“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校檔案管理建設研究

高斯娜

【摘要】隨著經(jīng)濟、科技的持續(xù)發(fā)展，基于信息技術(shù)的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已經(jīng)到來，也為各種辦公向著自動化發(fā)展奠定了基礎(chǔ)技術(shù)。本文便基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，對學校檔案管理的建設展開探析。首先對檔案管理信息化建設的積極意義進行闡述，隨后對檔案管理伴有的工作量大、信息化水平低等問題進行分析，并從網(wǎng)絡安全、規(guī)章機制、設備管理、人員培訓等方面總結(jié)建設策略。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+;學校檔案管理;建設策略

現(xiàn)階段，部分院校在檔案管理方式上仍舊沿襲相對傳統(tǒng)的管理手段，很難對各類檔案做到有效管理。學校需要緊跟時代和科技步伐，積極推動檔案管理向著信息化方向建設，可以借助電子檔案開展資料管理、借閱利用等工作，切實提升管理效率。

一、學校推進檔案管理信息化建設的重要意義

隨著現(xiàn)代技術(shù)、先進理念的發(fā)展和引入，學校檔案管理也需要緊跟時代步伐，積極推進檔案管理的信息化發(fā)展。管理人員需要推動信息化技術(shù)融入檔案管理當中，切實提升管理效率。學校是對大量檔案、文獻進行保存的重要場所，若仍舊沿襲紙質(zhì)化的保管模式很難應對當前社會復雜的數(shù)據(jù)形態(tài)。學校推動檔案管理向著信息化方向發(fā)展，能夠?qū)⒐芾砣藛T從繁雜的紙質(zhì)保管任務中解放出來，幫助他們以檔案特點、信息等為導向翔實分類，提升管理效率。同時，檔案管理建設也能夠提升資料的利用性，可以結(jié)合相關(guān)需求快速調(diào)出檔案，節(jié)約檔案尋找時間。

二、學校檔案管理建設現(xiàn)狀探析

（一）工作量較大。從學校檔案情況來看，由于在校學生、教師等數(shù)量較多，每年均有大量檔案需要管理。同時，部分檔案數(shù)據(jù)存在遷入和遷出等變動情況。因此，面對龐大的檔案數(shù)據(jù)，必須做到系統(tǒng)化管理。若檔案管理存在缺陷的情況，便可能導致信息重疊、不準確或者是無法應用等情況。若沿襲傳統(tǒng)的人工記錄模式，必然會消耗過多的人力、物力，并且最終結(jié)果也可能不夠準確。因此，工作量過大是當前學校檔案管理面臨的巨大挑戰(zhàn)。

（二）檔案管理信息化程度仍需提升。若借助電子檔案等現(xiàn)代化的信息手段進行檔案管理，必然能夠提升管理的便捷性，擺脫工作量過大的問題。但相關(guān)調(diào)查顯示，當前部分學校在檔案管理方面仍舊采取紙質(zhì)檔的形式，電子檔案僅僅是起到交換檢索的作用，并未彰顯該模式的優(yōu)勢。因此，學校還需要切實推進檔案管理的信息化建設，推動電子檔案融入檔案管理的諸多環(huán)節(jié)，提升管理效率。

（三）管理操作標準較低。不同學校在檔案管理方面存在差異性，由于學校間在檔案管理方面的操作規(guī)范、規(guī)章機制等并不相同，因此檔案管理需要以學校情況為導向采取配套的管理模式。這便需要學校提升檔案管理的標準化水平，確保管理人員能夠以相應的管理標準開展檔案管理。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校推進檔案管理建設的有效策略

（一）推進檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。學校檔案通常涉及人事檔案、教育科研兩方面內(nèi)容。其中人事檔案包括職工履歷、職稱和學生檔案等信息。而教育科研則涉及各種科研資料和成果、論文等內(nèi)容。管理人員需要借助掃描儀、photoshop軟件等將紙質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷竭M行存儲、編輯。同時，還應結(jié)合檔案信息做到合理分類，明確哪些為機密文件、哪些為個人隱私，切忌隨意泄露。此外，對于那些能夠進行分享的信息也需要根據(jù)相關(guān)標準進行分類，并設置目錄與索引，切實推進檔案信息向著數(shù)字化發(fā)展。

（二）重視電子檔案的網(wǎng)絡安全性。首先，檔案管理需要保障設備的專一性和安全性，做到及時升級。管理人員需要結(jié)合檔案狀況進行定期維護，確保存儲設備足夠穩(wěn)定。其次，在檔案更新的同時，需要對其備份進行更新，對檔案丟失難以找回的情況加以規(guī)避。再次，電子檔案需要打開防火墻模式，可以采取指紋識別、閃電殺毒等措施提升管理的安全性，避免檔案在傳輸過程中可能存在的丟失或者是被盜取等隱患。最后，檔案人員基于檔案資料進行整合與開發(fā)時，需要確保檔案信息不被侵害、不被利用。需要針對檔案管理的網(wǎng)絡情況做到實時檢測，提升檔案管理的安全性。

（三）完善檔案管理相關(guān)規(guī)章機制，規(guī)范操作流程。推動檔案管理向著信息化推進需要結(jié)合檔案情況設計配套的管理體系和流程，由檔案入庫直至投入使用均需要得到細化。只有從制度層面加以規(guī)范，才可為后續(xù)查詢使用提供便利。因此，首先學校應要求全部的信息資料均采取標準的電子文件格式進行保存。例如，文檔需要利用docx、txt等格式存儲，表格則需要用xls等格式存儲、圖片則應用jpg格式……確保此類信息資料與師生需要的信息格式有效銜接，防止出現(xiàn)格式不兼容等情況。其次，學校還應針對管理人員相應的歸檔操作進行規(guī)范，并設置監(jiān)管部門加以監(jiān)督，避免重要信息出現(xiàn)泄漏的情況，同時也能夠?qū)Χ酱俟芾砣藛T及時對檔案進行整理和更新。再次，學校還可通過軟件系統(tǒng)來管控檔案收集、統(tǒng)計、保管等諸多環(huán)節(jié)，建立較為標準的操作流程。此外，學校還應鼓勵管理人員對特色項目、教研課題等資料進行編輯與整合，將其放到校園平臺上供師生使用。最后，學校還應給予師生一定程度的檔案查閱權(quán)限，確保師生可以結(jié)合自身需求建立檔案目錄。同時管理人員還應將索引等內(nèi)容展示出來，為使用者提供便利。

（四）完善電子檔案需要的設備，提升檔案管理的信息化。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景，學校推動檔案管理向著信息化推進需要考慮到檔案信息存在的多元性、瑣碎性等特征。同時，檔案管理也逐步由保存等基礎(chǔ)性功能向著以檢索為核心的模式轉(zhuǎn)變，這便給予檔案管理人員更多要求。首先，管理人員需要更新以往的管理技能，比如索引、刻錄、復印等技能，通過技術(shù)的更新來提升檔案整理效率。其次，還應提升檔案人員對于不同檔案數(shù)據(jù)的熟悉度，從而更為高效地指導用戶搜索信息。第三，管理人員還需要結(jié)合工作需求學習更多專業(yè)知識，例如統(tǒng)計學、傳播學、社科情報等知識。比如，對計算機檔案系統(tǒng)進行編制時，便應保證著錄項目的統(tǒng)一性，同時各項目對應的字節(jié)長度需要保持一致。第四，檔案人員還需要提升積極性，由于檔案系統(tǒng)相關(guān)的設計人員欠缺檔案管理經(jīng)驗，使得系統(tǒng)應用在檔案門類或者字段上存在空白或者是重疊的情況，阻礙檔案管理的有效開展。因此檔案人員便需要提升積極性，結(jié)合工作情況及時調(diào)整系統(tǒng)，切實保障檔案管理的質(zhì)量。此外，由于檔案管理有著明顯的特殊性，因此不論是檔案信息傳遞還是存儲均需要依靠信息技術(shù)。學校需要緊跟檔案管理的動態(tài)需求及時更新管理設備與系統(tǒng)。同時，還可以通過校企合作等形式針對學校檔案特點設計配套的管理存儲、信息加密等軟件，確保檔案管理高效、安全發(fā)展。再者，管理人員需要對檔案信息及時進行備份，可以采取刻錄成光盤等形式提升備份的安全性。當然，也需及時更新檔案系統(tǒng)，設計相應的安全保護機制，推動檔案管理向著安全化方向發(fā)展。

四、結(jié)語

總之，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，學校需要借助現(xiàn)代化技術(shù)推進檔案管理向著信息化、數(shù)字化建設。學校需要明確傳統(tǒng)檔案管理存在的工作量大、信息化水平低等問題，從網(wǎng)絡安全、規(guī)章機制、設備管理、人員培訓等方面總結(jié)建設策略，為強化檔案管理質(zhì)量夯實基礎(chǔ)。

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