淺談辦公室管理工作在煤礦企業發展中的作用

喬天廣

【摘?要】隨著時代的發展，辦公室部門在煤礦企業的運營活動中發揮著越來越重要的作用，同時也是在企業管理的核心內容。它不僅在煤礦企業的日常生產活動中承擔著上承下達的重要任務，確保企業運營中信息溝通的暢通，還能夠合理協調企業各部門之間的工作，有效地化解企業內各方面的矛盾。在新形勢下加強煤礦企業辦公室管理工作能夠提高其辦公效率，充分發揮其辦公助手的作用，確保企業在日常運營活動中持續健康發展。

【關鍵詞】煤礦企業;辦公室管理;作用;優化措施

與其他類型的企業相比，煤礦企業內部的辦公室管理工作較為特殊，這種特殊性主要取決于煤礦資源的有限性等特點。新形勢下，煤礦企業辦公室管理工作對于企業起著更加重要的作用，承擔著煤礦企業運營中更重要的責任。隨著社會經濟的飛速發展，煤礦企業要加強對于辦公室部門的管理工作，通過完善相關方面的工作制度和體系促進其工作質量的提高，推進企業的持續健康發展。本文分析了目前在目前煤礦企業中辦公室管理的重要性和作用，并且根據其中存在的不足提出針對性地解決措施，希望可以為目前煤礦企業辦公室管理工作提供一些幫助。

1、辦公室管理的重要性

作為煤礦企業運營活動中的重要管理部門，辦公室部門的工作效率極大地影響著煤礦企業的經營發展活動。它不同于煤礦企業內其他的工作部門，辦公室是一個較為特殊的工作部門，它主要承擔著煤礦企業運營中的行政工作。根據煤礦企業經營發展的需要，辦公室工作部門起著上承下達、信息樞紐、協調溝通、發號施令等重要作用。辦公室管理工作在本質上屬于秘書工作，辦公室人員作為企業領導的重要助手，必須掌握與企業經營發展相關的法律法規文件，還要負責日常信息的收發和處理，還要根據領導的指示組織相關的工作會議。煤礦企業中辦公室部門的日常工作就是及時地收集企業經營發展的基本情況，將相關信息進行整理供企業領導檢閱，并且根據領導的相關意見進行合理的工作安排，還要定期的檢查工作安排的落實情況。總的來說，辦公室部門是煤礦企業經營發展的核心，在煤礦企業的運營活動中起著行政樞紐、溝通橋梁、工作協調、矛盾化解、參謀劃策等重要作用。

2、煤礦企業辦公室管理工作中的不足

2.1管理制度不完善

為了提高煤礦企業中辦公室部門的工作效率，就必須對相關的辦公室管理制度進行完善和改進，目前我國大部分煤礦企業中沒有制定科學有效的辦公室管理制度，相關的工作體系不明確，在日常辦公活動中表現出職責不明、管理混亂等問題。就拿對一些突發事件的處理情況來說，雖然目前大部分企業中辦公室工作人員能夠滿足日常運營的工作需求，但是一些突發事件或是緊急事件發生時，辦公室人員并不能滿足突發事件的人員需求，而且辦公室人員普遍缺乏處理緊急事件的素質和能力，出現這種情況的主要原因就是相關管理制度的不完善，辦公室人員的日常工作量越來越多，但是相關的工作人員的數量和質量并沒有太大的提升，也因此增加了煤礦企業在生產活動中的風險系數。另外，由于辦公室管理制度的不完善，在日常的管理工作中容易造成人力、物力的浪費。

2.2辦公室人員協調能力不足

煤礦企業辦公室部門工作職能中較為重要的一項就是協調，通過進行科學合理的協調活動，能夠有效地解決煤礦企業經營和發展活動中各方面的矛盾。但是目前大部分煤礦企業辦公室部門缺乏一定的協調能力，不能及時、靈活、有效地解決工作中的沖突和矛盾，在遇到一些突發事件和情況時判斷和應對能力也比較弱。

2.3辦公室工作人員業務水平能力不高

煤礦企業中辦公室部門的工作職能需要由相關的辦公室工作人員來發揮，辦公室工作人員的業務工作能力水平決定著企業的運營和發展質量。但是目前大部分煤礦企業中辦公室工作人員的業務水平能力較低，基本上沒有受過相關方面的技能培訓，在進行實際的辦公室工作時，不能夠對辦公室工作職能進行準確的定位，就會出現辦公室管理工作效率差、質量低等問題，進而影響整個煤礦企業的經營和發展。

3、辦公室管理工作對于煤礦企業發展的推動作用

3.1高效的信息處理工作使企業管理暢通

煤礦企業中辦公室部門需要對日常的信息進行篩選和整理，而且煤礦企業中辦公室部門也承擔著信息溝通的重要作用，辦公室工作人員將整理好的信息上交給企業管理者，管理者針對相關的信息進行一定科學決策，其中辦公室工作人員還扮演著智囊的角色，當管理者做出決策后，辦公室人員就要根據領導的決策對企業工作進行正確的安排，并且要向管理者提供決策落實情況的信息反饋。辦公室工作人員在進行相關的信息調研時，這時工作人員在一定程度上代表領導意志，所以，在進行相關調研活動時，其調研范圍要高于其他的工作部門，相應地調研結果比其他工作部門更真實準確，通過這種調研形式的活動能夠為企業管理的科學決策提供準確真實的信息參考。

3.2辦文辦會工作職能將管理思路具體化

辦公室人員的辦文活動是由相關的信息研究基礎撰寫的，辦公室人員在進行公文撰寫時，首先需要認真分析管理者的決策意圖，并且要對相關的信息進行查詢，確定公務文件的合理性，并且根這些信息對企業的經營和發展進行科學合理的安排。所以說煤礦企業中辦公室人員的辦文活動就是將管理思路細化，將企業領導的決策意圖轉化為具體的工作安排。

3.3辦公室的督查工作將企業管理的過程可控化

在煤礦企業的經營和發展過程中，辦公室工作人員的督查督辦工作能夠對企業管理者的決策起一個促進落實的作用。首先需要將督辦工作進行細致的分解，使督辦目標或目的明確，就是對管理者的管理要求進行明確分析研究，能夠站在企業的高度、領導的角度準備把握工作的定位和尺度。其次，辦公室工作人員在對工作進程進行跟進時，能夠真實準確地把握工作中的實際情況，為煤礦企業管理者的下一步決策做出相應的參謀，在辦公室工作人員進行督辦工作時必須注重公平公正性，在對相關工作進行督辦督查時，能夠對相關的工作部門或是工作人員做出一定的督促作用，確保企業決策安排的有效落實。

3.4辦公室的信息樞紐作用

煤礦企業中的辦公室具有一定的信息樞紐作用，是企業領導、各個部門以及每一位員工溝通的橋梁，在煤礦企業的日常經營管理中，辦公室的管理活動既能夠對相關的信息進行收集和接受，還承載著信息傳達和工作安排的重要職責。辦公室人員日常的工作中需要及時地進行信息接受，確保企業內部各部門或是企業與外部之間溝通的暢通，辦公室工作人員需要對接受到的信息進行分類整理，對于重要緊急的文件進行優先處理，這也確保了企業經營的有序性和穩定性。另外，辦公室工作人員將相關的信息向領導報告的同時，還能夠根據相關的情況向領導提出一些參考性建議，這時就對領導的決策起了一定的參謀作用，確保企業運營的持續健康發展。

結語

辦公室部門在煤礦企業的運營活動中發揮著越來越重要的作用，同時也是在企業管理的核心內容。隨著時代的進步，煤礦企業的發展前景變得更加廣闊，基于此類現狀，煤礦企業就要從辦公室的管理工作入手，提高其工作質量和的效率，進而提高整個企業的經濟效益，確保煤礦企業的持續健康發展。

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（作者單位：山西凱嘉能源集團有限公司）