探微新時期檔案信息化建設與檔案管理思考

李薇

【摘要】當前科技在不斷地發展，以往的檔案建設和管理模式已經無法滿足新時期檔案發展的要求，所以，這就需要轉變以往的檔案建設和管理模式，將信息技術應用到其中，符合新時期的檔案工作管理要求，進而全面發揮出檔案的價值。但是現階段國內檔案信息化管理中還存在很多的問題，使得工作效果受限，要想促進檔案信息化、現代化的發展，就需要對國內檔案信息化建設進行完善，這就要求能夠分析檔案建設以及管理中的不足和問題，科學的采取措施解決，基于此，本文分析了新時期檔案信息化建設與檔案管理。

【關鍵詞】新時期;檔案信息化建設;檔案管理

在檔案信息化建設中，對檔案以往的保存方式進行轉變是重心，檔案信息化就是將以往實體保存的方式轉變為數字化信息保存的方式，這樣就可以對傳統保存方式的不足進行彌補，能夠長時間對檔案信息進行有效的保存，讓檔案資源可以實現共享，充分發揮出檔案的作用，給使用者提供服務，總體上促進檔案管理水平的提升。當前很多高校都已經將信息化技術運用到檔案管理中，但是因為受到各方面因素的影響，檔案信息化建設還處在探索的階段，還需要繼續加強檔案信息化建設，為了實現這一目標，就需要分析存在的問題，提出相應的解決對策，促進檔案管理效率和效果的提升，讓檔案資源能夠得到最大化的利用。

一、新時期檔案信息化建設與檔案管理的重要性

信息化時代，信息化技術在很多領域中都得到了廣泛的應用，在教育領域也得到了有效的應用，在教育信息化的背景下，高校檔案信息化管理對院校的現代化建設具有重要影響。在高校運行發展中，檔案信息化管理具有重要的作用，這對學校的長期健康發展有重要影響。當前現代科技在快速的發展中，以往的檔案管理模式已經無法滿足當前發展的要求，所以，各高校開始實施檔案管理信息化建設，其具有重要作用，這一般表現在：首先，檔案信息化管理能夠促進檔案管理效果的提升，通過構建信息化檔案管理系統，能夠給高校的教學、行政管理工作提供便利，這對高校的長遠發展具有積極影響。其次，可以促進高校檔案管理效率的提升。高校中有很多事務需要查閱檔案，因此，促進檔案信息化建設和管理，能夠讓有需要的人員更快地讀取檔案，促進工作效率的提升。再次，能夠推動高校信息化建設。當前很多高校都在向著信息化時代發展，檔案信息化管理就屬于高校信息化建設中不能缺少的一個重要環節，這對高校的信息化建設發展具有積極影響。

二、新時期檔案信息化建設中存在的問題

（一）高校對于檔案管理工作缺乏重視。當前還有很多高校的管理人員沒有全面地了解傳統檔案管理中的不足和問題，也沒有意識到檔案建設以及管理對于高校自身發展的重要作用，自然也就無法了解到信息化技術在工作中應用的優勢，這就限制了高校的檔案信息化建設效果。

（二）檔案管理人員缺乏信息化建設的素質。以往檔案管理模式下，對于檔案管理人員的各個方面情況并沒有提出太高的要求，很多高校的檔案管理人員在工作中不會應用計算機，或者是不能熟練地應用計算機進行相關操作，他們沒有信息化技術方面的專業知識。在檔案信息化建設以及檔案管理中，不能有效地使用信息化手段將紙質檔案轉變成電子化，使用的檔案管理手段滯后，這些都讓檔案管理的效率和效果受到了消極影響，對于檔案管理工作的有效開展形成不良影響。

（三）缺乏檔案標準化建設體系。很多高校在檔案信息化建設工作中，只是單一運用現代信息技術，借鑒已經開展檔案信息化建設的高校進行模仿，卻沒有結合自己的情況，綜合各方面檔案的使用需求，建立具有自身特色的檔案信息化管理模式。在檔案信息化建設中，沒有明確的規范標準，也沒有設置有效的檔案管理標準化體系，高校未有效地制定檔案建設和管理的有關規章制度，這就無法給實際工作的開展提供依據和指導，影響了工作的開展。

（四）檔案信息化管理水平不高。當前很多高校在檔案信息化管理工作中的水平不高，甚至還限制在紙質媒介記錄上，并未對檔案信息化管理信息系統進行科學的運用。因為高校的檔案信息化管理水平不高，這就使得查找以及審閱檔案要花費很多的時間以及精力，限制了檔案信息化管理的效率以及效果，且對于檔案的審閱在權限方面的限制很大，這也會給檔案信息化管理效果帶去一定的消極影響。

（五）檔案信息化管理基礎設施不完善。當前很多高校在檔案信息化建設和管理中都存在一個普遍的問題，即沒有完善的基礎設施，這就限制了工作的開展。軟件系統以及硬件設施是檔案信息化建設和管理的基礎，只有具備完善的基礎設施，才能讓工作有效開展，但是實際情況是，很多高校都沒有完善的基礎設施，硬件設備不足，軟件系統也較為落后，不能及時地進行更新。高校檔案管理人員錯誤地以為只要有幾臺電腦就能夠進行檔案信息化管理，這就限制了工作的開展。

三、新時期優化檔案信息化建設與管理的策略

（一）強化基礎設施建設。科技高速的發展中，這也給社會各個領域都帶來了很大的便利，對于教育事業的發展也具有積極促進作用，特別是對高校檔案信息化管理的建設和運用，能夠極大地提升辦公的效率和效果。所以，這就需要高校能夠堅持對檔案信息化管理基礎設施建設進行優化，加大建設的力度，只有確保完善的基礎設施，才能夠給檔案信息化的管理提供保障，還需要注重加強研發檔案信息管理系統，加強建設，后期需要加強維護。高校在開展檔案信息化管理工作中，需要在基礎設施方面增加投入力度，進而購買更好的軟件以及硬件，能夠更新或替換滯后的管理設備以及管理軟件，堅持對基礎設施進行更新，符合新時期發展的要求，促進高校檔案信息化建設和管理的效果發揮。另外，高校還需要構建有效的檔案數據庫，提升其安全性，促進檔案信息數據庫的現代化建設，增加投入力度，購置配備齊全的硬件，增加對管理系統的資金投入。

（二）提升對檔案信息化管理工作的認識。要促進新時期檔案信息化建設和管理工作的高效開展，就需要高校能改變以往的檔案管理理念，樹立檔案信息化管理的理念，全面意識到檔案信息化管理的重要性，要將以學生為中心作為管理的理念，全面加強學生檔案信息化管理工作，有序、高效地落實好檔案信息化管理工作，改變以往的檔案管理理念，對管理模式進行創新，讓檔案信息化管理建設工作能夠得到更好的發展。另外，高校還需要建立健全的檔案信息化管理體系，有針對性地制定管理工作內容，讓工作能夠按照規定進行。高校還要結合自身的特色，加強和企業之間的合作，共同推動檔案信息化管理工作的發展，認真地執行檔案信息化管理的相關制度，讓管理工作的規范性以及有效性可以得到提升。高校還應該對以往的檔案管理工作模式進行創新，依據新時期的計算機技術，建立檔案信息化管理信息系統，促進管理效果的提升。

（三）制定科學合理的檔案管理體系。在檔案信息化建設中，信息技術具有重要作用，能夠為其實現提供技術支持，因此，高校需要充分利用信息化技術，對檔案建設以及管理工作進行創新發展，依據學校的具體情況，制定有效的檔案管理制度，細化制度內容，清楚說明檔案歸檔和保存時間、保存資料等方面內容。對于檔案管理系統，高校可以自己研發，也可以直接購買，進而促進檔案信息化建設和管理技術體系的優化，促進檔案建設和管理水平的提升。對于檔案資料的整理以及保管工作，需要制定規范的工作程序，明確檔案人員的管理責任，挖掘自身發展在檔案方面的需求，創新檔案工作方法，建立有效的檔案管理體系，促進存檔效率的提升，讓檔案資料可以得到充分的運用，且通過信息化技術對檔案的資源進行整合，不僅能夠提升效率，還可以減少出現錯誤的次數。

（四）加強檔案信息化管理的安全性。新時期信息資源的安全性十分重要，所以，高校在落實檔案信息化建設和管理工作中，就需要注重提升對檔案信息安全性的重視程度，將其放在重要位置，提升檔案信息的安全性。具體在安全防護工作中，要注重幾方面：首先，需要對檔案信息實施數據加密，只有通過特定的公式算法對重要檔案進行加密，才可以更好地保護重要檔案信息的安全，在輸入正確密碼的情況下才可以查閱和使用。其次，設置訪問權限，這一般就是對瀏覽用戶實施層次分級，這可以在開放的情況下保障檔案信息的安全性。再次，設置防火墻，防止外來病毒的影響，促進管理效果的提升。最后，要注重加強檔案信息備份，對于重要的檔案信息就要備份，避免出現丟失和損壞的問題。

（五）更新管理理念和管理方法，提高管理人員素質。檔案管理人員的素質會直接影響到檔案信息化建設和管理的效果，因此，這就需要提升他們的綜合素質。首先，需要對以往的檔案管理理念進行改變，創新管理方法，要不斷地學習先進的管理理念，確保可以滿足高校檔案管理的需要，跟隨時代發展，促進管理水平的提升。檔案工作不僅具有很強的服務性，同時也具備很強的專業性，這就需要檔案管理人員具有較強的管理技能，管理人員要堅持提升自己，適應時代發展要求，不斷提升自己的工作能力，學習新的知識，可以在工作中進行有效運用，進而給檔案信息化建設質量提供保障。

四、結束語

綜上所述，新時期的檔案信息化建設和檔案管理，需要檔案管理人員充分認識其重要性，注重分析當前工作中存在的問題，進而適應時代發展要求，更新檔案管理理念，促進檔案信息化建設和管理，最終讓檔案可以得到全面的利用，充分發揮出其價值。

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