新形勢下會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及創(chuàng)新途徑

摘要：目前會計(jì)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀已不適應(yīng)新時(shí)代會計(jì)檔案工作的需要，只有促進(jìn)各單位會計(jì)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)建立健全會計(jì)檔案管理制度;設(shè)置專門的會計(jì)檔案管理人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平;收集齊全的會計(jì)檔案資料、科學(xué)整理歸檔;加強(qiáng)電子會計(jì)資料歸檔規(guī)范化管理;要加強(qiáng)會計(jì)檔案信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息化管理，才能適應(yīng)新時(shí)代新形勢下社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案;管理現(xiàn)狀;規(guī)范化管理;信息化管理;整理歸檔

會計(jì)檔案是記錄和反映各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，它記錄和反映了一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。會計(jì)檔案管理是各單位內(nèi)部控制規(guī)范化管理的重要組成部分，也是各單位會計(jì)核算基礎(chǔ)工作的歸納和總結(jié)。會計(jì)檔案管理無論對行政事業(yè)單位還是對企業(yè)來說，都是非常重要的一項(xiàng)工作。目前會計(jì)檔案管理的一些現(xiàn)狀已不適應(yīng)新形勢下對會計(jì)檔案管理工作的需要，只有促進(jìn)各單位會計(jì)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，才能適應(yīng)新形勢下社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。

一、目前會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

1.對會計(jì)檔案需要規(guī)范化管理的重要性認(rèn)識不夠

各單位對會計(jì)檔案工作需要實(shí)施規(guī)范化管理的重要性認(rèn)識不到位，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案管理工作缺乏充分的認(rèn)識，更注重內(nèi)部會計(jì)核算業(yè)務(wù)的處理，以為只要夯實(shí)會計(jì)基礎(chǔ)核算工作，單位會計(jì)檔案規(guī)范化管理工作自然就做好了，相對忽視會計(jì)檔案材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)會計(jì)工作過程中大量會計(jì)檔案的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不會把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。將會計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會計(jì)核算作的一種簡單延續(xù)，使會計(jì)檔案管理員成了會計(jì)檔案的保管員，認(rèn)為會計(jì)檔案只要不丟就行。

2、會計(jì)檔案管理人員規(guī)范化管理能力不夠

大多數(shù)單位不能適應(yīng)新形勢對檔案管理工作的需要，財(cái)務(wù)會計(jì)人員對會計(jì)核算業(yè)務(wù)非常熟練，對會計(jì)檔案管理基本理論知識相對匱乏，特別是對規(guī)范化管理會計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，經(jīng)常參加會計(jì)業(yè)務(wù)理論知識學(xué)習(xí)和實(shí)操培訓(xùn)，卻很少參加會計(jì)檔案規(guī)范化管理理論知識學(xué)習(xí)與實(shí)操訓(xùn)練，對現(xiàn)代化的會計(jì)電算化檔案信息、會計(jì)檔案管理規(guī)范化理解不清、理解不全。有的單位會計(jì)檔案管理人員是由會計(jì)人員或者其他人員兼任，不能全方位投入會計(jì)檔案管理工作中，在日常會計(jì)檔案管理工作中往往容易敷衍了事，嚴(yán)重影響了會計(jì)檔案管理水平、更談不上會計(jì)檔案規(guī)范化管理，所以在新形勢下提升會計(jì)檔案管理人員規(guī)范化管理能力是非常重要的一部分。

3、對會計(jì)檔案范圍理解有偏差，對會計(jì)檔案資料收集不全面

會計(jì)檔案不僅僅包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，還包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊以及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。會計(jì)檔案不僅紙質(zhì)的會計(jì)資料，還包括電子會計(jì)檔案資料。有些單位只注意留存會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等紙質(zhì)會計(jì)資料，而對銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案鑒定意見書等會計(jì)資料沒有足夠重視，對單位內(nèi)部生成的電子會計(jì)資料、單位外部接收的電子會計(jì)資料等電子會計(jì)檔案也沒有足夠重視，導(dǎo)致歸檔會計(jì)檔案資料不完整、不全面，進(jìn)而影響單位整體的會計(jì)檔案資料規(guī)范化管理。

4.會計(jì)電算化技術(shù)的使用，電子會計(jì)檔案的形成增加了會計(jì)檔案管理的難度

不少單位不能及時(shí)、規(guī)范對計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案進(jìn)行有效收集、整理、歸檔、保存，例如沒有要求在移交電子會計(jì)檔案時(shí)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，或者電子會計(jì)檔案文件格式不符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，或者特殊格式的電子會計(jì)檔案沒有與其讀取平臺一并移交。這些問題都會導(dǎo)致單位會計(jì)檔案規(guī)范化管理的松懈，容易造成會計(jì)檔案信息資料的丟失。單位檔案管理人員缺乏對電子會計(jì)檔案存取的研究，或存取電子會計(jì)檔案拖延的時(shí)間過長，可能會因?yàn)闀?jì)軟件的更新?lián)Q代影響導(dǎo)致無法讀取使電子會計(jì)檔案信息，直接影響單位電子會計(jì)檔案信息的有效接收和管理、利用。

5.會計(jì)檔案規(guī)范化管理、信息化管理程度低

不少單位由于對會計(jì)檔案規(guī)范化管理重要性認(rèn)識不足，有些單位連基本的會計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)、專門的會計(jì)檔案管理人員都沒有，根本談不上會計(jì)檔案規(guī)范化管理、信息化管理。有些單位雖然設(shè)會計(jì)檔案管理崗位，但是會計(jì)檔案管理軟件、硬件設(shè)備不足，會計(jì)檔案管理人員很難正常開展會計(jì)檔案管理工作;有些單位雖然有會計(jì)檔案管理崗位，但會計(jì)檔案管理人員是領(lǐng)導(dǎo)指定某會計(jì)人員臨時(shí)兼任的，這樣單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、其他會計(jì)資料等會計(jì)檔案無法規(guī)范化整理，更談不上定期對已到保管期限的會計(jì)檔案資料進(jìn)行鑒定形成會計(jì)檔案鑒定意見書、 銷毀保管期滿確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案工作，這無疑為給后續(xù)的會計(jì)檔案規(guī)范化整理帶來極大困難，直接降低會計(jì)檔案開發(fā)利用的效率，甚至無法開展會計(jì)檔案信息利用工作。多數(shù)單位的會計(jì)檔案信息數(shù)字化工作尚未開始，只停留在信息化、數(shù)據(jù)化概念范圍內(nèi)，并沒有付諸實(shí)施。外部環(huán)境不成熟、內(nèi)部準(zhǔn)備不充足使會計(jì)檔案信息化、數(shù)字化管理程度很低。

二、新形勢下會計(jì)檔案管理的創(chuàng)新途徑

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計(jì)檔案管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)重視本單位會計(jì)檔案管理工作是加強(qiáng)會計(jì)檔案規(guī)范化管理的前提，加大對會計(jì)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，在會計(jì)檔案管理方面投入足夠的人力、物力、財(cái)力以保證單位會計(jì)檔案管理工作常態(tài)化、制度化，提高會計(jì)檔案管理的軟件、硬件。單位要建立健全完善的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)，并輔之以會計(jì)檔案管理制度保證其順利實(shí)施。首先設(shè)置專門的會計(jì)檔案管理崗位，明確劃分會計(jì)檔案管理工作任務(wù)，做好會計(jì)檔案管理工作職責(zé)劃分，合理分配會計(jì)檔案管理任務(wù)，完善社會檔案管理系統(tǒng);其次對檔案管理人員實(shí)施績效考核制度，將績效考核作為一項(xiàng)重要考核標(biāo)準(zhǔn)納入到工資薪酬標(biāo)準(zhǔn)中，嚴(yán)格績效考核機(jī)制的執(zhí)行，肯定優(yōu)秀會計(jì)檔案管理人員的工作業(yè)績， 對玩忽職守、無法完成會計(jì)檔案管理工作的人員進(jìn)行思想教育、懲罰或者辭退。

2.設(shè)置專門的會計(jì)檔案管理人員，加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平

設(shè)置會計(jì)檔案管理崗位，配備專門的會計(jì)檔案管理人員，確保單位的會計(jì)檔案專職管理而不是由其他會計(jì)人員兼任。注重會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，會計(jì)檔案管理人員不但要兼顧財(cái)務(wù)會計(jì)專業(yè)理論知識和文書檔案專業(yè)知識，還要具備現(xiàn)代信息技術(shù)手段等方面的專業(yè)知識。定期或不定期地對會計(jì)檔案管理人員進(jìn)行會計(jì)檔案規(guī)范化管理、信息化管理等專業(yè)培訓(xùn)，不斷提升會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，在保證會計(jì)檔案資料質(zhì)量的同時(shí)，提高會計(jì)檔案管理水平。

3.會計(jì)檔案資料要收集齊全、科學(xué)整理歸檔

會計(jì)檔案管理人員要熟悉會計(jì)檔案資料的收集范圍，會計(jì)檔案資料一定要收集齊全，不能僅收集會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告整理歸檔，銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊以及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料也要收集歸檔。會計(jì)檔案整理不僅要收集紙質(zhì)的會計(jì)核算資料，還包括電子會計(jì)檔案資料，對單位內(nèi)部生成的電子會計(jì)資料、單位外部接收的電子會計(jì)資料等電子會計(jì)檔案也必須及時(shí)收集、整理、歸檔。凡是本單位在會計(jì)核算過程中形成的具有保存價(jià)值的文件資料都要?dú)w檔保管，包括上級和下級主管單位送來的與本單位關(guān)系很密切的文件材料、本單位正式發(fā)文的文件資料、本單位的會計(jì)檔案管理規(guī)章制度等都要收集歸檔。收集完整的會計(jì)檔案資料為規(guī)范管理會計(jì)檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)電子會計(jì)資料歸檔的規(guī)范化管理

已經(jīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計(jì)核算和會計(jì)檔案管理的單位，對符合企業(yè)會計(jì)信息化工作規(guī)范要求，所形成的會計(jì)資料符合新會計(jì)檔案管理規(guī)定的電子會計(jì)檔案歸檔條件的，可僅以電子會計(jì)檔案形式歸檔保管，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案。單位形成電子會計(jì)檔案，一定要保證真實(shí)有效的電子會計(jì)資料來源，利用會計(jì)核算系統(tǒng)能夠來準(zhǔn)確完整地有效接收和讀取電子會計(jì)資料， 輸出符合會計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等會計(jì)核算資料， 使用電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)來有效接收、管理利用電子會計(jì)檔案，并采取防止電子會計(jì)檔案被篡改的有效措施，建立電子會計(jì)信息檔案備份制度，有效防范人為破壞、意外事故和自然災(zāi)害的影響。

5.要加強(qiáng)會計(jì)檔案信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息化管理

現(xiàn)代信息化技術(shù)高速發(fā)展，會計(jì)檔案管理也要緊跟時(shí)代步伐。會計(jì)檔案管理信息化是會計(jì)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，會計(jì)檔案信息也隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷優(yōu)化。單位領(lǐng)導(dǎo)和會計(jì)檔案管理人員提高認(rèn)識，從思想上對會計(jì)檔案信息化管理重視起來，加大會計(jì)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，更新會計(jì)檔案管理設(shè)備和軟件，同時(shí)通過多渠道、多形式的會計(jì)檔案信息化管理培訓(xùn)，培養(yǎng)會計(jì)檔案管理信息化復(fù)合型人才，在實(shí)際工作中把會計(jì)檔案信息化管理的理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合，使會計(jì)檔案信息化管理快速發(fā)展起來，有效利用會計(jì)檔案信息化管理的作用。

總之，為適應(yīng)新形勢下社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對會計(jì)檔案管理工作的需要，各單位都要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會計(jì)檔案管理制度，加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，收集齊全的會計(jì)檔案資料，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理規(guī)范化、信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案規(guī)范化管理、信息化管理，才能充分發(fā)揮會計(jì)檔案規(guī)范化管理的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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[2]2015年 ?全國人大常委《中華人民共和國電子簽名法》

[3]2018年 ?國家檔案局 《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》

作者簡介：

張欣（1969年-），女，中級職稱，本科，研究方向，會計(jì)檔案。