淺析城建檔案管理信息化建設

林青

摘 要：近些年來，我國經濟增長速度加快，社會不斷進步，城市化建設進程也在飛速發展過程中，城市的各大建筑、工作單位、居民生活區域、人民日常活動等都屬于城市管理范圍之內，其內容非常龐大而復雜，這對城建檔案管理工作提出了更高的要求;當前隨著社會發展進步科學技術日趨成熟，信息化技術在社會生活、工作中日益顯示出強大的優越性，在城建檔案管理工作上也極大地改變了傳統的工作方式，帶來了更加高效的管理方法，數字化管理模式在城建檔案管理中越來越成熟，逐漸成為其主要方式，文章主要探討在城建檔案管理數字化建設過程中存在的問題，并提出相應的解決對策，在一定程度上推動城建檔案管理工作更加有效展開。

關鍵詞：城建檔案;管理;數字化建設

隨著城市化建設的快速發展，城市整體功能的構建愈發完善。在此情況下，城建檔案管理工作的順利開展顯得尤為重要。但對于傳統方式下的城建檔案管理工作來說，其工作流程比較繁瑣、工作內容比較復雜，這就導致城建檔案管理工作的難度增加。城建檔案管理是城市化建設進程中一項十分重要的內容，是一個將城市動態發展過程通過文字形式記錄的工作形式，具有一定的現實意義和歷史意義。因此，在城市管理中致力于推動城建檔案管理是十分必要的工作，隨著城市化建設進程加快，城建檔案的信息數量不斷增多，必須提高檔案管理工作效率，利用信息技術加快城建檔案數字化建設，將傳統文字資料管理轉變為智能化管理方式，提高檔案的完整性、準確性;但是在推動數字化建設過程中存在一些問題，探索有效方法解決問題。

1 城建檔案管理基本內容

城建檔案管理工作主要是由政府單位進行，一般私人企業無法涉及這一項工作;管理的對象主要是面向城市布局、規劃、建設用地等有價值的資料進行整理、分析、保管，檔案管理要求信息全面、數據真實準確可靠，每一種類型檔案資料需要采取不同的管理方式，在一定程度上需要花費大量的人力、時間成本。

2 城建檔案管理數字化建設的必要性及重要性

1）必要性。城建檔案管理是一個動態管理，并不是一成不變，是隨著城市發展進程變化而變化，因此對檔案管理工作要求較高，傳統的檔案管理已經無法滿足日益增大工作量的需求，而且傳統紙質檔案會隨著時間和地點發生流失，有一定隱患;而當前信息化技術發揮的作用越來越大，將信息技術應用于城建檔案管理中成為必然趨勢，能夠極大提高工作效率，有效指導檔案管理工作。

2）重要性。推進城建檔案管理數字化建設進程能夠有效彌補傳統城建檔案管理的不足，能夠將傳統紙質資料錄入電腦中，所儲存空間非常大，而且查找以往城市建設資料更加的方便快捷，提高工作效率和工作質量，并且能夠打破時間、空間的限制，提高檔案利用率。

3 城建檔案管理數字化建設中存在的問題

1）數字化建設平臺缺乏統一性。當今社會是一個信息化時代，在不涉及泄露絕對機密信息的前提下提倡信息資料的共享，但是在關于城建檔案管理數字化建設方面，目前沒有統一的機制和規范標準，這樣在一定程度上會使一些有價值的城建檔案資料無法得到有效共享，失去了本身利用價值;在一些示范地區，他們在城市規劃和城市建設方面有很多的經驗值得其他城市借鑒學習，但是由于各個地區城建檔案管理數字化建設還處在探索階段，尚未達成一致發展步伐，也就無法推動其它地區城市進一步發展。

2）數字化建設管理不完善。首先，缺少專業的技術型人才，城建檔案管理數字化建設不僅需要精通管理檔案的工作人員，還需要在具備專業知識基礎上掌握計算機技術的復合型人才，但是，受傳統城建檔案管理模式影響，數字化建設進程緩慢，硬件設施配備不健全;另外，由于城建檔案管理復合型人才較少，職業素質不高，對于電子檔案的保護工作不夠重視，在錄入信息資料之后沒有進行多項備份，如遇突發性事件，檔案資料丟失無法正常恢復，對城建檔案管理造成嚴重影響。

3）管理系統過于簡單的問題。對于傳統方式下的城建檔案管理工作來說，其主要是利用人工操作的方式對城建圖紙與相關資料進行合理編整及歸納，這種方式不僅會浪費大量的人力、精力與物力，還會拖慢整個管理工作的進度。比如，在利用傳統方式對城建檔案進行管理的過程中，相關管理人員需要以首字母為依據進行排版，這種排版及管理的方式雖然看起來比較簡單，但若是想要實現對城建圖紙的有效查閱，需要浪費大量的時間進行查詢。這不僅會降低檔案信息化管理的管理效率，也會加大管理難度，進而阻礙了城建檔案管理的可持續發展。

4 推進城建檔案管理數字化建設的有效對策

1）建立統一的城建檔案管理數據系統。建設統一的城建檔案數據系統有利于在最大程度上共享信息，提高資源利用率。增進各個城市城建檔案管理部門的交流，定期召開工作研討會，打破常規，突破城市地域限制，政府給予一定資金投入加大扶持力度，提高各地區積極性，構建統一城建檔案管理數據系統。

2）重視硬件、軟件投入。城建檔案管理需要處理大量的文件資料，數字化管理能夠提高工作效率，在進行數字化建設過程中，需要使用設備進行資料整理工作，要求城建檔案管理有一定的物質基礎和人力基礎，同時還需構建管理平臺作為軟件支持;重視人才引進，吸引更多的檔案管理技術人才投身于數字化建設中，加強培訓，提高工作人員的技術水平和職業素養。

3）完善檔案管理數字化建設標準。城建檔案管理數字化建設必須完善檔案管理標準，對工作人員、檔案管理內容等應有明確地標準要求，要求工作人員在工作時必須對收集的資料進行科學高效的整理分析，增強檔案利用價值，在使用硬件設備時，對設備使用進行說明，避免出現存檔不及時導致資料丟失;嚴格規范標準體系，推進數字化建設進程。

4）對相關法律法規進行有效完善。對于城建檔案的管理工作而言，它與檔案管理工作的特征與屬性是一致的。但就現階段而言，唯一一個可以作為城建檔案管理的法律依據便是《檔案法》，但這并不能作為城建檔案管理信息化建設的法律依據。所以，在對城建檔案進行信息化管理的過程中，應加大對其的建設力度。對于城建檔案管理信息化建設而言，其在實施的過程中所需要的軟硬件設施是需要自行購買的，所以大部分管理人員為了節約管理成本，沒有對信息化的軟硬件設施進行采購;有部分地區的政府部門雖然給予了一定的資金支持，但支持力度不大，軟硬件設施便出現了老化現象過于嚴重的情況，進而阻礙了城建檔案管理信息化建設的順利進行。

5 結語

綜上所述，對城建檔案管理進行數字化建設是最優選擇，能夠記錄城市發展，具有重大的歷史意義。城建檔案數字化管理還處在不斷探索階段，在發展中發現問題，總結經驗，不斷完善標準體系，重視人才培養，并且構建統一的信息共享平臺，提升城建檔案數字化管理水平，更好地服務于社會。

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