辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響

楊焰

【摘要】社會在發(fā)展，科技在進(jìn)步，信息技術(shù)為新時(shí)期的檔案行業(yè)發(fā)展帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。事業(yè)單位的檔案管理也應(yīng)該不斷適應(yīng)新時(shí)代、新技術(shù)和新要求，將檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)有效結(jié)合起來，在傳統(tǒng)的辦公室中采用新模式、新方法來提升檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理辦公自動化。本文從辦公自動化的核心理念入手，詳細(xì)分析了辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響，并提出了兩者有效融合、共生共贏的路徑思考。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化;事業(yè)單位;檔案管理;影響

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案的重要性和內(nèi)在價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，事業(yè)單位應(yīng)該對檔案管理予以足夠的重視。如今，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來和信息技術(shù)的日新月異，都為事業(yè)單位的檔案管理提供了新的發(fā)展機(jī)遇。如何將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理有效結(jié)合起來，發(fā)揮科技在檔案管理工作中的重要作用，從而促使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，是事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)該持續(xù)深入思考的問題。

一、辦公自動化的概述

辦公自動化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。鑒于信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，現(xiàn)代化的辦公自動化應(yīng)該采用最先進(jìn)的辦公設(shè)備和信息技術(shù)，在辦公室領(lǐng)域全面實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種辦公設(shè)備中，從而形成“人—機(jī)信息處理系統(tǒng)”。此外，辦公自動化強(qiáng)調(diào)辦公的便捷高效，因此要具有易用性、實(shí)用性、穩(wěn)定性、嚴(yán)密性與開放性。由此可見，在某種意義上來說，檔案管理也屬于辦公室業(yè)務(wù)的一種，辦公自動化在很大程度上能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理質(zhì)量的飛躍和水平的提升，是事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的最佳路徑選擇。

二、辦公自動化對事業(yè)單位檔案管理的影響分析

（一）有助于保護(hù)檔案的安全性、完整性、環(huán)保性。事業(yè)單位由于部門較多，檔案數(shù)量比較龐大，類別也比較多，檔案管理有一定難度。應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)管理事業(yè)單位的檔案能夠最大程度確保檔案的安全性和完整性。比如，一些年代比較久遠(yuǎn)的文書檔案，本身就脆弱不堪，每一次查閱就是對檔案本身的折損。但有了辦公自動化系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案可以轉(zhuǎn)化為電子檔案，查詢?nèi)嗽陔娔X前就能夠調(diào)出該檔案的圖片，避免了相應(yīng)的損耗。與此同時(shí)，辦公自動化系統(tǒng)擁有存儲時(shí)間長、信息量大、穩(wěn)定性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，且不易受到環(huán)境的影響和限制，這對于檔案的保存與儲藏來說是極大的優(yōu)勢。尤其是對于一些特殊的檔案保管，管理人員完全可以利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子資源，從而確保原始檔案的穩(wěn)定性、安全性和完整性。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在事業(yè)單位檔案管理中占據(jù)了較大比例。但是，基于環(huán)保的理念，大量用紙會造成資源的極大浪費(fèi)。因此，提倡使用辦公自動化，形成無紙化辦公，既響應(yīng)了國家“低碳環(huán)保”的號召，又在一定程度上為社會的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)了一分力量。

（二）有助于提升事業(yè)單位檔案管理與綜合管理效率。首先，引入辦公自動化系統(tǒng)后，關(guān)于檔案的形成、存檔、查閱、借閱、管理等全過程都可以通過信息系統(tǒng)來進(jìn)行，這就使得檔案的管理更加透明。檔案從無到有的過程都能夠展現(xiàn)在員工面前，使得單位員工在不經(jīng)意間也參與到了檔案管理的過程當(dāng)中，并擔(dān)當(dāng)了監(jiān)督員的作用。其次，傳統(tǒng)的檔案管理方式多以人工為主，歸檔、查詢、借閱都需要檔案管理人員親自處理，工作量大，耗時(shí)長，效率低下。但是如果將辦公自動化加入到檔案管理當(dāng)中，就能夠從環(huán)節(jié)和流程上節(jié)約時(shí)間，在為工作人員提供便利的同時(shí)，也能夠更加滿足借閱人和歸檔人的需求，為其提供更好的服務(wù)。與此同時(shí)，借助辦公自動化系統(tǒng)處理檔案還可以增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化，從而促使事業(yè)單位的檔案管理更加快捷、高效，綜合管理能力全面上水平。最后，合理應(yīng)用辦公自動化，還可以將信息技術(shù)的作用和價(jià)值充分地發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的互利共享，這對于挖掘檔案內(nèi)在的應(yīng)用價(jià)值、增強(qiáng)檔案的有效利用，加快檔案的流轉(zhuǎn)速度具有巨大的促進(jìn)作用。

（三）對管理人員的素質(zhì)能力提出了更高的要求。辦公自動化與檔案管理結(jié)合后，對檔案管理人員提出了更高的要求。部分事業(yè)單位在之前的管理中，對檔案的管理并沒有投入太多的力量，尤其是在人力方面。檔案管理人員通常學(xué)歷較低、年齡較大，接受新鮮事物的能力較弱，對于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不敏感。而在引入辦公自動化系統(tǒng)后，這部分人員亟待進(jìn)行培訓(xùn)。不僅是技術(shù)方面的專業(yè)培訓(xùn)，要想全面實(shí)現(xiàn)辦公自動化下的檔案管理，必須還要進(jìn)行檔案方面專業(yè)知識的補(bǔ)充，增強(qiáng)檔案管理人員的政治意識和思想道德修養(yǎng)，以便更好地應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)促進(jìn)檔案管理的全面發(fā)展。

三、提升辦公自動化與事業(yè)單位檔案管理融合的路徑思考

（一）更新傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理重視程度。要想加強(qiáng)檔案管理與辦公自動化的融合效果，首先要從檔案管理人員的認(rèn)識上入手，更新傳統(tǒng)的檔案工作理念，樹立有利于檔案工作科學(xué)發(fā)展的思想理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變思維方式，加快構(gòu)建與新時(shí)代檔案工作相適應(yīng)的思想觀念，以促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理形成科學(xué)發(fā)展的新局面。而從事業(yè)單位本身來說，要改變之前“重存儲、輕利用”檔案管理理念，提升對檔案管理的重視程度，從人力物力財(cái)力上給予支持，切實(shí)將檔案管理提升到更重要的位置上來，加快建立辦公自動化與檔案管理相融合的新型管理模式。

（二）提升管理效率，建立現(xiàn)代檔案管理制度。利用辦公自動化發(fā)展的契機(jī)，將檔案管理與辦公自動化融為一體。使得辦公自動化系統(tǒng)當(dāng)中，文件從起草、首發(fā)、辦結(jié)到電子文件設(shè)計(jì)的組卷、著錄、歸檔、查檔等各個(gè)環(huán)節(jié)均能夠根據(jù)檔案管理工作需求進(jìn)行記錄，且需要全面處于檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)管，從而實(shí)現(xiàn)辦公自動化與檔案管理的完美對接，保證檔案的安全性以及檔案管理過程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。此外，還要建立相應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理制度來持續(xù)加強(qiáng)辦公自動化與檔案管理的融合，進(jìn)一步提升管理效率，增強(qiáng)檔案信息的資源共享，密切事業(yè)單位各部門之間的聯(lián)系合作，提高檔案辦公自動化的工作能力。

（三）加強(qiáng)人員培養(yǎng)，組建適應(yīng)發(fā)展需求的隊(duì)伍。計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更迭使得檔案管理人員必須盡快提升自身的各項(xiàng)素質(zhì)和專業(yè)能力，并在持續(xù)的實(shí)踐過程中增強(qiáng)操作能力，提升檔案部門的服務(wù)水平。引入多元化的培訓(xùn)教育模式，定期開展講座、實(shí)操等培訓(xùn)教育，著重加強(qiáng)檔案管理人員對于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的水平。同時(shí)，還要對其思想政治意識和職業(yè)道德方面進(jìn)行教育引導(dǎo)，堅(jiān)定政治立場，端正工作態(tài)度，從思想認(rèn)識入手保障檔案管理各項(xiàng)工作的有序開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著國家信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)該著眼新時(shí)代的發(fā)展要求，進(jìn)一步強(qiáng)化辦公自動化與檔案管理的融合共生，通過辦公自動化的技術(shù)優(yōu)勢實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提升。同時(shí)，檔案管理部門要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案為民服務(wù)的思想理念，弘揚(yáng)工匠精神，開啟新時(shí)代檔案工作發(fā)展新格局。

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