信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新

王寧

摘 要：對于辦公室檔案管理工作而言，不僅需要提升其工作效率和質量，還要利用科學的手段對辦公室檔案管理工作進行有效的改革和科學的創新，促進辦公室檔案管理信息化程度的提升，從而更好地服務于各單位的健康發展。本文詳細地分析了辦公室檔案管理信息化的特點與內容，充分結合辦公室檔案管理工作在信息時代所面臨的主要問題，詳細的闡述了實現辦公室檔案管理工作改革與創新目標的具體措施，以期促進辦公室檔案管理工作數字化與信息化目標的實現，從本質上提升信息時代辦公室檔案管理工作的服務質量。

關鍵詞：信息時代;辦公室檔案管理;改革與創新

檔案管理工作已成為當前社會管理工作的重要組成部分。在信息時代的背景下，現有的檔案管理制度已經不再適用于瞬息萬變的社會環境。對此，積極進行檔案管理制度的改革，探索新的檔案管理方案，已成為眾多專家和學者的主要工作。文章對檔案管理工作進行了分析，找到其存在的一些問題，并提出了具體的解決策略，希望可以為相關企業的檔案管理工作提供借鑒。

1 辦公室檔案管理信息化建設現存問題

1.1 信息化技術利用水平低下

在信息化飛速發展的時代，從一定程度上來說，作為辦公室檔案管理人員，不再是充當傳統的信息傳遞者角色，而是變成了信息管理者，而相當一部分管理人員依舊停留在傳統的檔案管理模式，對信息化檔案管理缺乏認知，就目前的情況來看，許多單位對于檔案的存儲及查找，依舊停留在檔案柜的階段，對于計算機信息管理系統的利用率較低，加之缺乏檔案管理軟件輔助，檔案管理工作難以達到高效精準。同時，對于檔案信息也難以進行及時有效的傳輸，保存的檔案文件丟失、損毀現象較為嚴重，這種管理模式不但占用了大量的空間，加大了管理成本，而且管理效果尤為低下，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設進程。

1.2 缺乏先進的管理理念

傳統的檔案管理理念僅僅是對檔案資料的存放管理，無法實現對檔案資料的有效利用。而檔案管理信息化，則是通過利用先進的信息化管理技術，實現對檔案資料的及時調出和充分利用。阻礙這一目標實現的重要因素是檔案管理理念的落后，使得檔案管理工作仍然停滯在檔案資料的粗略收集和存放管理方面。同時，管理人員的業務能力與職業素養較低，也是造成管理質量低下的主要原因。

1.3 檔案管理信息化專業人才匱乏

人才是辦公室檔案管理工作的核心所在，缺乏相應的專業人才，再先進的技術設施和管理模式也無法發揮作用，從當前情況來看，檔案管理信息化建設專業人才嚴重匱乏，具體來說，是缺乏計算機和檔案管理工作同時精通的人才，許多單位并未設立專門的辦公室檔案管理員，通常是配備兼職檔案員，這些人員在單位往往都是身兼數職，無法專注于檔案管理工作，更無法談及信息化建設。除此之外，檔案管理員還存在年齡結構偏大的問題，其對信息化專業知識相對不足，信息化管理理念落后問題普遍存在，導致檔案管理信息化建設程度嚴重不足。

2 辦公室檔案信息化建設對策建議

2.1 健全體制，強化對檔案管理信息化重要性的認知

作為單位管理者，首先必須充分認識到當前時代檔案管理信息化建設的重要性，依照單位實際情況，制定科學合理的信息化建設方案，對于投入資金、專業人才配備、專業配套設施以及總體發展戰略等作出合理預算，并依照信息化建設實際開展效果不斷加以完善。與此同時，可針對單位檔案管理部門制定相應的工作責任制度，將信息化管理工作納入單位考核硬性指標中。除此之外，還需加強單位內部宣傳力度，強化單位全體人員對于辦公室檔案管理信息化建設重要性的認知。

2.2 培養專業的檔案管理人員

檔案管理工作需要專業的人員來完成，因此，在完成管理系統的創新之后，需要培養特定的人員來進行系統的管理和操作。專業人員的培養主要分為兩點：一是技術的培養，要求檔案管理人員對檔案管理工作的內容和檔案管理系統的操作方法具有充分的了解，只有這樣，才能更好的將創新后的檔案管理系統的優勢表現出來。所以相關單位應積極的展開管理人員的技術培訓工作，聘請系統創新開發人員進行新系統內容和操作方法的介紹，幫助工作人員更好的了解檔案管理系統，進而提升檔案管理的工作效率。二是思想的轉變，在新的時代背景之下，要求檔案管理人員的思想也能與時俱進，積極主動地學習新知識，具有創新意識和創新精神，領會到檔案管理工作的實用價值和重要性，從而更好開展工作，提供更為優質的檔案管理服務。

2.3 提升保密工作的強度

雖然科學技術的進步給辦公室檔案管理信息化與數字化的提升提供了基本條件，但是也產生了一系列的潛在風險，為此，提升辦公室檔案管理工作的保密強度迫在眉睫。在開展辦公室檔案管理工作時，要對各類型檔案資料進行清晰的分類，并根據其具體保密程度進行保存管理。檔案資料的保密程度通常分為一般形式、秘密形式、機密形式以及絕密形式。通過結合檔案資料的機密程度，采取相應的檔案資料管理措施，并對管理人員進行嚴格的監管，特別是檔案秘密等級較高的情況，只有符合審閱資格的人才能對其進行管理，提高檔案管理工作的安全性。

2.4 建立完善的檔案管理體系

完善的檔案管理體系是保障辦公室檔案資料管理信息化有序開展的重要基礎，所以相關部門要及時建立科學完善的檔案管理體系。首先，充分結合檔案資料的類型，對管理人員進行詳細清晰的責任劃分，提升管理人員的責任與權力的明確性。其次，根據檔案資料的公眾性與保密性，實現檔案信息資源內網與外網的有效隔離。再次，構建科學有效的辦公室檔案防護體系，例如在計算機系統中安裝防火墻，殺毒軟件以及報警裝置等等，提高檔案管理工作的安全性。

2.5 引進先進的管理理念，構建科學合理的管理模式

管理觀念的轉變和管理模式的創新，能直接促進辦公室檔案管理信息化程度的提升。雖然大部分檔案資料的收藏與參考價值較高，但是在工作人員管理服務意識欠缺的影響下，使得對檔案資料的管理僅僅停留在分類保存方面，無法有效地對各類檔案資料進行有效的利用。為此，需要引進先進的管理理念促進傳統管理模式的變革，使用更多先進的技術軟件進行檔案資料的管理與應用工作，提升檔案管理的質量。

2.6 創新檔案管理系統

在信息化的背景之下，對辦公室檔案管理工作進行創新，需要完善檔案管理系統的建設，結合當代的信息技術，對檔案管理系統進行科學化的創新。具體的工作內容包括：⑴積極地對已經錄入完畢的檔案進行重新編排，對于原有檔案中較為繁瑣的環節進行簡化。⑵應用信息化手段，創新檔案管理制度，促進檔案管理工作效率的提升，同時確保檔案管理信息的準確性。⑶完善管理系統，將檔案進行分類管理，實體文本類檔案需要及時準確錄入，同時將文本合理保存，電子類檔案進行分類歸檔管理。

3 結語

信息技術的發展，為辦公室檔案管理信息化建設帶來了全新的機遇，檔案管理信息化建設是社會發展的必然要求，充分利用信息技術，從總體上提高了檔案管理工作的效率，但伴隨而來的一系列問題也不容忽視，因此，我們不但要與時代步伐保持一致，提升檔案管理信息化水平，同時也要結合單位實際情況，探索出一條適合本單位的辦公室檔案信息化建設路子。

參考文獻

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