信息時代檔案管理工作的創新策略

王浩

摘 要：信息時代下，檔案管理工作需要進一步創新，才能實現新發展，邁上新臺階。當下，守信息時代的影響，檔案管理工作的創新措施正在朝著智能化、集成化、多元化方向不斷發展，對各種現代化信息技術的應用方式也日趨成熟。據此，本文分析信息時代下檔案管理工作的創新措施，以期能為檔案管理工作在信息時代中實現質的飛躍提供幫助。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;工作創新

在我國社會不斷發展過程中，檔案管理工作在其中發揮著重要作用。從我國目前檔案管理工作中不難看出，傳統檔案管理模式以及管理方法已經無法適應社會的快速發展。檔案管理工作的落后將會對我國社會發展產生嚴重影響，所以，在如今信息時代下，為實現社會的可持續發展，使檔案充分發揮自身作用，需要對檔案管理工作進行創新，制定出符合社會市場發展的工作模式以及工作內容等。所以，本文將針對信息時代下，檔案管理工作的創新策略以及影響等內容進行相應闡述。

1 檔案管理基本概述

檔案管理也可以稱為檔案管理工作，檔案管理工作不僅需要對檔案內容進行收集、保存，還需要檔案管理部門針對檔案材料進行細致化管理工作，同時可以利用檔案，使檔案發揮最大價值與作用的總稱被稱作檔案管理工作。檔案管理工作在國家檔案事業中發揮著不可替代的作用，結合檔案管理工作的性質與作用，可以將檔案管理工作視為管理性工作，管理性工作具有一定特點，例如，服務性、政治性。所以，檔案管理工作無法像其他管理工作一樣創造經濟效益，而且檔案內容并不是由檔案部門以及相關工作人員制作或者應用。檔案管理工作主要是針對各部門形成的歷史文件進行管理，由此可見，檔案管理工作具備一定管理性質。

2 信息時代檔案管理工作創新的必要性

就傳統檔案管理工作情況來看，已經無法滿足現如今信息發展需求，檔案管理工作創新迫在眉睫，因為只有借助于網絡技術、計算機技術等一系列先進的現代技術，才能真正對檔案進行高效的管理。第一，傳統檔案管理本身就存在較多的問題，具體表現在管理人員管理理念不夠先進，在管理過程中沒有及時對檔案信息進行收集，對于檔案信息的使用也沒有起到足夠的重視。第二，在檔案管理手段上十分陳舊，需要花費較多的人工以及時間來進行管理，整個管理過程效率十分低下，只能借助于手工編輯、整理才能提高檔案管理工作質量，而且檔案管理的完整性也很有可能會受到影響。第三，檔案管理人員自身素質有待完善，整個檔案管理工作質量無法得以保障，且信息保密措施也存在不足，沒有創新意識、大局意識，使的檔案管理工作信息資源受到了威脅。由此可見，在這種現狀下加強檔案管理工作創新也就成為時代發展的重要舉措，更是提高檔案管理工作效率與質量的重要舉措，而本文對此進行研究也是為了能夠更好地實現檔案高效

管理。

3 信息時代下檔案管理工作的創新措施

3.1 適當的減少紙質檔案

1）重要的文獻資料采用“紙質+電子”形式保存。對于一些重要的文獻資料來說，因為其自身價值非常高，所以在選擇保存形式的時候就不能從“省錢”而是要從“安全”的角度去考慮，由于紙質檔案本身容易遭蟲蛀、水泡和火燒，并不安全，為保證這些文獻資料萬無一失，必須要采用“紙質+電子”的雙保險保存形式。2）普通的檔案用電子形式保存。普通的檔案由于信息量大，應用范圍廣，如果僅依靠紙質文件保存，那無疑是費時費力費空間，所以對于這些檔案信息，可以采用純電子形式進行保存，如果有需要的時候可以打印出來形成紙質文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進行轉換和識別，避免出現章印、簽字受污的情況。

3.2 大范圍引入配置較高的計算機

1）適應信息時代檔案管理軟件的不斷更迭?，F代化的檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的開展而不斷改良的，所以其更新速度要遠遠高于計算機硬件的更新速度，為了保證在較長的時間段內硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計算機。2）保證檔案的檢索效率。配置較高的計算機除了是要匹配軟件更新頻率外，更重要的是要適應軟件的各項復雜功能，保證人在使用計算機檢索檔案信息的時候不會出現卡頓、系統硬件故障、藍屏、黑屏等等情況，最大限度的保障檢索效率和質量。

3.3 開發檔案管理軟件

1）檔案管理軟件應適合檔案管理實情。現在市面上也有不少的檔案管理軟件，這些集成化的軟件只是涵蓋了傳統檔案管理工作的大面，但是具體的細節處的問題并沒有解決，為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實情，檔案管理人員一定要在嚴選這些軟件的基礎上把軟件功能了解全面，有必要的話，還是應當和軟件企業合作，開發新軟件。2）軟件功能配置應以人性化管理為標準。檔案管理軟件開發過程中，其中的每一項功能都必須是有用的，對于那些重復的、無用的功能可以合并或是剔除。在整合軟件功能配置的過程，檔案管理人員一定要把自己的需求表達清楚，自己想要什么樣的功能，想實現什么樣的操作方式，這些都必須要開發人員溝通好，這樣做出來的軟件才是以人性化管理為標準的優質軟件。

3.4 引入大數據技術

1）利用大數據技術深入挖掘檔案信息的價值。大數據技術的產生本就是為了解決繁雜信息無法處理的情況，而隨著該技術的不斷發展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價值已經成為可能。所以在現階段的檔案管理軟件中，或是與之相配合的軟件中一定要及時引入大數據技術，從而提高檔案信息的利用率。2）把大數據技術引入檢索系統，提高檢索率。大數據技術除了能提升信息價值外，還能被引入檢索系統中，從而進一步提高檢索率。實際檢索過程中，檔案檢索的入口就像是百度首頁一樣，只有通過大數據技術分析成千上萬的檢索關鍵詞，才能在用戶模糊查詢的時候及時置頂最有可能的檢索結果，從而提高檢索率。

3.5 提高管理人員的信息素養

1）培養其互聯網思維。信息時代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應時代發展潮流，以全新的交換方式體現自身的先進性。而作為檔案信息管理人員，只有增強互聯網思維，才能助力檔案管理工作的現代化發展，這是毋庸置疑的。2）增強其軟硬件使用能力。檔案管理軟件再好，計算機配置再高，如果沒有高素質的使用人，也發揮不了作用。所以在信息時代下，提高管理人員的軟硬件使用能力，能夠解決日常使用過程中的一些小問題，不僅能夠節省軟件的運維成本，更可以節省不少的工作時間。

4 結語

綜上所述，在社會不斷發展過程中，檔案管理工作的價值也在不斷提升，信息時代下如何做好檔案管理工作成為各個企業以及單位都十分重視的問題，而為了能夠更好地提高檔案管理工作智能化與信息化，本文就信息時代檔案管理工作創新的必要性以及措施進行了具體的分析，希望能夠以此來進一步提高檔案管理工作的質量和效率。

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