信息化環境下會計檔案管理的新特點及改進策略分析

彭潔

[摘要]現階段，我國財務工作在向無紙化革新發展的同時，傳統意義上的手工記賬憑證和檔案逐漸被電子憑證和數字檔案所替代。因此，文章在了解信息化環境下會計檔案管理新特點的基礎上，根據會計檔案信息化發展要求，分析如何改進信息化環境下的會計檔案管理工作，以此提升我國事業單位會計檔案管理水平。

[關鍵詞]信息化環境;會計檔案管理;特點;法律規定

[DOI]1013939/jcnkizgsc202007192會計檔案作為檔案管理的重點內容，其中包含大量單位經濟業務的材料信息。在新時代背景下，隨著網絡信息化和會計電算化在財務工作中充分落實，促使會計檔案的查閱和傳遞產生了新變化，相應的管理工作也提出了新的管理格局。此時，要想提升事業單位會計檔案管理水平，必須要根據信息化環境提出的各項要求，持續優化檔案管理工作，以此為社會經濟建設工作提供優質服務。下面對信息化環境下會計檔案管理的新特點及改進策略進行研究。

1會計檔案管理的必要性

對事業單位持續發展而言，會計檔案管理占據重要地位。會計檔案不僅具有憑證依據性和原始記錄性，而且可以為事業單位經濟決策提供有效依據，更能有效保護國家財產，嚴格按照規定要求管控國家財經工作。從宏觀視角分析，國家要綜合研究會計檔案儲備信息，并由此明確國家經濟總體發展趨勢，而后有序落實預先提出的計劃與預算，并設計科學的降級建設方案和管理對策。[1]同時，事業單位要根據儲備數據信息研究整體發展趨勢，并提出符合時代發展需求的監管對策。通過強化會計檔案管理水平，有助于嚴厲管控經濟犯罪，并減少違規違法現象的發生。由此可知，事業單位會計管理人員必須要加大對信息化環境下會計檔案管理工作的探索。

2信息化環境下會計檔案管理的新特點

現階段，我國會計檔案工作已經基本實現了數字化發展，這對制作報表、會計日常查詢及統計研究等工作而言都有積極作用，不僅能提升檔案信息利用率，而且可以促使會計信息系統與其他管理系統充分融合。需要注意的是，數字化的會計檔案信息存在極大風險，很容易被泄露和篡改。原因在于會計檔案信息要儲備在電腦硬盤或其他介質，此時不管是接收信息還是傳遞信息都會增加接觸病毒的概率，而若是有病毒入侵，必然會影響儲備檔案信息，嚴重的還會造成整體計算機系統出現崩潰現象。因此，在信息化環境下，必須要對會計檔案信息的高度集中情況進行管控，絕不為違法分子提供可乘之機。通過研究現階段信息化環境下會計電子檔案管理情況可知，會計檔案不僅具有優勢也有很多問題，此時為了更好保障會計電子檔案管理質量，必須要保障檔案的科學性和規范性，且要在實踐發展中科學利用，只有這樣才能充分展現會計檔案信息的應用價值。

簡單來說，信息化環境下會計檔案管理的新特點主要分為以下四點：其一，會計機構面向流程建立。這項工作具有網絡化和扁平化的特點，能讓同一會計核算主體的會計憑證處于不同區域的會計核算中心內。通過在信息化環境下重新根據業務流程構建會計組織，有序連接具備邏輯關系的會計活動，不但能減少組織內部的管理人員，而且可以壓縮管理層級。同時，在信息化環境下，以業務流程為依據進行建設，有助于事業單位的財務信息與業務信息整合到一個平臺上，以此實現資源配置最優化;其二，會計與經營業務的高度集成。在自動推廣會計核算工作后，大量多項會計憑證會由業務人員制單構成。由于信息化中包含了信息流、資金流及業務流，所以實現一體化的集成業務發展，可以根據業務生成隨之獲取有效的會計憑證。受這一特點影響，在信息化環境下會計憑證大都是業務人員在處理業務時，自動集成獲取的;其三，隨著會計憑證類型與數量的增加，附件內容與審核方式也出現偏差。因為部分會計憑證是源于業務的，所以最終會獲取更加細化的，且與業務類型相符的會計憑證，如總賬憑證、銷售收款憑證等。在信息化背景下，外來原始憑證依舊和傳統手工會計核算方式一致，但內部流通的原始憑證要根據會計憑證進行跟蹤調查，而審核工作不僅能根據信息化中的業務流程進行審批，而且可以從會計憑證入手進行查詢;其四，在信息化系統中固化內部控制。在信息化環境下，事業單位的采購活動、組織架構等都可以實現流程固化，這對于內部會計管理工作而言，不僅能獲取有效的環境支持，而且可以奠定扎實的技術基礎。因此，在日益革新的市場環境中，面對飛速發展的信息化技術，事業單位必須要以此為依據持續改進會計檔案管理工作，只有這樣才能在充分展現信息化技術優勢的同時，提升實踐工作效率和質量。

3信息化環境下會計檔案管理的改進策略

（1）持續優化管理制度。在信息化環境中，要想更好落實會計檔案管理工作，必須要持續優化內部管控環境，并提出對應的風險管理制度，以此在提升風險管理水平的同時，促使會計信息得到有序傳遞。同時，管理人員還要明確信息化環境發展特點，而后以此為依據科學調節會計電子檔案管理步驟，并提出適宜的管理制度對實踐工作進行規范，這樣不僅能提升會計信息檔案的安全性，而且可以提升事業單位發展速度。[2]

（2）科學建設網絡設施。受信息化環境影響，會計檔案載體出現了改變?，F階段，雖然市場中依舊存在紙質的會計檔案信息，但電子檔案已經占據了主體。了解會計電子檔案管理情況可知，其是利用磁性介質和光盤進行儲備。由于紙質檔案和電子檔案在利用時存在一定差異，不管是儲備環境還是后續處理都有不同要求，所以管理人員必須要根據以往累積的工作經驗，科學設計后續處理對策。尤其是在會計電子檔案管理工作中，事業單位要持續優化會計檔案信息網絡設施建設工作，并為實踐檔案管理需求提供所需軟硬件設備，只有這樣才能保障信息化環境下會計電子檔案管理工作符合時代發展需求?，F階段，會計電子檔案管理工作不僅要合理利用計算機、掃描儀等先進辦公設備，而且要有效融合計算機軟硬件和檔案儲備地，這樣有助于從基礎上提升會計檔案管理水平。

（3）構建管理信息平臺。在會計檔案管理工作持續優化中，必須要有序構建管理信息化平臺，其不僅能滿足干部職工需求，而且可以加強會計檔案信息儲備的完善性、安全性及立體性等特點，尤其是在信息化環境下，提出適宜的會計檔案管理信息化平臺，既可以有序傳遞所需會計信息，又能保障儲備信息數據的安全性和有效性，且有助于減少紙質單據的消耗，這符合新時代發展提出的綠色節能環保要求。

（4）組建風險防范體系。通過利用防火墻等技術，在計算機硬件環節嚴控違規違法行為的入侵，有助于保障系統可以安全且穩定的運行。同時，還要全面管控信息保管方式、工作步驟等，這樣能保障儲備信息會計得到安全傳遞。系統管理人員作為會計電子檔案管理工作落實的基礎，也是會計電子檔案真實性和原始性的保障。因此，在信息化環境下，事業單位必須要構建會計電子檔案信息安全保障體系，并成立電子檔案數據中心，而后提出多種有效措施保障數據安全。

（5）提出文件管理系統。要想更好實現檔案信息化建設發展，會計檔案管理工作不僅要科學調節內部環境，而且要向前端會計文件工作進行拓展，這樣有助于更快實現文檔一體化需求。從本質上講，文檔一體化發展并不是新提出的觀點，但卻在信息化環境下展現出了新優勢，在實踐工作中落實可以根據網絡技術對會計文件的所有周期進行全面管控。

4結論

綜上所述，信息化環境下的會計檔案管理工作產生了多項變化，此時要想實現可持續發展目標，必須要提出與實踐工作相符的管理對策，只有這樣才能有效提升會計檔案管理水平。同時，還要加強專業人才培訓力度，多組織他們學習新時代發展提出的先進技術理論，并在實踐訓練中提高他們的操作技能，這對會計電子檔案管理工作發展而言至關重要。

參考文獻：

[1]陳姬 信息化時代如何做好檔案管理的創新及發展[J].辦公室業務， 2018（16）：98

[2]趙偉萍 談談對新形勢下會計檔案管理的思考[J].現代經濟信息， 2017（22）：35

[3]王閣 信息化時代下檔案管理的創新及發展[J].長江叢刊， 2018（20）：160