檔案室;紙質檔案;保護工作;思考

檔案保護工作對促進檔案的合理應用，延長檔案實際生命周期有著重要的作用，我國各大檔案室保存的文件都是紙質的，尤其是一些比較重要的文件都是采用紙質文件形式進行保存。在日常保存使用過程中，紙質檔案文件很容易會受到環境以及人為因素的影響，如破裂、骯臟、蟲蛀以及褪色等。嚴重情況下，會導致檔案無法再使用，且一旦受到破壞，修復起來是非常困難的。所以，檔案室工作人員一定要重視紙質文件的保管，對延長紙質檔案的實際使用壽命，提升紙質檔案的利用價值有著重要的影響。

一、紙質檔案保護過程中存在的問題

（一）易產生污漬

紙質檔案在保存與使用過程中，特別是在整理與查閱時，很容易會造成紙質檔案沾上油斑、鐵銹以及泥斑等污漬，且很難有效去除，不僅對紙張的外觀產生影響，也會影響清晰度，甚至造成檔案信息的丟失。

（二）環境影響

紙質檔案在轉移過程中，會受到環境因素的影響，如，在運送過程中，會受到灰塵、濕度以及高溫等因素的影響。特別是雨水，一旦沒有做好防水工作，在被雨水淋濕之后，很容易會發霉、出現破損。如果沒有進行處理，便被保存，也會對其他文件檔案產生影響^[1]。大多數的紙質檔案質量相對比較差，一旦遇到雨水的損害，字跡會看不清楚。其次，火災也是一個威脅，庫房一旦起火，造成的損失是極為嚴重的，且無法挽回。相關部門對檔案保存不夠重視，缺乏資金投入，導致紙質檔案的保存環境比較惡劣，其次，保存人員缺乏技能與專業知識，都是存在的安全隱患。

（三）使用過程中存在的問題

紙質檔案通常都是僅有的一本，一旦被丟失，很難恢復，在檔案使用過程中，時常會因為人為因素的疏忽，導致檔案出現丟失。紙質檔案在被外借的情況下，因為紙質檔案特殊性，很容易會受到人為因素的影響。其次，不排除部分用戶素質不高，如未及時歸還，很可能會導致紙質檔案丟失。部分部門缺乏檔案觀念，未進行妥善保管，這樣也會導致檔案內容發生泄漏，紙質檔案無法完整歸檔，會對檔案信息資源的開發、建設產生直接的影響。再者，檔案未進行正確存放，也會導致出現損壞，且無法恢復。

二、檔案室紙質檔案保護的措施

（一）提升去污清潔技術水平

對于存在污漬的紙張，在清理過程中，一定要采取恰當的方法，保障藥劑的濃度適宜，要保障在經過處理之后沒有有害物質。在日常管理工作中，應當時常采用抹布消除灰塵，保持檔案室內的清潔，避免灰塵產生的危害。其次，有害氣體也會導致紙張出現變色，因此，要注重空氣污染防護，保障進入室內的空氣新鮮、清潔。在去除污斑的時候，應當多加小心，避免除掉字跡，管理人員應當采用正確的方法進行處理，從而降低紙張的破壞程度，延長紙質檔案的使用年限。

（二）完善基礎設施，降低環境因素產生的危害

檔案室應當盡量設置在光線好、空氣流通、防火防潮的地方，還應當盡可能遠離危險物品，并注意建筑的防潮以及排水。溫濕度會對紙質檔案的壽命產生極大的影響。檔案室內應當盡量減少陽光的直接照射，應當安裝窗簾，使文件資源處于暗處。管理人員在工作過程中，要定期除菌除塵，保持檔案室內的衛生清潔，這樣能夠有效減少霉菌，可以在墻壁涂抹防霉材料。管理人員應當穿上工作服，對檔案文件除塵除菌之后保存，政府部門也應當加強檔案室的建設，加大財政投入，為檔案室的發展創造有利的環境。

（三）推動數字化建設，減少紙質檔案的利用

人為因素是檔案保護與損壞的重要影響因素，且對檔案產生的破壞是不能挽回的。所以，在檔案保護過程中，一定要樹立檔案保護意識，對檔案進行科學管理。紙質檔案在使用過程中是極為容易受到損壞的，利用次數不斷增多，紙張會逐漸老化，為了最大程度上保持紙質檔案的利用率，就必須盡可能減少對其進行直接利用，這樣能夠有效減少對紙張造成的損耗。隨著信息技術的普及，數字檔案逐漸成為趨勢，這樣能夠有效減少檔案的損耗，從而延長檔案的使用壽命。

（四）加大培訓學習力度，提升工作人員的綜合技能

管理人員要全身心投入工作，定期學習知識技能，不斷提升工作能力以及專業素養，強化檔案管理意識，并嚴格根據技術規范要求管理檔案文件，并定期修復受損文件，加強文件保護工作。領導應當全面了解檔案維護工作狀況，及時了解檔案修復狀況，并制定科學合理的方法，定期進行培訓，提升管理效率。

紙質檔案保護工作是一項長期的工作，在工作過程中，遇到的問題會越來越多，因此，必須學習，提升綜合能力，才能找到科學合理的方法保護紙質檔案，延長使用年限。要嚴格根據檔案法規定，對檔案文件進行規范化管理，為檔案文件的安全管理提供保障。

參考文獻

[1] 徐葉黎，鐘秀梅.基層檔案室紙質檔案數字化工作的實踐探討[J].山西檔案，2017（5）：69-70.