國有企業檔案管理工作的實踐創新

楊明

摘?要：大數據時代的來臨，加速了云計算、云存儲及電子政務、網絡信息化等的崛起，檔案工作者面臨的壓力越來越大，檔案管理工作的創新已迫在眉睫。本文重點探討了國有企業檔案管理模式，以期推進國有企業檔案管理工作的發展。

關鍵詞：檔案工作;國有企業;檔案管理創新

社會主義市場經濟的高速發展，使得國有企業在社會經濟發展中的作用愈加明顯，國有企業在經濟發展及管理期間勢必會形成大量的信息資料數據，成為構成國有企業檔案的重要部分，這些檔案不僅見證了國有企業的發展，也對國有企業的未來發展具有較強的指導作用。國有企業必須高度重視檔案管理工作，與時俱進，做好國有企業檔案管理的創新工作，以促進國有企業的經濟長足發展。

一、檔案工作創新的必要性

當前，北京、深圳等一線城市的數字政府已經普及，并逐漸向全國輻射普及;傳統的紙質公文流轉方式逐漸顯現出不合時宜的趨勢，越來越多的文件開始通過掃描件上傳網絡進行流轉，電子公文流轉漸漸顯現出優勢，并且電子商務發展迅速勢不可擋;大數據時代已經來臨，網絡信息化、云計算及云存儲等發展迅猛，檔案工作者處于這一特殊轉型期更應抓住機遇，盡快擺脫舊的、傳統落后的管理模式，兼顧檔案基礎性工作和檔案創新工作，只有在同時做好兩者的基礎上，與時俱進，創新檔案管理工作，向現代化方向邁進，才能真正實現服務創新。

二、檔案工作創新與檔案基礎性工作的辯證關系

檔案基礎性工作是檔案工作創新的前提和重要支撐，只有做好前者，后者才有機會實現。本文探討的創新管理模式就建立在扎實的基礎性工作上，若非如此，檔案創新便成了無本之木、無源之水，甚至檔案創新的提出也失去了現實意義。面對真正形勢，檔案管理部門的首要任務不是推陳布新，而且將自身的基礎性工作做扎實，只有在該前提下創新思維與時俱進，檔案創新才有意義，同時做好檔案創新工作，也會反向助推檔案基礎性工作做的更扎實。

三、檔案管理工作創新的實踐及模式分析

（一）檔案收集管理機制的創新

檔案收集是檔案管理工作的首要環節，其重要作用不言而喻。傳統的檔案收集方式主要是發通知等較為被動的方式，網絡及現代科技的發展和進步，為檔案收集管理手段提供了幫助和支持，應在傳統模式的基礎上，輔以各種創新手段，形成一種新模式。筆者結合自身實踐經驗，認為檔案收集管理工作的創新點可歸結為以下幾點：

一是創新采取填空式收集方式。相關部門應在建設項目的前期介入，要求本公司項目部對項目發展的相應節點及階段的檔案進行及時歸檔;由于客觀因素造成的暫時未辦理完畢的檔案，項目部應及時向檔案相關管理部門報備相關情況，檔案相關管理部門定期發布該項目的目錄;查漏補缺，未能及時歸檔的檔案，相關部門應安排填空補齊。

二是本單位檔案收集工作具有分散廣、難度大的特點，究其原因主要是下屬子公司眾多，基于此，應建立專門的檔案管理樹形圖和檔案管理VISIO組織框架體系圖，全方位無死角準確監管，確保檔案收集的全面性及整體性。

（二）檔案管理手段的創新

在信息爆炸的當前時代背景下，傳統的檔案管理工作已經落伍，檔案工作必須推陳出新，創新自身的管理手段，筆者結合自身實踐經驗，積極探索檔案管理新模式，具體來說包括以下措施：

一是完善相關檔案管理機制。所謂“沒有規矩不成方圓”，檔案管理手段的創新首要環節便是從組織體系上完善，組建檔案工作領導小組，組長由各部門領導等擔任，組員為各部門的兼職檔案管理員，形成一個較為完善的管理體系，各司其職，工作效率及質量可得到有效保障。

二是設立獎勵制度。獎勵制度的評分由兩部分組成，檔案室管理人員分值占70%，民主評議分值占30%。獎勵表現優異的兼職檔案管理員，樹立標桿，并對表現相對優秀的部門或者子公司給予一定的物質獎勵和精神獎勵。

（三）檔案利用方面及信息共享的創新

一是創新檔案服務理念及利用方式。用戶滿意程度是檢驗檔案管理相關人員工作效率和質量的重要指標，而要想提高用戶滿意程度，首先應了解和掌握檔案用戶的實際需求，然后有的放矢的針對服務活動及內容。國有企業檔案部門必須創新服務意識，堅持“以用戶需求為導向+以用戶滿意為目標”的新服務理念。此外，國有企業檔案中含有豐富的科技及經濟價值，可對其進行二次開發，提升檔案的利用價值，同時滿足人員的工作需求。

二是創新檔案信息資源共享機制。作為國有企業，共享檔案信息資料具有重要意義，可促進各子公司互通有無、經驗互鑒。檔案信息資源共享有兩種方式：一是建立集團內部共享文件夾;二是公司檔案內網，以上方式均可在線查詢相關信息。

（四）檔案庫房管理的創新

對于檔案工作創新而言，除了服務等軟實力的創新更新之外，硬件的更新創新也至關重要，尤其是檔案庫房管理創新方面，在檔案庫房日常管理中可加入無線條碼掃描器技術，加快庫房管理工作效率，提升庫房管理質量。具體來說：無線條碼掃描器掃描到的數據，可利用無線條碼掃描器的二次開發接口直接導入到檔案系統中，功能包括查詢、修改、刪除、增加等。為便于管理和錄入，每盒檔案都有唯一的條碼，且在模塊中自動生成。盤點時，只要是系統中有記錄的數據，即可實現條碼數據接入。通過無線條碼掃描器實時盤庫，實現移動巡檢、移動盤點、移動查詢等;盤點結束后，該掃碼器中的數據會與數據庫中的數據自動進行核對，并對異常數據做出處理，生成盤盈盤虧明細表、盤點匯總表。

四、結語

大數據時代的來臨，檔案工作也進入了新階段，面對云計算、云存儲及電子政務、網絡信息化等的崛起，檔案管理工作的創新已迫在眉睫。創新檔案管理工作，不僅提高了國有企業檔案工作的工作效率和質量，也對國有企業的未來發展具有較強的指導作用。

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