談信息化背景下檔案管理創新策略

蘇宇容

摘 要：就目前而言，無論是對于企業還是個人，做任何事情都講究如何提高效率，主要的原因是現在辦公和處理事務基本運用計算機，計算機成就了現在的信息時代，同時給人們提供了許多便利，帶領著人們去探索美好的未來。用信息化的技術來管理檔案就是其中一個很好的例子。本文主要介紹了檔案運用信息化技術的重要意義、基于什么條件下提出的檔案管理創新策略和根據哪些具體措施來管理檔案這三個方面。

關鍵詞：信息化;檔案管理;策略;創新

無論是日常生活中還是工作，計算機隨處可見，而當計算機進入我們的生活中時，信息化時代的序幕也隨之拉開了。在沒有運用信息化技術的時候，我們都是人工來管理檔案，而現在運用計算機來管理檔案。如果說人工處理一件檔案需要1天時間，計算機可能只需要1小時且出錯率很小，則就突出了計算機管理檔案的快速與準確性，同時運用較少的人力，節約了資源，提高了效率。總之，在信息化背景下提出檔案管理的創新策略是很有必要的。

1 檔案運用信息化技術的重要意義

1.1 促進社會的進步

21世紀初，計算機普遍流行，標志著已脫離了“舊”社會進入了嶄新的信息化社會。隨之迎來的是可以借助電腦快速解決問題。對于目前管理檔案也是一樣的，信息化技術可以快速地查找到檔案的位置，精準的調用檔案信息，而且提高了安全性和保密性。在很大的程度上，促進了人類與社會的進步，為社會提供了高的效率。

1.2 節約了時間

相比傳統方法來管理檔案，信息技術管理檔案節約了工作人員的時間，提高了工作效率，節約了人工的成本。

但是就目前我們掌握的方法是遠遠不夠的，信息化在快速發展，我們不能止步不前，而是要充分利用信息化的背景，提出更多創新策略，讓檔案管理更加便利，更加快捷，體現出信息技術的價值與優勢。

2 檔案管理創新策略在信息化背景的根本

2.1 基于信息化技術

信息化技術管理檔案是要建立一個數據庫，通過數據庫，人們可以調用檔案，快速的查找到檔案的具體位置和精確的檔案信息等。建立這個龐大的數據庫就需要運用信息化技術，通過信息化技術構建數據庫，才能快速地對檔案進行使用和查看。這里所說的信息化技術包括了網絡管理技術和數字化技術等。

2.2 基于信息化社會

人類社會進入信息化時代后，生活上得到了極大地提高，例如：支付寶、淘寶、微信、美團等，可以足不出戶買到想要的東西，出門可以不用帶現金，去哪兒可以網上訂購。而且只要一出門，隨時隨地都在接觸信息化技術。

以前需要調用一份檔案，可能需要到當地才能夠辦理好，但是現在只要進行網上操作，可以直接查看、郵寄，而且準確無誤。因此，在信息化的背景下，檔案管理更加便利可靠，而且能夠快速高效地獲取資源。

2.3 基于培養人才

進入信息化時代后，如何培養創新意識和創新技術成為普遍共識。利用信息化技術培養人才，如：信息化管理檔案人才。檔案對于一個國家來說是一個很大的信息庫，大多數的學校專門設立了如何用信息化技術去管理檔案的相關課程，為以后創造出更多更好的創新策略做下鋪墊。

3 創新策略

3.1 明確的觀念

要調整自身的管理理念，適應檔案信息化背景下的創新管理。要以提高檔案的信息利用效率為首要目標，時刻保證檔案的規范化和開放化。特別是要注意隨著信息時代流動性和開放性的增強，要保證重要檔案信息的安全性。創新信息化背景下檔案管理的管理理念，注重開放性、規范性以及安全性理念意識的提升。運用信息化技術來管理檔案主要是為了提高效率、節約人力資源、規劃檔案的存放以及保證檔案的安全性和可靠性，因此要合理的調用檔案、確保檔案的安全性、提高檔案使用效率和創造更大的效益。

3.2 技術創新

成為一名合格的信息化管理檔案的人才需要擁有良好的專業知識，在工作中與經驗豐富的前輩探討、研究，尋找問題，探索新事物、新技能。管理檔案的人員需要不定期地培訓與考核，信息技術發展快速，需要不斷的學習，不斷去探索，接觸新的東西才有可能激發自己的創新意識，促進自己的技術創新。

第一：專業的檔案管理人員應當結合檔案信息化的工作實際， 不斷學習新的信息管理技術，并將其有針對性的運用與檔案管理工作中去;第二：檔案信息化的管理技術創新必須有大量的管理技術理論知識作為基礎，更好的對檔案進行信息化創新管理，為檔案的管理技術創新管理做好鋪墊。

3.3 方法創新

1）建立一個管理檔案的數據庫，通過這個數據庫來調用檔案信息、查看檔案等。

2）在數據庫里面建立規范、簡約、快速收集檔案信息的方式。

3）為提高數據庫的安全性，需要實名認證，對它進行安全管理。

4 結束語

在這個被大數據抨擊的時代，信息化技術在不斷更新，管理檔案的方式層出不窮，為了不落后于時代的發展，需要永不止步的學習，需要不斷創新管理檔案的方式和技術。同時信息化技術也將帶來節約了時間，提高了辦事效率的好處。

總之，未來脫離不了信息化的社會，未來需要更好地利用信息技術，提出更多更好的管理檔案的創新策略。

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