關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

武曉艷

摘 要：檔案信息化管理是我國未來發展的關鍵方向，通過檔案信息化管理一方面可以能夠確保檔案資料得到長期保存，另一方面也能實現各項檔案信息內容共享。也正是因為如此，加快檔案信息化建設意義重大，實現檔案信息化建設，能夠使檔案管理水平能夠得到進一步提高。下面，針對檔案信息化建設與檔案管理內容進行分析，希望文中內容對于相關工作人員可以有所幫助。

關鍵詞：檔案信息化;檔案管理;數字化;管理機制

近幾年，我國檔案信息化管理呈現出了快速發展趨勢，但是，從實際情況來看，在具體發展過程中仍然存在一些問題有待解決，因此，在檔案信息化建設過程中，必須做好相應的分析工作，保證整個行業的健康發展。

1 檔案信息化實現的意義

檔案信息化的意義主要體現以下幾個方面：

1）檔案信息保存可以有傳統的單一紙質保存方式轉變為數字信息和紙質保存兩種方式，通過數字方式對檔案信息內容進行保存，信息保存起來更加簡單，并且存儲、傳輸、查詢都更加方便[1]。

2）實現檔案信息內容共享，在對檔案信息內容進行應用時，不同的工作人員在具體作業期間，可以依據自身所處級別的不同，實現對檔案信息內容的快速查詢，能夠快速獲取到相應信息內容，并對其進行應用。

3）多部門多工作人員的加入，能夠更加快速的完成對缺失檔案信息內容的補全[2]。

4）所有檔案信息內容都可以合理的轉變為數字信息，同時，隨著互聯網技術的快速發展，以及應用的不斷普及，這也使各項信息內容的傳遞變得更加高效、準確。

5）方便對各項資料內容進行檢索，減小相應工作人員在實際作業過程中的工作量，從而降低檔案管理成本。

2 檔案管理信息化建設內容

通過對檔案信息化建設進行詳細分析，可以發現檔案信息化建設主要可以從廣義和狹義兩個方面進行：

2.1 廣義層面

檔案信息化建設實際指的就是通過對互聯網技術的合理應用，從而使各個領域內的信息內容都可以相互融合，從而構建成以信息共享為基礎的檔案管理體系。在該視角下，檔案管理信息化建設包括的具體內容如下：1）以互聯網為基礎構建互聯網信息交互平臺，通過對該平臺應用，可以確保檔案信息內容的高效流通，并且在流通過程中不會出現丟失、失真等問題[3]。2）依據實際情況，構建一個有效的信息交流互信機制，從而實現對檔案信息共享的推動。

2.2 狹義層面

在狹義層面，檔案信息化管理就是通過對計算機信息技術進行合理應用，在此基礎上構建一個滿足應用需求的信息化管理系統，通過對該系統的合理應用，可以完成對檔案信息資料的科學管理。例如，可以對各項信息內容進行收集、分析、存儲，確保各項內容都能夠實現信息化。從定義上進行分析，檔案信息化管理建設過程中都包括以下內容：1）以計算機為核心，建設信息化管理系統，并且對該系統進行合理應用[4]。2）將檔案全部錄入到計算系統中，在錄入過程中不得出現丟失情況，同時，要對各項信息內容進行合理利用。

綜上所述，在不同視角下，檔案管理信息化建設也會存在一定差別，因此，在實際問題分析過程中，要對其本質進行審視，做好相應分析工作，只有這樣才能使我國信息化建設不斷向前發展，從而使各項工作的開展變得更加便利，提高工作效率。

3 做好檔案信息化管理的有效措施

3.1 構建合理的信息化管理機制

檔案部門在具體工作開展過程中，有構建一套完善的信息化管理機制，這也是確保檔案信息化建設能夠得以實現的基礎。檔案管理部門在具體工作時，應對在該基礎上，進行信息化管理。從現階段情況來看，檔案信息化管理工作主要包括的內容如下：

1）實現管理體制與運行的合理連接，檔案部門在具體工作期間，應對合理應用先進信息化技術，構建電子管理機制，進而確保不同部門間能夠實現合理連接，從而確保各項環節都能夠實現對電子文件的高效管理，同時，要將重要檔案的信息化管理文件落實下去。

2）進行電子政務建設時，檔案信息化管理內容所占比重較大，但是從實際情況來看，其占比較少，因此，相應部門在實際工作開展期間，應適當提高檔案管理建設所占比重，并且要加強對這兩面內容建設的重視。除此之外，還要構建一套合理績效評估機制，提高管理水平[5]。

3.2 加強資金和技術支持

信息化建設是一項復雜工作，具體在工作開展期間，應加強對基礎設施內容的完善，在財政預算中可以將信息化建設資金作為一項考慮內容，同時，也要增加基礎設施建設，以及相應維護費用的支持。還可以適當對檔案信息化投入機制進行創新，例如，可以采取合作開發和服務外包等方式。除此之外，還應適當加強對相應的硬件和軟件的建設，從而為檔案信息化建設的順利進行營造一個良好氛圍，對現階段應用的各項設備進行適當更新，構建統一建設標準，并且要加大對該項工作內容的研究力度。

3.3 加快資源共享腳步

進行檔案信息化建設的核心目的就是加快資源共享的腳步，進而使檔案綜合利用率可以得到進一步提高。檔案信息化建設的關鍵內容就是，在綜合考慮實際情況基礎上，適當加強數字化建設。因此，在實際建設過程中，作為建設人員要充分了解用戶的具體需求，在對需求內容進行詳細分析基礎上，建立與相呼應的數字化目錄，通過這種方式，可以達到減少資源浪費的目的。

3.4 適當引進信息化人才

檔案信息化建設與管理是一項對技術要求很高的工作，因此，相應的工作人員必須要具有過硬的綜合素養，實際工作開展過程中，應定期組織相應工作人員參與培訓，使其掌握先進的技術，提高其綜合能力。同時，還要適當引進信息化人才，提高優秀人才的福利待遇，留住人才，以優秀的人才為基礎，保證檔案管理工作的順利開展。

4 結束語

做好檔案工作需要檔案信息化建設的支持。在社會快速發展的今天，現代化建設變得更加重要，檔案管理部門在實際工作開展期間，應提高對檔案信息化建設內容的重視，在適當拓寬檔案管理領域基礎上，高效利用檔案信息資源，并且要對檔案管理方式進行改進，加快檔案管理數字化和信息化發展腳步。

參考文獻

[1]孫蔚.“互聯網+”視角下加強檔案信息化安全建設的策略[J].辦公室業務，2019（22）：93+121.

[2]梅樺.關于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設的幾點思考[J].中外企業家，2019（19）：129.

[3]張海燕.電子技術在檔案信息化建設和管理中的作用[J].電子技術與軟件工程，2019（03）：211.

[4]康明非.有關事業單位檔案管理信息化建設的幾點思考[J].民營科技，2016（04）：74.

[5]楊彩虹.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].才智，2016（04）：262.