檔案管理工作在信息化時代的變革

摘 要：近年來，隨著中國科學技術的進步，新的信息時代已經來臨，帶動中國檔案信息管理水平進入了一個新階段。在新時代的背景下，加強信息建設水平，提高檔案利用率，創新檔案管理方式，可以更好地服務于生產生活。因此，檔案管理部門必須增強自身職責，積極引進新的信息技術，促進檔案管理水平的不斷提高，抓住時代的機遇，建立符合時代需求的信息檔案。本文探究了冀魯豫邊區的檔案管理工作在信息化時代的變革。

關鍵詞：檔案管理工作;信息化時代

隨著信息開發水平的不斷提高，采用的舊式文件管理方法已經難以適應時代的發展，無法高效，便捷地管理大量文獻和其他檔案，網絡時代的到來要求的文件管理方法必須進行合理的優化和創新。檔案管理信息化的改善，有利于減輕管理人員的工作量，提高檔案管理的正確性和簡便性，提高檔案管理效率。因此，在新時代，運用新技術優化檔案管理方法對檔案管理質量至關重要。

1 信息化時代下的檔案管理的優勢

在信息化的時代背景下，傳統檔案管理方法已經不適合的發展，不僅嚴重阻礙了檔案管理的順利實施，還會帶來大量的資源浪費，這對檔案管理的科學發展極為不利。因此，檔案管理的創新是必然趨勢，也符合時代發展的基本要求。數字技術的應用可以有效解決傳統檔案管理的不足，可以有效提高中檔案管理的效率和質量，從而可以進一步提高檔案的利用率。在檔案管理的數字化建設過程中，管理者可以利用數字信息技術以數字形式將各種信息資源存儲到網絡空間，并通過鏈接實現網絡中檔案資源的共享。同時，管理人員還可以使用信息文件管理系統針對不同屬性的隨機排列和自由查詢，有效減少不必要的文書工作?？傊?，與傳統的檔案管理方式相比，數字檔案管理具有更多的優勢，不僅可以使檔案管理更加便捷，有效地提高檔案管理效率，而且可以有效地保證檔案信息的標準化，有效地保證檔案的安全性，有效提高檔案的利用率。

2 信息化時代對檔案管理的挑戰

1）多個運營商檔案并存，挑戰了傳統的管理標準和方法。隨著信息時代現代科學技術的發展，檔案的種類和數量越來越多。計算機和多媒體技術的發展改變了傳統紙質檔案的世界狀況，從而使紙質檔案和非紙質檔案的優勢逐漸互補。無紙化辦公室的積累將在歷史性時刻產生新的形式，新的方式和新的載體文件，越來越多的社會活動記錄不再是傳統的紙質狀態，而是縮小，機器可讀，視聽和其他新的載體和記錄方式，形成了各種并存情況的載體檔案，這種檔案的形成規律，存儲方式和傳輸方式與傳統檔案的標準，檔案理論，方法和使用方式有很大的不同。目前，對于這些新檔案，我們的檔案管理理論，標準和方法還不能滿足需要，它們已經落后于檔案管理的實踐。

2）檔案安全性和機密性的挑戰。由于計算機的廣泛使用，網絡時代的到來產生了大量的電子文檔。有人預測，在我們社會的未來10至40年中，將建立各種組織的檔案并進行電子傳輸，由于電子檔案的位置和使用它們幾乎無所不能，所以我們在任何使用這些文件的位置可以非常容易，因此，現在由固態檔案保管的地方變成了虛擬檔案。與基于紙質的物理文件不同，這些虛擬文件不一定存在于存檔中，而是在存檔的控制下。新世紀的檔案工作不可能脫離網絡，還應該按照網絡規則進行操作，因此，在傳統的檔案管理方式中，檔案要相對地存放在適當的溫濕度倉庫中。這樣說來檔案是安全的，不是太容易被破壞，是不被泄露的。隨著Internet上大量電子文檔，檔案信息的出現，如何確保網絡環境中檔案的安全性是檔案人員面臨的另一個問題。

3）檔案管理人員素質的挑戰。隨著社會信息的發展，計算機已成為辦公必需的設備，檔案信息的處理將被計算機，信息網絡，數據庫和光盤存儲等技術設備廣泛使用，這要求檔案人員不僅要有優秀的專業知識，還必須具備強大的計算機網絡應用能力。

4）可用的檔案信息資源較少。檔案部門負責檔案的存儲和使用。但是，長期以來，檔案部門主要依靠檔案系統來確保檔案的收集，重視檔案的內部組織和管理，而忽視了對收集信息社會需求的研究和預測。重視采集服務方式，輕視深度信息服務;重視收集信息的政治性質和保密性，但忽略收集信息的社會性和文化。強調以實體為中心的存儲模式，而忽略以信息集成為中心的存儲模式。長期以來，檔案工作者只是被動地收集，整理和保存檔案，而沒有主動進行檔案信息資源的深度挖掘，這影響了檔案信息資源的有效發展，使檔案信息永久化，靜態資源，大大減少了可用的檔案信息資源。

3 檔案管理的現狀

1）技術和信息基礎設施落后。檔案尚未處于關閉狀態。大多數存檔都以接收傳輸文件，對它們進行分類，存儲和檢查的方式工作，這類似于數據倉庫。幾乎所有檔案館都具有基本的IT終端和臺式機和打印機等外圍產品，但是網絡設備的擁有率非常低，并且檔案館中的相當多計算機應用程序仍處于文字處理階段。無論信息基礎設施建設，應用水平，互聯網意識，參與度等都遠遠低于其他行業。

2）資源共享的概念薄弱。的檔案館藏的質量是對檔案的規模大小判別額重要方式之一，因此大部分的在館藏方面并沒有資源共享意識。但是，如何將對象擁有的館藏放入整個社會信息系統中，實現信息資源的共享尚未引起人們的重視。

3）檔案的信息化發展水平極不平衡。這主要體現在不同地區，大小檔案之間的明顯差異。中國不同地區和規模的檔案的信息化建設水平極不平衡。沿海地區的信息化建設和應用水平要優于中西部地區。大城市檔案的信息化過程明顯快于中小型城市。

4）缺乏對檔案管理的重視。許多人認為文件管理是一項相對基礎且技術含量較低的工作。因此，在的各項工作中，檔案管理工作沒有得到相應的重視，總會出現松弛，懶惰的現象。但是，目前的檔案管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，導致檔案管理工作不到位，不及時。

5）缺乏專業的管理人員。由于使用傳統的人力資源來管理的檔案，工作量增加了，人力，物力和財力的成本也因此增加，因此的相當一部分沒有設立專門的檔案管理人員。他們中的一些人甚至讓檔案管理人員從事許多工作，以致它無法做到專心致志，無法使檔案工作更加有效。

6）缺乏統一的管理標準由于近年來信息檔案管理開始發展和推廣新的管理方式，因此在管理過程中存在著混亂，各種檔案信息管理軟件，行業缺乏統一的檔案信息管理標準，各個組織有自己的管理作風，不利于整體進步。檔案管理缺乏有效的管理，有關技術人員嚴重短缺，檔案信息管理軟件缺乏專業知識，導致檔案管理軟件開發質量較差。在相關部門進行檔案交換和檔案轉移的過程中，無法實現無縫連接。另外，缺乏有效的安全措施影響了檔案的傳輸和利用，為檔案信息化安全管理埋下了很多風險和隱患。

4 檔案管理在信息化時代的探究

4.1 提高檔案管理的信息化水平

可以雇用計算機專業人員，為的檔案和數據建立專門的數據庫。這個數據庫必須具備如下幾個功能，收集的數據的輸入管理，數據的唯一性和正確性的檢查和審核，數據的備份和恢復管理，數據變更管理，圖片管理，以及系統中數據的分析。還可以通過集合的任何屬性快速搜索它，并且可以復制集合信息，從而消除了許多繁瑣的文書工作。通過使用計算機查詢，可以快速輕松地完成此操作。可以設置不同類型的查詢，例如輸入查詢條件進行查詢，或直接在顯示頁面的主頁中選擇查詢。

4.2 加強的檔案管理的安全建設

進一步加強檔案標準化和法律法規建設，提高信息網絡安全意識。標準化是現代化的前提和基礎。檔案信息的智能化和網絡化管理需要對檔案信息處理進行標準化和智能管理，實現檔案信息的資源共享，最大限度地發揮檔案管理的作用。但是，共享和安全性是網絡域中兩個相互沖突的部分，很難平衡。因此，為確保不破壞檔案安全，必須注意檔案管理信息安全建設。

文件管理技術是不斷更新，不斷發展的，如果僅對電子文件進行管理，就很容易由于網絡安全問題而導致文件丟失或損壞。因此，在檔案管理信息建設過程中，還應將傳統的紙面管理方法與網絡信息方法相結合，以減少網絡安全問題對檔案管理的威脅。

4.3 加強檔案信息的開發和利用

信息時代的檔案服務是一種深層次的信息服務，檔案工作者必須提高信息檢索的速度和效率，對檔案信息有針對性地開發與加工，編輯各類文獻索引專題目錄.專題檔案匯編等。深化服務層次、擴大服務內容是檔案部門在新形勢下適應社會發展要求的必然方向。利用數字化技術提高檔案的傳播速度，打破時空界線，實現檔案資源的全社會

共享。

4.4 驅動信息文件管理的規范化

信息檔案管理應由全社會需要普及的技術來進行，因此，應當建立專門的組織檔案信息管理機構，制定明確的檔案信息化發展計劃，建立健全的管理制度，保證檔案信息建設的有序發展，可以進行統一有效的管理，避免出現網絡風險。同時，有必要規范檔案信息化標準的建設，并確保檔案信息化資源的格式規范和完整。加強檔案管理，完善檔案交接制度，確保檔案不丟失，不泄漏。

4.5 加強對檔案工作人員的培訓，提高檔案工作人員的素質

檔案工作的開展對檔案工作人員的專業構成提出了新要求。信息化時代下的檔案管理工作中出現了很多新事物以及新問題，所以要求管理工作人員除了必備額專業知識能力之外，還應不斷補充包括信息技術知識在內的新知識。為此，我們應及時作出反應。一是檔案教育應及時調整專業格局，從課程內容、教學方法手段、教育層次等方面全面更新以適應檔案工作信息化的需要。二是對在職人員進行各種形式的培訓，提高檔案管理人員的管理水平、業務水平和計算機使用水平。

新時代你下對檔案管理人員提出來更高的素質要求。首先，檔案管理人員要進行檔案信息管理，必須具備信息知識和操作技能，這要求相關人員提高其專業技能，包括系統分析和設計，數據分析和開發以及網絡設計和開發。管理。可以同時培訓這些方面的人才，使他們能夠理解和掌握有關信息化的理論和知識，并能夠熟練地利用信息數字化技術，信息存儲技術，網絡通信技術和多媒體技術進行管理。檔案信息化的相關技能。

5 結語

對于而言，檔案管理不僅是工作的前提，而且關系到工作的速度。只有做好檔案管理，才能使其他工作井井有條，才能使工作井井有條。因此，要根據檔案館的特點，并根據《時代》的發展選擇優化檔案館的管理方法，掌握某些管理方法的特點和使用技巧。只有這樣，所選的管理方法才能在提高的工作效率中發揮最大作用。信息技術的飛速發展為的檔案管理創新提供了新的平臺，大大提高了工作效率，有利于的開發和優化。

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作者簡介

李連民（1968-），男，漢，山東省菏澤市牡丹區，本科，副研究館員，研究方向：文物檔案與管理。