淺談辦公室檔案管理信息化

李愛明

摘 要：檔案管理即檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，同時也是國家檔案事業最基本的組成部分。但隨著我國科學技術的不斷發展，信息化技術越來越多的應用于各大領域中，其中也包括對檔案的管理工作中，借助信息化技術實行對檔案的管理可以促使檔案管理工作的科學有序進行。所以，檔案相關管理部門在開展檔案管理工作時要注重對信息化技術的應用，從而有效提升檔案管理工作的水平的質量。此外，還要順應時代的發展，在檔案管理中應用先進的管理技巧和數字化的管理系統，實行不同種類檔案的規范統一管理，進而有效提升檔案管理的效率。基于此，本文就信息化檔案管理體系的構建做以下分析和研究，希望可以給相關工作者提供建設性的意見和建議。

關鍵詞：信息化;檔案管理;辦公室

信息化背景下，人們獲取檔案資料的方式更多，操作也更加便捷，而多種檔案資源的管理需求是現代社會的需要，所以事業單位的檔案管理工作要向信息化轉變，以有效提升工作的質量和效率。檔案管理工作屬于一項長期性、基礎性的工作，對于促進事業單位各項功能的實現有著直接的推動作用，不斷加強檔案管理的信息化建設，可以促進檔案管理工作的順利進行。

1 檔案管理信息化建設存在的問題

1.1 對檔案信息化建設缺乏認識

檔案信息化管理是檔案管理方式的革新，是檔案管理的未來發展趨勢，有利于檔案長期管理，有利于檔案資源的查詢和共享。但部分檔案管理人員對檔案信息化管理認識不足，不了解信息化對檔案管理的重要性。信息技術對檔案管理的影響主要體現在：一是利用信息技術可以提高檔案管理效率，提高檔案管理部門的職能效率;二是檔案管理信息化建設利于檔案的查詢，在提高管理人員工作效率的基礎上為檔案需求人員提供便利;三是檔案信息化管理有利于檔案的共享，能實現檔案管理的價值。但是，由于部分檔案管理人員未認識檔案信息化建設的價值，阻礙了檔案信息化建設的進程，影響了檔案管理效率與便利性。

1.2 基礎設施建設相對薄弱

隨著社會的不斷發展，事業單位逐漸認識到檔案信息化建設的必要性，根據《事業單位人事管理條例》進行檔案信息化建設。但因多方面因素所影響，部分事業單位的基礎設施不夠完善，進而在一定程度上阻礙了檔案信息化的建設進度。

1.3 員工綜合素質參差不齊

因部分事業單位的相關領導沒有認識到檔案信息化建設的必要性，所以在一定程度上影響了檔案信息化建設的進程。部分事業單位檔案管理人員甚至存在身兼數職的現象。并且由于缺乏對檔案信息化建設的重視程度，導致檔案管理人員的綜合素質參差不齊，影響檔案信息化建設的正常進行。

2 檔案管理信息化建設的策略

2.1 推進信息化檔案管理體系構建的方法

首先，對外部機制環境的完善。在互聯網時代背景下，構建檔案管理信息化體系需要對其中關鍵性的重要數據進行挖掘和分析，從而促使真正有價值的信息形成核心的生產力。同時，還要保障檔案信息網絡數據以及用戶隱私的安全性。而基于網絡的數據信息非常大，因此有部分數據資源會曝光在網絡環境中，因此，制定相關的安全和隱私保護律法和健全的管理機制是保障檔案信息管理體系安全運作的有效措施。其次，建立檔案信息數據開發和利用的門戶網站，并確立開發和利用的大數據挖掘機制。對于檔案信息而言，有長期保存而很少利用的，因此這部分檔案數據就無法得到最大限度的開發。而通過建立門戶網站可以方便用戶對各方面檔案數據進行訪問和利用。但要在海量的數據中獲取有價值的信息，就需要最大限度對大數據進行挖掘，進而從中提取有價值的信息加以利用。

2.2 確定合理的標準與規范

傳統檔案管理工作主要是通過實體管理方式進行，而在先進的信息技術應用下，可以全面進行檔案資料的信息化管理，能夠在短時間內實現檔案資料和信息的共享。新時代下，各項工作都有著非常高的要求，檔案資料要實現共享化應用就要建立完善的信息化管理體系，使得檔案資料管理更加科學與規范。要將國家標準和規范制度作為工作基礎，根據單位的具體情況建立完善的檔案管理體系，有序開展檔案資料的錄入，保證標識、格式、文字等信息都能夠達到要求，保證各項工作符合國家標準規定。要統一實施軟硬件，保證各項標準達到要求，為檔案數據的應用提供有利的支持。

2.3 加強電子檔案文件的管理

隨著計算機信息技術的發展，隨著各單位檔案硬件與軟件檔案管理設施的完善，越來越多的單位文件被轉化為電子文檔上傳到網絡上，那么對電子文件進行管理，在保證安全的基礎上實現資源共享成為檔案信息化管理的重要內容。通過信息化對檔案進行管理，可以實現檔案價值的最大化。首先，單位要建立檔案電子信息收集與檔案網絡資源維護部門，目的是保證電子文件歸檔的規范化、科學化、程序化、專業化，以增加電子檔案的管理能力。其次，要做好電子文檔的處理工作，檔案管理人員要掌握電子檔案管理技術，對檔案進行接收、處理和保存，以保證電子檔案的有效性。再次，解決電子文件的保存。雖然在信息技術的支持下非常多的紙制文件都可以轉化為電子文檔形式進行保管，但是電子文檔形式的檔案文件的保存時間長短還需要進行驗證，管理人員要及時對電子檔案文件進行備份，避免出現檔案文件丟失的情況。

2.4 建立實用的檔案信息網站

檔案信息網站的作用就是利用網頁提供必要的服務，可以利于檔案管理人員進行檔案資料的查閱、歸檔、下載等操作。這種服務方式是檔案資料管理的主要方式，也是信息化管理的重要標志。事業單位檔案信息化管理需要納入事業單位管理系統內，能夠實現信息資料的全面傳輸，快速完成網絡信息資源共享。事業單位應根據工作需要建立檔案信息網站，首先選擇合適的信息技術操作系統，能夠滿足日常工作之需，同時也能夠進行系統的升級與再開發，在后續發展中可以進行完善和改進。其次，設備基礎設施選擇要滿足國家標準和規范的要求，盡量選擇市場口碑、技術都比較好的產品。如果條件允許，還要積極與國外的相關單位進行學習和交流，然后按照單位需要建立個性化的信息檔案管理系統，以更好地提升信息化建設速度和效率，在發展之后能夠立即進行升級改造，從根本上降低檔案資料管理成本。最后，要不斷進行設備的創新。在未來發展中，需要不斷滿足信息化發展的需要，與相關部門配合提供硬件技術支持，尤其是一些關鍵性設備，要確保其可以滿足信息化檔案管理的需要。此外，還要引進安全管理機制，做好網絡防護，切實保證檔案的安全。

2.5 提高檔案管理人員的信息化素質

檔案管理人員的信息化素質決定了檔案管理信息化建設與管理的水平。首先，要聘請具有檔案管理專業能力的人員進行檔案管理工作，使其在完成檔案信息接收、存儲的基礎上對檔案格式進行修改，并按照檔案信息化管理制度進行檔案管理。其次，加強檔案管理人員的技術技能培訓，使其管理與時俱進，在精進業務技能的基礎上服務質量。

3 結語

綜上所述，事業單位檔案信息化建設對提高檔案管理工作的質量和效率有著直接的影響，也是當下非常關鍵的工作。因此，要順應時代發展，加強信息化建設，更好地促進檔案管理質量的提升，推動事業單位的持續、健康發展。

參考文獻

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