新時期事業(yè)單位檔案信息化管理策略探析

劉冉

摘 要：長期以來事業(yè)單位在檔案收集、管理和利用主要采取人工方式，不僅工作效率低，也為檔案管理工作帶來了很大不便。新時期事業(yè)單位應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，不斷提升檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化水平，延長檔案信息保存時間，為事業(yè)單位調(diào)取利用創(chuàng)造了有利條件，將檔案的價值充分體現(xiàn)出來。本文通過分析事業(yè)單位檔案信息化管理的現(xiàn)狀，提出了新時期事業(yè)單位檔案信息化管理策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

隨著事業(yè)單位的快速發(fā)展，日常工作量也與日俱增，這導(dǎo)致需要管理的檔案數(shù)量逐年增多，在檔案管理工作中發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，能夠讓檔案管理工作顯得更為便捷。基于此事業(yè)單位應(yīng)該提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，逐步將各種現(xiàn)代化設(shè)備配置齊全，培養(yǎng)更多優(yōu)秀檔案管理人才，讓檔案信息資源為事業(yè)單位發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

新時期事業(yè)單位要關(guān)注對檔案管理的改革，將現(xiàn)代信息技術(shù)的作用發(fā)揮出來，其重要性涵蓋以下幾點：第一，有利于滿足時代發(fā)展要求。在網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用過程中，計算機逐步在各行各業(yè)發(fā)揮著重要作用，在信息化背景下事業(yè)單位管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前國內(nèi)很多行業(yè)都加快了信息化建設(shè)的步伐，如國家檔案局、高校圖書館等信息化管理水平實現(xiàn)了顯著提升。事業(yè)單位也要充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，逐步完成全新的升級，從而滿足新形勢發(fā)展的要求[1]。第二，有利于實現(xiàn)檔案改革發(fā)展目標(biāo)。事業(yè)單位在開展日常管理工作的過程中，很多時候需要對單位歷史資料、信息等進行調(diào)閱與查詢，在傳統(tǒng)檔案管理模式下整個流程顯得過于繁瑣，需要到檔案庫中進行查閱，無疑浪費了大量時間與精力，且工作流程非常復(fù)雜，效率也不能得到保證，難以達(dá)到現(xiàn)代化社會發(fā)展要求。事業(yè)單位只有通過檔案信息化管理，才能真正解決以上的問題，發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫分析、檢索等功能，保證及時查詢到所需檔案信息，為事業(yè)單位各項工作的正常開展奠定良好基礎(chǔ)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

隨著社會快速發(fā)展的今天，科學(xué)技術(shù)逐步滲透到社會各個領(lǐng)域，信息流通速度也越來越快，尤其是信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理有了翻天覆地的變化。事業(yè)單位檔案信息量尤為龐大，如果在檔案收集、整理和存儲等環(huán)節(jié)選擇人工模式，除了效率不高以外，也容易引起檔案的損壞與丟失，不利于檔案的完整性和可靠性，這對事業(yè)單位軟硬件設(shè)備配置有了更為嚴(yán)格的要求[2]。但是從實際情況來看，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)速度非常緩慢，也未按規(guī)定配置掃描儀、打印機、除濕柜和計算機等設(shè)備，這樣檔案管理效率難以實現(xiàn)提高。此外，很多事業(yè)單位也在一定程度上忽視了檔案管理工作，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，未及時掌握各種現(xiàn)代化技能，尤其是不能在檔案管理工作中將信息技術(shù)的作用發(fā)揮出來，這樣檔案管理質(zhì)量無法獲得提升，這些都是今后事業(yè)單位需要重點關(guān)注的地方。

3 事業(yè)單位檔案信息化管理策略

3.1 高度重視檔案信息化建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)該在工作體系規(guī)劃中納入檔案信息化建設(shè)，促使檔案管理人員提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度，并投入足夠的人力、物力和財力，保證解決檔案信息化建設(shè)中的資金與設(shè)備問題。同時要在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中下?lián)芟鄳?yīng)的款項，這樣可以保證檔案管理信息化水平的提升，保證檔案信息資源在事業(yè)單位中更好的發(fā)揮出作用。事業(yè)單位要想提升檔案管理信息化水平，還要主動爭取領(lǐng)導(dǎo)在檔案信息化管理中的認(rèn)可度，在檔案管理中主動納入單位工作規(guī)劃，明確信息化管理目標(biāo)，既要購置打印機、計算機等設(shè)備，也要加快檔案信息化管理平臺建設(shè)步伐，并充分考慮到檔案信息化管理要求，對人員配置、信息技術(shù)應(yīng)用及物理調(diào)配等方面，應(yīng)該以檔案信息化建設(shè)管理為依據(jù)，不斷對信息化管理機制進行完善，在檔案管理體系中融入安全性問題。事業(yè)單位要結(jié)合檔案信息化管理在安全上的要求，打造先進的檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，發(fā)揮出云計算、大數(shù)據(jù)和反病毒技術(shù)等作用，不斷優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全信息體系，防止在檔案管理中發(fā)生泄密的問題，保證檔案信息化管理水平實現(xiàn)進一步的提升。

3.2 明確檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位要對檔案信息化管理流程進行優(yōu)化，從檔案資料輸入、檔案資源管理和檔案存儲等工作要求出發(fā)，將具體的流程標(biāo)準(zhǔn)確定下來，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)在檔案資料上作出核查與審對，讓檔案信息化管理工作考核、執(zhí)行等有具體準(zhǔn)則[3]。在事業(yè)單位檔案管理工作中，應(yīng)該結(jié)合信息化發(fā)展要求，將相應(yīng)的錄入方式確定下來，并對錄入格式、語言及符號等進行規(guī)范。在開展檔案儲存工作的時候，也要按照規(guī)范檔案格式開展核對與審查工作，將檔案全面信息化條件落到實處，確保每個檔案管理人員在格式上保持統(tǒng)一，讓信息得到妥善保存與錄入。此外，還要結(jié)合檔案資料軟件的開發(fā)技術(shù)，合理確定檔案信息化管理建設(shè)目標(biāo)，為事業(yè)單位檔案信息化管理發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

3.3 打造檔案信息化管理平臺

事業(yè)單位通過應(yīng)用檔案信息化管理平臺，能夠為檔案管理人員的交流提供便利，并促進部門之間完成檔案交接，從而有效共享已有的檔案信息，提升檔案信息查詢的速度。在信息化平臺的支持下，能夠利用網(wǎng)絡(luò)平臺完成檔案信息化管理工作，檔案管理人員可以及時交換意見，讓內(nèi)部信息查找與檢查更加方便與快捷，這樣檔案信息將得到修正與完善，保證檔案管理更加科學(xué)與規(guī)范。事業(yè)單位加快檔案信息化管理平臺建設(shè)步伐，解決技術(shù)與管理等方面的問題，保證復(fù)雜信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作變得更為簡潔。平臺在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的支持下，能夠讓檔案得到妥善保管與存檔，這樣檔案信息安全管理水平將實現(xiàn)提升，在信息化背景下保證檔案管理工作高效進行。在事業(yè)單位檔案信息歸集整理、資源篩選中發(fā)揮出大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的作用，也為檔案管理速度與質(zhì)量提供了可靠保障。

3.4 提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

為了從整體上提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，事業(yè)單位要為檔案管理人員提供更多培訓(xùn)的機會。檔案信息化建設(shè)是一項專業(yè)性、系統(tǒng)性極強的工作，檔案管理人員必須具備較高信息素養(yǎng)，形成正確的管理觀念，能夠主動在檔案管理中實行現(xiàn)代化管理模式，讓檔案信息化建設(shè)有足夠的優(yōu)秀人才[4]。對此事業(yè)單位要結(jié)合檔案管理人員需求，不斷完善培訓(xùn)方案，采取電子檔案制作、電子檔案信息挖掘、電子檔案應(yīng)用培訓(xùn)等方式，促使檔案管理人員信息素養(yǎng)實現(xiàn)提升，并加強檔案專業(yè)知識和計算機應(yīng)用技術(shù)等專題競賽工作，這樣他們的計算機應(yīng)用能力才能實現(xiàn)提升，掌握扎實的檔案管理知識。此外，事業(yè)單位還要定期派遣檔案管理人員對外交流與學(xué)習(xí)，確保在專業(yè)水平上實現(xiàn)提升，在學(xué)習(xí)與訪問中掌握更多有效的檔案管理經(jīng)驗，為單位今后檔案信息化建設(shè)作出自己的貢獻。

4 結(jié)語

總之，新時期事業(yè)單位必須高度重視檔案管理工作，主動在信息化建設(shè)上增加投入，從傳統(tǒng)人工管理檔案模式逐步作出轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案管理工作的有效性，才能為單位決策制定提供更加科學(xué)的依據(jù)。事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的意義，完善檔案管理制度，培養(yǎng)更多現(xiàn)代化檔案管理人才，保證檔案管理工作取得更大成效。

參考文獻

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[4]李曉華.提高事業(yè)單位檔案管理有效性的策略探析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（29）：35-36.