檔案信息化管理的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與安全管理策略研究

楊洋

摘 要：檔案信息化主要經(jīng)過(guò)采集與形成、儲(chǔ)存與積累、共享與再利用、延期與銷(xiāo)毀這幾個(gè)階段，在這一過(guò)程中主要存在管理和技術(shù)上的風(fēng)險(xiǎn)，要想加強(qiáng)其信息化的安全管理，可從完善數(shù)字化加工管理制度;加強(qiáng)數(shù)字化加工場(chǎng)所、加工設(shè)備、加工過(guò)程、加工質(zhì)量管理;加強(qiáng)數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量管控以及強(qiáng)化數(shù)字化加工人員素質(zhì)建設(shè)這幾個(gè)途徑來(lái)出發(fā)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別;安全管理策略

隨著時(shí)代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，很多紙質(zhì)材料都已經(jīng)趨于信息化管理，紙質(zhì)檔案的管理也面臨著信息化的需求。然而由于各方面因素的影響，紙質(zhì)檔案在信息化管理的過(guò)程中存在一些風(fēng)險(xiǎn)，如何準(zhǔn)確有效地識(shí)別這些風(fēng)險(xiǎn)，并采取積極有效的措施化解風(fēng)險(xiǎn)是相關(guān)管理人員應(yīng)該仔細(xì)研究的問(wèn)題。

1 檔案信息化管理階段

1）檔案采集與形成階段。檔案信息化管理的第一階段就是采集與形成兩個(gè)部分。首先是實(shí)體紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換與采集，在這一過(guò)程中，工作人員要將相關(guān)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和分類(lèi)，之后用設(shè)備掃描，并按照之前的歸類(lèi)來(lái)整理存放，方便后續(xù)工作的展開(kāi)。另外還有一部分是數(shù)字檔案的形成，紙質(zhì)檔案形成數(shù)字化檔案以后要將其以電子文件的形式來(lái)存放、流轉(zhuǎn)和移交。紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)電子化的采集和形成以后，便有效實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理與服務(wù)。

2）檔案儲(chǔ)存與積累階段。檔案會(huì)隨時(shí)間推移出現(xiàn)一個(gè)慢慢積累的階段，并在積累過(guò)程中對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存，通過(guò)對(duì)檔案的儲(chǔ)存來(lái)達(dá)到維護(hù)人員資料和歷史真實(shí)面貌的作用。

3）檔案共享與再利用階段。檔案作為國(guó)家與社會(huì)各個(gè)方面的重要信息儲(chǔ)存部分，其保留的信息往往有很重要的還原歷史真相或者學(xué)術(shù)研究的價(jià)值，因此檔案有很大的利用價(jià)值。在經(jīng)過(guò)相關(guān)工作人員的審核與篩查之后，很多檔案往往可以實(shí)現(xiàn)其信息共享與重復(fù)利用的價(jià)值，這一階段就屬于檔案的共享與再利用階段。

4）檔案延期與銷(xiāo)毀階段。檔案資料往往有一個(gè)保存期限，過(guò)了保存期限以后往往會(huì)進(jìn)行一個(gè)渠道劃分，如果這部分檔案還有利用價(jià)值，則對(duì)其進(jìn)行延期保存，倘若這部分檔案已經(jīng)沒(méi)有了利用價(jià)值，則會(huì)對(duì)其進(jìn)行一個(gè)銷(xiāo)毀處理，這就是檔案的延期與銷(xiāo)毀階段，它同樣存在于檔案的信息化管理階段。

2 檔案信息化管理過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)要素識(shí)別

如前文所說(shuō)，檔案在信息化管理過(guò)程中往往經(jīng)歷上述四個(gè)階段，而在這四個(gè)階段過(guò)程中，其信息化管理往往會(huì)存在各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)要素，總的來(lái)說(shuō)，這些風(fēng)險(xiǎn)要素可以分為過(guò)程管理風(fēng)險(xiǎn)和硬件設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)。

1）過(guò)程管理風(fēng)險(xiǎn)。（1）選擇加工企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。如上文所說(shuō)，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中需要一個(gè)掃描的過(guò)程中，這個(gè)過(guò)程往往會(huì)需要大量的人力和設(shè)備，人力消耗與設(shè)備消耗都較高，因此很多檔案館往往都會(huì)采取外包的形式來(lái)將這些紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作投放給專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化加工公司。在這個(gè)過(guò)程中，需要對(duì)數(shù)字化加工公司的各方面資質(zhì)進(jìn)行考察，從而做出一個(gè)好的選擇，倘若對(duì)數(shù)字化加工公司沒(méi)有進(jìn)行一個(gè)全面的考察，很可能會(huì)對(duì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化質(zhì)量和效果有很大影響。（2）合同風(fēng)險(xiǎn)。檔案館將其紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作轉(zhuǎn)交給專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化加工公司之時(shí)往往會(huì)和公司簽訂一個(gè)正式的合同。在簽合同的過(guò)程中，檔案館這邊一定要將所有因素都考慮進(jìn)去，并體現(xiàn)在合同條款之中，避免因細(xì)節(jié)問(wèn)題而影響到整個(gè)檔案轉(zhuǎn)化工作的質(zhì)量、周期、保密等內(nèi)容。（3）檔案保密風(fēng)險(xiǎn)。很多檔案都涉及集體、個(gè)人的私密信息，這些信息一旦泄露，會(huì)對(duì)個(gè)人或者集體的運(yùn)作造成很大的不利影響，因此在將檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作外包給企業(yè)時(shí)，很容易出現(xiàn)對(duì)方因?yàn)槔娑孤端矫艿男袨?，因此委托方一定要與被委托方簽訂保密協(xié)議，將相關(guān)保密細(xì)則進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明。（4）數(shù)據(jù)掛接風(fēng)險(xiǎn)。檔案在掃描之后其數(shù)據(jù)信息要和原來(lái)的檔案系統(tǒng)條目進(jìn)行正確的掛接，確保所有的檔案信息都能以準(zhǔn)確、合理的形式保存下來(lái)，以便其后續(xù)發(fā)揮其共享和再利用價(jià)值。但是如果受委托的公司對(duì)這檔案的數(shù)據(jù)掛接操作內(nèi)容不熟悉，就會(huì)很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接和原有的系統(tǒng)條目無(wú)法完全對(duì)接的情況出現(xiàn)，或者因?qū)呙杓∶?guī)則不熟悉的情況而導(dǎo)致檔案信息化保存的混亂現(xiàn)象。（5）檔案拆裝損壞風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行保存的時(shí)候?yàn)榱吮Ｃ艿仍瓌t，往往會(huì)對(duì)其進(jìn)行密封處理，防止相關(guān)信息泄露。而對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中，往往要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆卸和重新裝訂的操作。數(shù)字化加工公司的工作人員在操作過(guò)程中倘若沒(méi)有足夠的耐心和細(xì)心，很容易對(duì)紙質(zhì)檔案原件造成損壞。

2）硬件設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)。（1）數(shù)字化設(shè)備性能風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程需要依賴(lài)相關(guān)硬件設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)，很多檔案館都是因?yàn)樵械募堎|(zhì)檔案數(shù)量龐大，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的工作量大才會(huì)委托專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)化加工公司對(duì)其進(jìn)行處理，因此這對(duì)相關(guān)設(shè)備的性能要求很高。倘若被委托的公司設(shè)備質(zhì)量沒(méi)有達(dá)到要求，很容易對(duì)原有的紙質(zhì)檔案造成損害。（2）數(shù)據(jù)庫(kù)安全風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案在數(shù)字化加工過(guò)程中需要對(duì)檔案管理的信息系統(tǒng)條目掛接，在掛接過(guò)程中則需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行頻繁地讀取，且讀取數(shù)量龐大，服務(wù)器很容易出現(xiàn)問(wèn)題，因此需要建立一定的數(shù)據(jù)備份制度。

3 檔案信息化安全管理策略

1）完善數(shù)字化加工管理制度。如前文所闡述的那樣，紙質(zhì)檔案在數(shù)字化加工過(guò)程中需要經(jīng)過(guò)諸多程序，每一個(gè)程序都容易出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此，相關(guān)部門(mén)一定要針對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化程序制定完善的數(shù)字化加工管理制度，確保每一個(gè)加工過(guò)程都有管理依據(jù)。

2）加強(qiáng)數(shù)字化加工場(chǎng)所管理。由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程的私密性，因此要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所的管理，一方面，要確保數(shù)字化加工場(chǎng)所的安全、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，另一方面要加強(qiáng)對(duì)加工場(chǎng)所的監(jiān)督，現(xiàn)場(chǎng)要配備一定的監(jiān)控設(shè)備，確保所有操作過(guò)程都在可監(jiān)視范圍內(nèi)。

3）加強(qiáng)數(shù)字化加工設(shè)備管理。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描過(guò)程對(duì)硬件設(shè)備的性能要求非常高，因此一定要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化加工設(shè)備的管理，一方面，在購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的時(shí)候要購(gòu)買(mǎi)高質(zhì)量的硬件設(shè)備，避免低劣的設(shè)備，另一方面，平時(shí)要注意對(duì)設(shè)備的維護(hù)和清理，確保設(shè)備的高性能化維持。

4）規(guī)范數(shù)字化加工過(guò)程管理。首先，委托方和被委托方要做好檔案資料的交接工作。其次要做好檔案的編碼整理和分類(lèi)工作，確保數(shù)字化加工過(guò)程的有序和高效進(jìn)行。最后，在進(jìn)行數(shù)字化掃描過(guò)程中一定要按照標(biāo)準(zhǔn)的拆卸、掃描、裝訂、掛接等程序來(lái)進(jìn)行，既要確保紙質(zhì)檔案的完整無(wú)損，也要確保數(shù)字化信息的質(zhì)量，防止漏頁(yè)、重頁(yè)或者不清晰的現(xiàn)象出現(xiàn)。

5）強(qiáng)化數(shù)字化加工人員素質(zhì)建設(shè)。數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對(duì)數(shù)字化加工過(guò)程的高效、高質(zhì)量、有序地進(jìn)行有很大的影響，因此要想減少紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工風(fēng)險(xiǎn)，就要通過(guò)對(duì)數(shù)字化加工人員的培訓(xùn)來(lái)提高相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)，使其增強(qiáng)保護(hù)檔案的安全意識(shí)等。

4 結(jié)語(yǔ)

紙質(zhì)檔案信息化管理是符合時(shí)代發(fā)展的必然要求，它能夠提高檔案管理的效率。對(duì)于其信息化管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)工作人員要進(jìn)行及時(shí)有效地識(shí)別，并以本文所闡述的安全管理策略為參照，在實(shí)際管理過(guò)程中進(jìn)行積極地探索，確保檔案信息化的安全管理。

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