互聯網時代檔案管理工作的現狀與應對措施

聶丹萍

【摘要】在信息技術被各個領域廣泛應用的發展形勢下，數據形式的數字化管理模式為我國的檔案管理工作提供了新發展方向。本文以檔案管理工作為研究對象，針對其在實踐中存在的問題進行分析，結合“互聯網+”理念提出幾點增強檔案管理工作水平的建議，旨在進一步提升現代檔案管理工作效率，提高檔案的利用率。

【關鍵詞】互聯網;檔案管理;數據庫

互聯網技術的普及，推動了大數據技術的不斷發展，讓其技術數據處理能力得到有效提升，為人們的生活、學習、生產等多項活動提供了便捷。檔案管理工作也在這樣的發展形勢下，不斷地應用與普及相關技術，讓傳統檔案管理工作向著數字化檔案的方向發展。可以說，基于互聯網技術的檔案管理工作，實現了數據存儲的便捷性以及時效性。此外，隨著互聯網技術的應用，傳統檔案管理工作中的資源消耗也得到了有效的緩解。這也推動了我國現代檔案管理工作的進一步發展。在這個發展過程中，慢慢呈現出了諸多的問題，只有針對性地制定有效的解決辦法，才能夠促進互聯網時代檔案管理工作的可持續發展。

一、互聯網時代檔案管理工作概述

互聯網時代依托于信息技術與計算機技術載體，通過不斷的創新與發展，出現了云計算與物聯網技術，對人們的生活、生產、學習都產生了巨大的影響。互聯網時代的來臨，促進了其技術與各類型傳統行業的相關技術的結合。在這樣的發展背景下，檔案管理工作中開始廣泛地應用互聯網技術、信息技術，并通過相關技術與傳統檔案管理模式的整合，創新出了新時代的檔案管理工作。同時，還增強了檔案管理工作的保密性，提高了檔案管理工作效率。互聯網時代檔案管理工作內容見圖1。

二、互聯網時代檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理軟件通用性不強。信息技術與計算機技術在檔案管理工作中，具有非常強的適用性。為了能夠更好地提高檔案管理工作的效率，許多軟件企業開始針對檔案管理工作開發相關軟件。這些開發的軟件，或多或少都會存在一個較為明顯的問題，即通用性不強。其問題主要表現在不同電腦型號或者不同管理系統等方面的影響，讓檔案管理工作無法在軟件環境中得到較好的協調，導致檔案管理工作效率不高，同時也對檔案信息共享產生了非常大的影響。此外，其管理軟件通用性不強的問題，給互聯網時代檔案管理工作的開展形成了一定的阻礙。如不同區域以及不同行業的檔案管理工作要求不同，其具體工作對檔案管理軟件需求存在非常大的差異性。在缺少軟件通用性情況下，對檔案管理工作的應用變能力造成非常大的阻礙。

（二）缺少檔案管理標準化及規范化。檔案管理工作必須具備較強的標準化以及規范化細則，才能促進相關工作的穩定推進。隨著互聯網技術的不斷發展，我國現代化檔案管理工作已經取得了一定的成就，但依然受到發展環境的限制，導致不同部分的檔案管理信息化建設工作呈現出差異性，如不同規模同行業的檔案管理、不同行業不同規模的檔案管理等。因此，無法真正意義上的針對檔案管理基礎性工作制定有效的標準化以及規劃細則，導致互聯網時代檔案管理工作無法順利開展。

（三）檔案管理工作存在安全隱患。互聯網技術的應用，為檔案管理工作提供了非常大的便利性，同時其工作也面臨著諸多的安全隱患。一方面，電腦系統中本身就會存在漏洞風險，當其接入網絡之后，會面臨著病毒以及黑客的威脅，甚至會造成部分機密檔案信息發生被竊取的問題;另一方面，電腦系統存在崩潰風險，在一定程度上會給檔案信息管理工作形成非常大的損害性。這些問題的存在，給檔案管理工作預埋下了不同程度、不同類型的安全隱患。

（四）檔案管理人員綜合素質有待提升。互聯網時代要想讓檔案管理工作得到可持續發展，必須提高對相關工作人員的要求。參與現代檔案管理工作人員，需要熟練計算機信息操作術，并能夠處理一些常見問題。但就目前參與檔案管理工作人員而言，具備專業檔案管理知識兼備熟練的計算機信息技術操作能力的人才非常少。所以，互聯網時代的檔案管理工作人員，需要從專業素質方面進行提升，讓其具備較強的檔案管理專業知識的同時，還能夠熟練操作計算機以及相關的系統操作能力。

三、互聯時代增強檔案管理工作水平的幾點建議

（一）轉變檔案管理工作理念。從某種意義上來分析，當前許多人對于檔案管理工作的重要性并沒有太強的概念。這個問題的存在，很大程度上阻礙了互聯網時代檔案管理工作信息化建設以及規范化發展的進程。因此，需要針對現代檔案管理工作人員進行培訓，讓其能夠對現代檔案工作進行新的認知。通過在檔案管理工作中構建電子信息化管理模式，讓其能夠及時轉變傳統的檔案管理理念。通過電子信息化管理模式，不僅能夠為檔案管理節約大量存儲空間，還能夠促進檔案管理工作效率的提升。同時，還需要對相關操作軟件進行熟悉，確保檔案信息的安全性與保密。互聯網時代的檔案管理工作，需要相關工作人員能夠盡快對先進的檔案管理模式以及技術進行了解，從根本上提升檔案管理工作的服務意識，確保現代檔案管理工作能夠為民眾提供優質的檔管理服務。尤其是處于“互聯網+”環境下，檔案管理者在信息化建設過程中要樹立大數據檔案管理的思維，堅持“三融合”（技術融合、業務融合和數據融合）為主線，扎實推動“互聯網+”檔案高質量發展。利用好數據平臺中的海量資源，為用戶提供準確、便捷的服務，提高工作效率和服務質量。當前，許多檔案機構的數字化已基本完成，并建立了本單位的信息平臺，提高了檔案管理和服務能力。在大數據時代，不同檔案機構要加大對公共檔案資源的開放、共享和使用，要考慮將這些分散的信息平臺如何有效銜接、融合，推動檔案公共數據平臺建設。

（二）確保檔案信息的安全性與保密性。在此環節中，需要構建健全的互聯網時期檔案管理制度，讓現代檔案管理工作能夠得到規范化的管理。通過構建健全的檔案管理制度，實現現代檔案管理工作的責任分解，并落實到每一個工作崗位，明確每個檔案管理工作人員的工作職責。目前，我國對于檔案管理工作的保密性，還處于一個初始階段。并沒有行之有效的現代技術給予支持。因此，每一名參與檔案保密工作人員，必須要樹立起檔案信息保密意識。從根本上意識到，確保檔案信息安全性，才能夠對國家利益、個人利益不受侵害提供保障。想要增強檔案信息安全性，需要每一名參與檔案管理工作人員，能夠不斷提高自身的網絡、設備以及數據等不同層面的管理水平。同時，還需要借助高科技管理手段，對檔案管理系統進行定期檢查，確保檔案管理系統的安全。如制定定期殺毒制度、定期修補操作系統漏洞、定期更新管理系統補丁等。

（三）構建符合互聯網時代的檔案管理數據庫。互聯網時代的檔案管理工作，通常都是以數字檔案的方式出現。在開展管理工作過程中，需要通過網絡技術來進行數據傳輸，從而有效提高檔案信息傳輸效率，讓檔案信息以數字化檔案的方式存儲于數據庫中。而確保檔案管理工作的高效性，則需要構建一個高效運行數據庫。并且所構建的數據庫要與網絡傳輸速度相匹配的同時，還需要確保對其數據信息的讀取要求得到有效的協調。以這樣的管理模式，實現管理工作人員或相關查詢人能夠隨時隨地利用電腦來對相關檔案信息進行查詢。因此，為了能夠讓檔案管理工作得到長足發展，必須要構建一套專業的數據庫，為其數據提供最先進的應用軟件。在進入互聯網時代之后，網絡速度得到了不斷提升，幾乎所有企業辦公都已經具備了自動化辦公水平。不僅讓現代檔案管理工作表現出了開放性，人們對于檔案信息安全意識也越來越高。在此基礎上，應該不斷加強對檔案信息管理數據庫運行安全問題的研究。

四、結語

綜上所述，隨著信息技術以及網絡技術的不斷發展，我國已經進入到了互聯網時代。在此發展背景下，對于檔案管理工作提出了更高的要求。雖然目前的互聯網檔案管理工作依然存在著許多問題，但通過及時轉變檔案管理工作人員管理理念，可以有效提升檔案管理服務意識。同時，必須認真做好檔案管理保密工作，確保我國的檔案管理工作能得到可持續發展。

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