“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)存問(wèn)題及優(yōu)化途徑

張捷

【摘要】現(xiàn)如今全球經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)更是日新月異，在這樣的時(shí)代，檔案管理這個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)受到不小的震動(dòng)，為了使得公共服務(wù)質(zhì)量與大數(shù)據(jù)時(shí)代的需求相匹配，檔案管理必須進(jìn)行改善。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作現(xiàn)狀入手，探討如何對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+;檔案管理;優(yōu)化途徑

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，各行各業(yè)都呈現(xiàn)了新氣象，各行業(yè)都依靠信息技術(shù)積極創(chuàng)新，為自身積蓄了新鮮血液。檔案管理工作在當(dāng)代也有著顯著的發(fā)展，在工作質(zhì)量上得到很大提升，并且檔案管理部門(mén)正在積極探索其與“互聯(lián)網(wǎng)+”領(lǐng)域的進(jìn)一步合作。但是由于檔案管理工作仍然屬于傳統(tǒng)行業(yè)，在當(dāng)前這個(gè)信息時(shí)代難免有些不適應(yīng)，機(jī)遇和挑戰(zhàn)都是并存的，一些不容忽視的問(wèn)題正影響著這個(gè)行業(yè)。在當(dāng)前，找到優(yōu)化檔案管理工作的方式方法，以滿足標(biāo)準(zhǔn)越來(lái)越高的社會(huì)需求，是相關(guān)部門(mén)的當(dāng)務(wù)之急。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)不足。檔案管理工作以管理人員為主導(dǎo)，但是現(xiàn)狀是這個(gè)行業(yè)缺乏信息技術(shù)人才。有很多管理人員并沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，甚至對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)也不足，因此在檔案管理中遇到困難時(shí)，沒(méi)有處理問(wèn)題的能力。在當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)發(fā)達(dá)的背景下，管理人員應(yīng)該更好地發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，讓檔案管理提高一個(gè)檔次，但目前大部分管理人員無(wú)法做到。管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)不足，不僅是因?yàn)閷I(yè)人才的缺失，還因?yàn)闄n案管理部門(mén)沒(méi)有及時(shí)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，管理人員的知識(shí)和觀念沒(méi)有及時(shí)更新。檔案管理部門(mén)在管理機(jī)制上沒(méi)有充分發(fā)揮管理人員的積極性，這大大延緩了檔案管理工作的革新進(jìn)度。

（二）各行業(yè)對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不足。各行業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作也十分重要，是滿足該行業(yè)社會(huì)需求的一部分。但各行業(yè)往往對(duì)檔案管理有偏見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理工作并不重要，由于這部分工作沒(méi)有創(chuàng)造直觀收益，其價(jià)值容易被忽略。同時(shí)因?yàn)榕c有財(cái)政補(bǔ)貼的公共檔案管理部門(mén)不同，各行業(yè)的檔案管理工作是自己提供資金支持的，在其價(jià)值得不到正視的情況下，會(huì)被視為負(fù)擔(dān)，容易出現(xiàn)以下幾種情況：第一，在管理人員的招聘上，由于預(yù)算限制，很難給予足夠的薪資，招聘進(jìn)來(lái)的人也往往不是專業(yè)人才。第二，在檔案管理軟硬件的選擇上，很多行業(yè)不愿意支出太多，自然沒(méi)辦法采購(gòu)先進(jìn)的設(shè)備和軟件。第三，各行業(yè)對(duì)檔案管理的忽視，導(dǎo)致檔案管理模式停滯不前，難以跟上時(shí)代節(jié)奏。

（三）政府對(duì)檔案信息化推進(jìn)不足。縱觀我國(guó)檔案管理的歷史，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到單機(jī)存儲(chǔ)，再到網(wǎng)絡(luò)管理、電子文件管理的時(shí)代，直到今天的“互聯(lián)網(wǎng)+”背景。這一系列發(fā)展階段中，我國(guó)的檔案管理雖然一直在進(jìn)步，但都存在著軟件更新過(guò)慢、開(kāi)發(fā)不及時(shí)等問(wèn)題，歸根究底是因?yàn)槲覈?guó)沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的官方檔案管理規(guī)范。這一問(wèn)題也極大地影響了檔案管理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的進(jìn)步，對(duì)共享數(shù)據(jù)是個(gè)阻礙。還因?yàn)楹芏喙膊块T(mén)只關(guān)注社會(huì)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)公共服務(wù)質(zhì)量的提升沒(méi)有太大關(guān)注，導(dǎo)致管理人員自身認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作缺乏規(guī)范的監(jiān)督管理。最終，檔案管理工作呈現(xiàn)出管理人員不夠?qū)I(yè)、服務(wù)質(zhì)量低下的狀態(tài)，在檔案信息化推進(jìn)上更是低效。

（四）公眾對(duì)檔案的關(guān)注程度不足。政府和各行業(yè)都不同程度地對(duì)檔案管理工作有所忽視，因此對(duì)檔案管理價(jià)值的宣傳幾乎空白，這使得公眾對(duì)于檔案管理還比較陌生。首先，有一部分公眾認(rèn)為檔案的價(jià)值僅僅是記錄，幾乎意識(shí)不到檔案信息的寶貴和機(jī)密。其次，檔案管理的方式方法、使用范圍和時(shí)代特征，對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)是知識(shí)盲區(qū)，這給公眾在使用和篩選信息上造成了困擾，檔案管理在公眾眼里的價(jià)值在惡性循環(huán)中更低了。最后，因?yàn)殛P(guān)注度和價(jià)值感低，學(xué)生在進(jìn)入高校的時(shí)候很難自主選擇檔案管理相關(guān)專業(yè)，這不利于檔案管理人才的培養(yǎng)，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看對(duì)檔案管理工作的危害極大。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（一）樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)檔案管理理念。“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代意味著檔案管理工作到了新的歷史階段，其必須結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)滿足時(shí)代需求，這就要求政府、各行業(yè)和公眾三方同時(shí)樹(shù)立起新的理念。只有檔案的網(wǎng)絡(luò)管理理念深入人心，相關(guān)部門(mén)才能更好地推進(jìn)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。對(duì)檔案管理的價(jià)值和新特點(diǎn)進(jìn)行宣傳，這樣長(zhǎng)久下去，全社會(huì)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和關(guān)注會(huì)逐漸提升，這樣實(shí)現(xiàn)檔案信息化才有堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過(guò)持之以恒地宣傳，讓管理人員自身也認(rèn)識(shí)到檔案管理的重大責(zé)任，促使管理人員自發(fā)自覺(jué)地去更新知識(shí)、提升水平，這是優(yōu)化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作的重要方式。

（二）搭建統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái)。檔案管理工作首先需要一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，將全社會(huì)的檔案工作都規(guī)范起來(lái)。其次，對(duì)于檔案管理軟件的研發(fā)，也要有相關(guān)的研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)督促，這樣才能滿足我國(guó)多層次、多類型、多要求的復(fù)雜檔案管理工作。以前兩步為基礎(chǔ)，搭建開(kāi)放式的檔案信息平臺(tái)，將公開(kāi)的檔案資源集中起來(lái)，方便人們查詢和獲取。最后，公開(kāi)的檔案信息平臺(tái)，必須保障信息的安全，避免不法分子利用公開(kāi)信息，這需要平臺(tái)的進(jìn)一步規(guī)范。檔案的信息化由此得到推進(jìn)。

（三）促進(jìn)檔案安全管理工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，很多信息都逐漸公開(kāi)透明，信息的安全使用也成為重要議題。在檔案管理工作中，安全無(wú)泄漏是其全程應(yīng)該堅(jiān)守的原則，在當(dāng)代如何做好檔案安全管理工作，筆者認(rèn)為要做到以下幾點(diǎn)：第一，要建立一個(gè)長(zhǎng)期有效的檔案安全管理體系，保障檔案信息收集和使用過(guò)程中的保密性和安全性。第二，從管理人員到社會(huì)大眾，都要樹(shù)立檔案安全意識(shí)，對(duì)信息的安全要時(shí)刻警惕，防止有個(gè)人或團(tuán)伙盜用檔案信息，造成人民的損失。第三，要做到安全管理，就應(yīng)該從用戶、系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)等幾個(gè)方面出發(fā)，做到未雨綢繆、反復(fù)核驗(yàn)。以此攻克各個(gè)角落，讓檔案安全落到實(shí)處。

（四）改善檔案管理的現(xiàn)存體制。一個(gè)科學(xué)、高效的管理機(jī)制和運(yùn)行規(guī)范，才是檔案管理優(yōu)化的重要保障，對(duì)于“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案管理工作想要進(jìn)一步發(fā)展，就應(yīng)該從管理體制上著手：首先，檔案管理工作應(yīng)該做到分工明確，管理人員責(zé)任到人是提升服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。其次，傳統(tǒng)檔案管理被當(dāng)成附屬性的工作，在政府和企業(yè)都沒(méi)有得到足夠重視。為匹配當(dāng)前的社會(huì)需求和時(shí)代特征，在政事分開(kāi)的前提下，檔案管理部門(mén)應(yīng)該重視自我發(fā)展，脫離其他部門(mén)的掣肘更好地進(jìn)行服務(wù)。在管理人員的招聘和選擇上，要從專業(yè)水平和服務(wù)意識(shí)兩方面入手。最后，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)以及信息技術(shù)的利用，應(yīng)該盡量拓寬、深入，以保證公眾查用檔案更加方便快捷，管理人員管理檔案更科學(xué)有效。

三、結(jié)束語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)都提高了技術(shù)和平臺(tái)支持，對(duì)于檔案管理工作也一樣。在社會(huì)需求增大的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案資料數(shù)字化成為必然趨勢(shì)，要如何進(jìn)行數(shù)字化檔案管理成了重要的時(shí)代課題。為了優(yōu)化檔案管理工作，整個(gè)社會(huì)必須從人才培養(yǎng)、宣傳教育、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)質(zhì)量等多個(gè)方面入手，以達(dá)到檔案管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”的互相促進(jìn)，讓檔案管理工作進(jìn)入新層次。

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